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Digitalisierung im Projektmanagement

progress report

Die Digitalisierung ist in der heutigen Zeit das Thema in aller Munde. Selbstfahrende Autos, Roboter, Kryptowährungen und viele andere Neuerungen bestimmen die aktuelle gesellschaftliche Diskussion. Sie trifft uns nicht nur im Privat- sondern insbesondere auch im Arbeitsleben. Auch im Projektmanagement hat die Digitalisierung einen großen und vor allem positiven Einfluss.

Einige Auswirkungen und Potenziale der Digitalisierung im Projektmanagement möchten wir Ihnen im folgenden Beitrag vorstellen:

  1. Effizienzgewinn durch gezielten Tooleinsatz

Die Digitalisierung im Projektmanagement führt vor allem dazu, dass Projekte zunehmend durch digitale Tools, wie beispielsweise Microsoft Project, gesteuert werden. So können punktuelle und individuelle Problemanalysen durchgeführt werden, um anschließend maßgeschneiderte Veränderungen zu implementieren. Außerdem steigt die Produktivität in starkem Maße an: Ein großes Potenzial besteht darin, eine Vielzahl von Projekten zeitgleich durchzuführen und trotzdem stets den Überblick zu behalten.

  1. Verbesserung der Kommunikation

Die digitale Kommunikation und Kollaboration macht es möglich, die zur Verfügung stehenden Ressourcen besser zu bündeln und somit Projekte schneller durchzuführen. Projektmitglieder können sich in Echtzeit am Computer oder über mobile Apps vernetzen, um den gemeinsamen Projektverlauf zu dokumentieren und somit insgesamt im Blick zu haben. Selbst externen Partner ist es auf einfache Weise möglich, am Projekt mitzuarbeiten, da sie leichter in den virtuellen Projektraum integriert werden können. Tools für die Kollaboration wie Microsoft SharePoint oder Teams unterstützen Unternehmen dabei, schnell und effektiv zu kommunizieren.

  1. Herausforderung der Priorisierung

Ein wichtiger Aspekt der zunehmenden Digitalisierung und gleichzeitig höheren Anzahl an Projekten ist die Priorisierung der einzelnen Themen im Team. Schlüsselprojekte und Kernaufgaben innerhalb eines Projektes müssen definiert werden, um eine klare Struktur zu schaffen und nicht den Überblick zu verlieren. Gezielte, softwaregestützte Analysen und Auswertemöglichkeiten wie Microsoft PowerBI helfen Ihnen und Ihrem Unternehmen dabei die wirklich wichtigen Projekte noch besser zu identifizieren und in den Fokus zu stellen.

  1. Flexible Anpassung von Zielen

Gleichzeitig ist es in der digitalen Ära auch wichtig, die Ziele der Projekte jederzeit flexibel anpassen zu können, um den Anforderungen der Kunden stetig gerecht zu werden. Die Grundanforderung hierbei ist es, transparente und effiziente Prozesse zu schaffen, die gegebenenfalls schnell verändert und optimiert werden können.

  1. Neue Kompetenzprofile für Projektteams

Auch die Anforderungen an Projektleiter und Teammitglieder verändern sich.

Die einzelnen Mitglieder müssen sowohl fachliche Qualifikationen als auch kommunikative Fähigkeiten und vor allem Flexibilität mitbringen. Des Weiteren sollten alle Rollen klar definiert und dezentrale Strukturen geschaffen werden.

Auf ungeplante Veränderungen muss flexibel und mit einem hohen Spektrum an bisherigen Erfahrungen eingegangen werden. Das Wissensmanagement wird daher im Zeitalter der Digitalisierung noch wichtiger. Wissensportale wie SharePoint unterstützen die Aggregation von Wissen und aber insbesondere auch die schnelle Auffindbarkeit von Informationen.

  1. Potenziale für Projektleiter

Den Projektleitern können durch die Digitalisierung neue Freiräume ermöglicht werden. Durch Fortschrittsberichte in Echtzeit und transparentere Arbeitsdetails, wird Zeit gespart, welche für neue Projektideen und Aufträge nutzen, die wiederum dem Kunden zu Gute kommen. Komplizierte und bürokratische Routinetätigkeiten werden ebenfalls reduziert.

Sie wollen die Digitalisierung Ihres Unternehmens erfolgreich vorantreiben? Und interessieren sich für den Einsatz von Microsoft Technologien in Ihren Projekten?


