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Projekte erfolgreicher managen mit Projektmanagementstandards

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Erfolgreich durchgeführte Projekte sind für die strategische Weiterentwicklung und das Wachstum eines Unternehmens äußerst entscheidend. Durch die zunehmende Komplexität der Aufgaben sowie den Einbezug von Mitarbeitern aus verschiedenen Bereichen, ist das Projektmanagement von sehr hoher und immer noch wachsender Bedeutung.

Um das Projektmanagement so effizient wie möglich zu gestalten, können offizielle Projektmanagementstandards verwendet werden oder diese als Orientierung herangezogen werden. Diese standardisierten Vorgehensweisen und Frameworks gewährleisten einheitliche, klar definierte Begriffe und Vorgänge, hilft Fehler zu reduzieren oder zu vermeiden und Projekte rechtzeitig zum Abschluss zu bringen.

Es werden zahlreiche Standards und Zertifizierungen in diesem Bereich angeboten, wobei wir Ihnen unsere Sicht auf die drei gängigsten vorstellen möchten.

Dazu zählen der Standard PMBOK des Project Management Institute (PMI), der Standard IPMA der International Project Management Association (IPMA), in Deutschland vertreten durch die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement (GPM), sowie PRINCE2 (Projects in Controlled Environments) von AXELOS.

PMBOK/PMI

Einer der bekanntesten Projektmanagementstandards ist das PMBOK des US-amerikanischen Projekt Management Institute (PMI). Dieser wird alle 4-5 Jahre an die aktuellen Entwicklungen des Projektmanagements angepasst und ist im September 2017 in der aktuellsten Auflage erschienen. Allgemein lässt sich dieser Standard als Sammlung von Best Practices, die erfolgreich in amerikanischen Unternehmen verschiedener Branchen durchgeführt wurden, beschreiben.

Prozessorientierter Aufbau

Es gibt 5 Prozessgruppen:

  • Initiating
  • Planning
  • Executing
  • Monitoring and Control
  • Closing

Sowie 10 Wissensgebiete:

  • Integration Management
  • Scope Management
  • Schedule Management
  • Cost Management
  • Quality Management
  • Resource Management
  • Communications Management
  • Risk Management
  • Procurement Management
  • Stakeholder Management

Diese Prozessgruppen und Wissensgebiete werden insgesamt über 47 Prozesse miteinander verbunden. Zu jedem Prozess werden ebenfalls jeweils Input, Output, Methoden als auch die dafür benötigten Werkzeuge beschrieben.

Daraus entsteht eine umfassende Matrix, die als Leitfaden für Projekte in den verschiedensten Branchen angewandt werden kann.

IPMA/GPM

Im Gegensatz zum PMBOK stellt der Standard der International Project Management Association (IPMA) mit ihrer deutschen Mitgliedsgesellschaft, der Gesellschaft für Projektmanagement (GPM), eine individuelle Vorgehensweise bereit. Hier liegt der Fokus nicht auf Best Practices sondern auf den Kompetenzen des Projektleiters.

Aufbau nach Kompetenzen

Insgesamt werden 46 Kompetenzen in 3 Kompetenzfelder aufgeteilt:

  • Behavioural Competences – soziale Kompetenz des Projektleiters
  • Contextual Competences – Kompetenzen für Projekte, Programme und Portfolios
  • Technical Competences  – Kompetenzen im operativen Projektmanagement

Es gibt keine spezifischen Methoden, Verfahren oder Werkzeuge, die vorgegeben werden. Also wird kein bestimmter Prozess beschrieben, sondern das notwendige Können des Projektleiters. Der Plot besteht darin, dass der Projektleiter die jeweils an die Aufgabenstellung angepassten Werkzeuge und Methoden effizient auswählen soll.

PRINCE2

Der Projektmanagementstandard PRINCE2 vereinigt Methoden- und Führungskompetenzen. Der Projektablauf wird von Projektstart bis zum Projektende komplett definiert und festgelegt. Er gibt eine Antwort auf die Frage:

Was wird von wem und wann durchgeführt?

Elementarer Aufbau

Es gibt 7 Grundprinzipien – welche festlegen ob ein Projekt nach PRINCE2 durchgeführt wird oder nicht

  • Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung
  • Lernen aus Erfahrungen
  • Definierte Rollen und Verantwortungen
  • Steuern über Managementphasen
  • Steuern nach dem Ausnahmeprinzip
  • Produktorientierung (=Ergebnisorientierung)
  • Anpassen an sich ändernde Projektumgebungen

Darüber hinaus gibt es 7 Themen – welche kontinuierlich vom Projektleiter betrachtet werden müssen:

  • Business Case
  • Organisation
  • Qualität
  • Pläne
  • Risiken
  • Änderungen
  • Fortschritt

Und 7 Prozesse – welche die notwendigen Aktivitäten des Projekts definieren

  • Vorbereiten eines Projekts, Starting up a Project
  • Lenken eines Projekts, Directing a Project
  • Initiieren eines Projekts, Initiating a Project
  • Steuern einer Phase, Controlling a Stage
  • Managen der Produktlieferung, Managing Product Delivery
  • Managen eines Phasenübergangs, Managing a Stage Boundary
  • Abschließen eines Projekts, Closing a Project

Es wird also ein Rahmen vorgegeben, der Schritt für Schritt vom Projektleiter abgearbeitet werden muss.

Direkter Vergleich der Projektmanagementstandards

PMBOK/PMI

  • Prozessorientiert
  • Internationaler Marktführer
  • Anpassung der Prozesse notwendig
  • Bietet gutes Framework, um Projektmanagement-Prozesse aufzubauen
  • Bietet international anerkannte Zertifizierungen

IPMA/GPM

  • Kompetenzbasiert
  • Branchen- / Länderspezifisch
  • Projektmanagement-prozesse müssen selbst definiert werden
  • Geeignet für die Weiterentwicklung von Projektmanagement-Skills
  • Bietet international anerkannte Zertifizierungen

PRINCE2

  • Phasen / Prozessorientiert
  • Gut kombinierbar mit anderen Standards
  • Standard kann einfach und unabhängig eingeführt werden
  • Abgrenzung der Rollen von Projektleiter und Auftraggeber
  • Bietet international anerkannte Zertifizierungen
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