Was ist besser - Gelb oder Grün?

Der Project Server 2010 ist ein weit verbreitetes und anerkanntes Werkzeug im Projektmanagement. Obwohl der Bekanntheitsgrad und die Referenzen dieses Tools enorm sind, gibt es viele, zum Teil hochrangige Personenkreise in Unternehmen, die den Umgang mit dieser Software noch nicht verinnerlicht haben. So kommt es oft zu seltsamen Bemerkungen gegenüber Beratern, die verunsichernd und amüsant zugleich sind.

In MS Project Server 2010 lässt sich die gesamte Multiprojektmanagementstruktur eines Unternehmens abbilden. In diesem System werden Informationen vom Projektplan über die Zeiterfassung bis hin zu komplexen Szenarienanalysen abgelegt. Diese Informationen können in Echtzeit über das gesamte Portfolio reportet und über Schnittstellen an Drittsysteme wiedergegeben werden.

Einer der Gründe, den Project Server im Unternehmen einzuführen, ist der Wunsch nach Transparenz. Man möchte einen Überblick bekommen, welche Projekte oder Maßnahmen zur Zeit das Arbeitsbudget belasten bzw. bald erfolgreich beendet sein werden. Somit ist es je nach Konfiguration z.B. für das Management möglich, neben der Übersicht über das gesamte Projektportfolio auch eine Ebene tiefer die Terminpläne in beliebiger Granularität zu betrachten und zu analysieren. Das folgende Statement entstammt aus einer Diskussion eines Beraters mit dem Management eines Unternehmens:

„Das ist mir zu viel Transparenz!“

Mit den ganzen Informationen, die hierdurch bereitgestellt werden, entstehen natürlich auch neue Dimensionen, die auf einmal an die Oberfläche gelangen. Ein Mitglied des Managements war von den negativen Zuständen in den Projekten so überwältigt, dass er zu dem Entschluss kam: „Das ist mir zu viel Transparenz!“

„Und wann arbeiten wir mit dem Server?“

Bei einer Microsoft Project Schulung von Projektleitern wurde der Project Professional 2010 Client vorgeführt und erklärt. Es wurde unter anderem gezeigt, wie man Projekte anlegt und veröffentlicht, aus dem globalen Ressourcenpool sein Team zusammenstellen kann und welche benutzerdefinierten Felder und Ansichten in der Enterprise-Global für alle Clients definiert werden. Ein Projektleiter war mit der Architektur jedoch etwas überfordert und somit etwas enttäuscht, dass die ganze Zeit nur in „diesem Programm“ gearbeitet wird. Und so kam schließlich die Frage auf: „Und wann arbeiten wir mit dem Server?“

„Was ist besser – Grün oder Gelb?“

Ebenfalls zu großer Belustigung führte die obenstehende Bemerkung eines Projektleiters eines anderen Unternehmens. Nachdem die Berater das System beim Kunden nach dessen Vorgaben konfiguriert und geschult hatten, vergingen einige Monate. Unter anderem wurden grafische Indikatoren in den Projektplänen für eine Budgetüberschreitung gefordert. Etwa 12 Wochen nach Einführung und Schulung des Project Servers, trat ein Projektleiter an einen Berater heran und fragte: „Was ist besser – Grün oder Gelb?“

„Ich will sekundengenaue Zeiterfassung!“

Ein Berater war beim Kunden vor Ort, um den Project Server in einem Workshop einem Gremium zu präsentieren. Hierbei wurden auch die Zeiterfassung sowie Rückmeldung diskutiert und spezifiziert. Ein Abteilungsleiter, der diesem Treffen beiwohnte, war von der Arbeitsmoral seiner Ressourcen sehr enttäuscht und verärgert. Somit setzte dieser Mann große Hoffnung in das Tool und lies laut verlauten: „Ich will sekundengenau Zeiterfassung!“

„Wie Sie sehen… sehen Sie nichts!“

Ein Projektleiter rief einen Berater zu sich, um ihn nach Rat zu fragen. Der Herr hatte den Zoom-Regler im Project Professional betätigt und vermisste daraufhin seine Vorgänge im Gantt-Diagramm. Völlig aufgelöst und mit erwartungsvollem Blick stand dieser Projektmanager vor dem Berater und erklärte ihm, dass das Gantt-Diagramm „von ganz alleine“  verschwunden sei. Abschließend sprach er nach kurzer, künstlerischer Pause folgenden Satz aus: „Wie Sie sehen… sehen Sie nichts!“

„Und wann muss ich jetzt die Ressourcen verplanen?“

Ein Projektleiter war für ein Projekt verantwortlich, welches für einen Zeitraum von mehreren Monaten angesetzt war. Dieser Projektmanager schrieb einem Berater eine Email, in der er sich beklagte, dass er zwei Monate nach Projektstart immer noch keinen Fortschritt für die geplanten Tätigkeiten bekäme. Als sich der Berater daraufhin den Projektplan vor Ort zeigen ließ, wurde er mit der Frage konfrontiert: „Und wann muss ich jetzt die Ressourcen verplanen?“

Diese Statements waren allesamt verwundernd und amüsant zugleich. Sie verdeutlichen sehr gut, dass der Project Server ein sehr gutes Werkzeug des Projektmanagements ist, jedoch einer richtigen und souveränen Bedienung durch den Projektleiter, dem Management, den Projektmitarbeitern sowie aller weiteren Stakeholder bedarf. Es bleibt also festzustellen – und dies ist ein Zitat unserer Berater - „Die Software ist so gut wie der, der sie bedient!“