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Project Online: Die neue Home Experience

Microsoft hat die Startseite von Project Online stark überarbeitet. Die neue Home Page „Project Home“ lässt die Nutzer Projekte öffnen, erstellen und favorisieren, um den Umgang mit mehreren Projekten noch angenehmer und schneller zu gestalten. Eine Übersicht über kürzlich verwendete Projekte trägt ebenfalls zur besseren Übersicht und effizienteren Benutzung von Project Online bei.

Die neue Ansicht wird in den nächsten Wochen nach und nach für alle Project Online Benutzer ausgerollt. Wer die bisherige Ansicht bevorzugt, kann diese weiterhin über einen Klick auf „Go to Project Web App“ am unteren Ende der Seite erreichen.

Project Online Home Page

Wenn die neue Startseite voll in Verwendung ist wird sie ungefähr so aussehen und im Wesentlichen aus den Punkten Neues Projekt, Favoriten und zuletzt verwendete Projekte bestehen.

Die Liste der zuletzt verwendeten Projekte wird alle Projekte zeigen, die seit Einführung der neuen Startseite bearbeitet wurden. Die Liste wird gefüllt unabhängig davon, in welcher PWA Seite auf Ihrem Tenant die Projekte geöffnet wurden und auch unabhängig davon, ob die Projekte in Project Professional oder in Project Online geöffnet wurden. Dies soll die Arbeit insbesondere für Projekt-, Programm- und Portfoliomanagern erleichtern, welche mehrere Projekte gleichzeitig bearbeiten und stets die Übersicht behalten müssen.

Darüber hinaus können Projekte aus der Liste der zuletzt verwendeten Projekte entfernt werden, so dass die Liste übersichtlich bleibt. Ebenso können einzelne Projekte aus der Liste favorisiert werden, so dass sie permanent in den Favoriten auftauchen und jederzeit auf einen Klick geöffnet und bearbeitet werden können.

Microsoft modernisiert damit die Startseite von Project Online deutlich und vereinfacht die Steuerung insbesondere für Benutzer, welche an mehreren Projekten parallel arbeiten. Damit wird die Fähigkeit des Multiprojektmanagements von Project Online auch im Standard noch weiter ausgebaut.

Sie interessieren sich für die Einführung von Project Online? Oder möchten die Fähigkeiten für das Portfolio-, Programm- und Projektmanagement von Microsoft Project noch erweitern?

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Projekte erfolgreicher managen mit Projektmanagementstandards

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Erfolgreich durchgeführte Projekte sind für die strategische Weiterentwicklung und das Wachstum eines Unternehmens äußerst entscheidend. Durch die zunehmende Komplexität der Aufgaben sowie den Einbezug von Mitarbeitern aus verschiedenen Bereichen, ist das Projektmanagement von sehr hoher und immer noch wachsender Bedeutung.

Um das Projektmanagement so effizient wie möglich zu gestalten, können offizielle Projektmanagementstandards verwendet werden oder diese als Orientierung herangezogen werden. Diese standardisierten Vorgehensweisen und Frameworks gewährleisten einheitliche, klar definierte Begriffe und Vorgänge, hilft Fehler zu reduzieren oder zu vermeiden und Projekte rechtzeitig zum Abschluss zu bringen.

Es werden zahlreiche Standards und Zertifizierungen in diesem Bereich angeboten, wobei wir Ihnen unsere Sicht auf die drei gängigsten vorstellen möchten.

Dazu zählen der Standard PMBOK des Project Management Institute (PMI), der Standard IPMA der International Project Management Association (IPMA), in Deutschland vertreten durch die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement (GPM), sowie PRINCE2 (Projects in Controlled Environments) von AXELOS.

PMBOK/PMI

Einer der bekanntesten Projektmanagementstandards ist das PMBOK des US-amerikanischen Projekt Management Institute (PMI). Dieser wird alle 4-5 Jahre an die aktuellen Entwicklungen des Projektmanagements angepasst und ist im September 2017 in der aktuellsten Auflage erschienen. Allgemein lässt sich dieser Standard als Sammlung von Best Practices, die erfolgreich in amerikanischen Unternehmen verschiedener Branchen durchgeführt wurden, beschreiben.

Prozessorientierter Aufbau

Es gibt 5 Prozessgruppen:

  • Initiating
  • Planning
  • Executing
  • Monitoring and Control
  • Closing

Sowie 10 Wissensgebiete:

  • Integration Management
  • Scope Management
  • Schedule Management
  • Cost Management
  • Quality Management
  • Resource Management
  • Communications Management
  • Risk Management
  • Procurement Management
  • Stakeholder Management

Diese Prozessgruppen und Wissensgebiete werden insgesamt über 47 Prozesse miteinander verbunden. Zu jedem Prozess werden ebenfalls jeweils Input, Output, Methoden als auch die dafür benötigten Werkzeuge beschrieben.

Daraus entsteht eine umfassende Matrix, die als Leitfaden für Projekte in den verschiedensten Branchen angewandt werden kann.

IPMA/GPM

Im Gegensatz zum PMBOK stellt der Standard der International Project Management Association (IPMA) mit ihrer deutschen Mitgliedsgesellschaft, der Gesellschaft für Projektmanagement (GPM), eine individuelle Vorgehensweise bereit. Hier liegt der Fokus nicht auf Best Practices sondern auf den Kompetenzen des Projektleiters.

Aufbau nach Kompetenzen

Insgesamt werden 46 Kompetenzen in 3 Kompetenzfelder aufgeteilt:

  • Behavioural Competences – soziale Kompetenz des Projektleiters
  • Contextual Competences – Kompetenzen für Projekte, Programme und Portfolios
  • Technical Competences  – Kompetenzen im operativen Projektmanagement

Es gibt keine spezifischen Methoden, Verfahren oder Werkzeuge, die vorgegeben werden. Also wird kein bestimmter Prozess beschrieben, sondern das notwendige Können des Projektleiters. Der Plot besteht darin, dass der Projektleiter die jeweils an die Aufgabenstellung angepassten Werkzeuge und Methoden effizient auswählen soll.

PRINCE2

Der Projektmanagementstandard PRINCE2 vereinigt Methoden- und Führungskompetenzen. Der Projektablauf wird von Projektstart bis zum Projektende komplett definiert und festgelegt. Er gibt eine Antwort auf die Frage:

Was wird von wem und wann durchgeführt?

Elementarer Aufbau

Es gibt 7 Grundprinzipien – welche festlegen ob ein Projekt nach PRINCE2 durchgeführt wird oder nicht

  • Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung
  • Lernen aus Erfahrungen
  • Definierte Rollen und Verantwortungen
  • Steuern über Managementphasen
  • Steuern nach dem Ausnahmeprinzip
  • Produktorientierung (=Ergebnisorientierung)
  • Anpassen an sich ändernde Projektumgebungen

Darüber hinaus gibt es 7 Themen – welche kontinuierlich vom Projektleiter betrachtet werden müssen:

  • Business Case
  • Organisation
  • Qualität
  • Pläne
  • Risiken
  • Änderungen
  • Fortschritt

Und 7 Prozesse – welche die notwendigen Aktivitäten des Projekts definieren

  • Vorbereiten eines Projekts, Starting up a Project
  • Lenken eines Projekts, Directing a Project
  • Initiieren eines Projekts, Initiating a Project
  • Steuern einer Phase, Controlling a Stage
  • Managen der Produktlieferung, Managing Product Delivery
  • Managen eines Phasenübergangs, Managing a Stage Boundary
  • Abschließen eines Projekts, Closing a Project

Es wird also ein Rahmen vorgegeben, der Schritt für Schritt vom Projektleiter abgearbeitet werden muss.

Direkter Vergleich der Projektmanagementstandards

PMBOK/PMI

  • Prozessorientiert
  • Internationaler Marktführer
  • Anpassung der Prozesse notwendig
  • Bietet gutes Framework, um Projektmanagement-Prozesse aufzubauen
  • Bietet international anerkannte Zertifizierungen

IPMA/GPM

  • Kompetenzbasiert
  • Branchen- / Länderspezifisch
  • Projektmanagement-prozesse müssen selbst definiert werden
  • Geeignet für die Weiterentwicklung von Projektmanagement-Skills
  • Bietet international anerkannte Zertifizierungen

PRINCE2

  • Phasen / Prozessorientiert
  • Gut kombinierbar mit anderen Standards
  • Standard kann einfach und unabhängig eingeführt werden
  • Abgrenzung der Rollen von Projektleiter und Auftraggeber
  • Bietet international anerkannte Zertifizierungen
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