Tag

projekt Archive | Grobman & Schwarz

Vorgangsarten – Microsoft Project 2013

Vorgangsarten

Die drei Vorgangsarten in MS Project sind:

  • Feste Dauer
  • Feste Einheiten
  • Feste Arbeit
Vorgangsarten Terminplanung(1)

Dauer: Ist die Zeitliche Intervall zwischen Anfang und Ende des Vorgangs. Microsoft Project berechnet die Dauer des Vorgangs auf der Basis der Arbeit, und die Menge der zugewiesenen Ressourceneinheiten.

Arbeit: Ist der Aufwand gemessen in Zeiteinheiten (z.B. Wochen, Stunden Tage), die von einer Ressource erforderlich ist, um den Vorgang in einer bestimmten Dauer zu erledigen.

Einheit: Zeigt wie viel Aufwand eine Ressource relativ zur Dauer auf einen Vorgang leisten soll. Ressourcenzuordnungseinheiten in MS Project sind entweder in Prozent oder Dezimalstellen ausgedrückt.

Man kann die Vorgangsarten entweder in der Spalte „Art“ oder Über das „-Informationen zum Vorgang“ Feld per Vorgang ändern.

Vorgangsarten (2)

MS Project verwendet eine Formel, um die anderen Elemente eines Projektplanes je nach Vorgangsart, die festgesetzt wurde, zu berechnen.

Die Formel :    %Einheit  = Arbeit ÷ Dauer

Zum Beispiel. Wenn eine Ressource einen Vorgang mit Arbeit von 5Tagen in 10Tagen erledigen muss. Die Einheit

%Einheit = 5t ÷ 10t   d.h. 50%.

Ein Projektmanager kann nur zwei der Vorgangsarten beeinflussen und die dritte wird von MS Project neu berechnet.

Sobald eine Ressource zugeordnet ist, werden die Elemente nach der Formel neu berechnet.

Die Standard- Einstellung in MS -Projekt ist „Feste Einheit“.

Leistungsgesteuerte Planung

Leistungsgesteuert  bedeutet, dass die Dauer des Vorgangs von  Project verlängert oder verkürzt wird, wenn man zugewiesene Ressourcen eines Vorgangs entfernt oder hinzufügt.

Die Terminplanung-Einstellung hält die Menge der Arbeit konstant, wenn zugewiesenen Ressourceneinheiten geändert wurde, damit die Dauer geschätzt ist.

Hinweis: Wenn die Arbeit festgelegt ist, dann wird leistungsgesteuert automatisch aktiviert.

Ein typisches Beispiel ist das Streichen eines Bürogebäudes:

Zwei Mahler brauchen 5 Tagen, um ein Gebäude  zu streichen, dann fragt man sich, ob vier Maler die Arbeit in 2,5 Tagen erledigen können. In diesem Szenario ist die Festsetzung der Arbeit und das Hinzufügen von mehreren Ressourcen die ideale Option.

Um den Aufwand gesteuerte Einstellung eines Vorgangs anzuzeigen, öffnet man das „Informationen zum Vorgang“ und in der Registerkarte „Erweitert“ enthält die Informationen darüber, wie ein Vorgang geplant ist , einschließlich der leistungsgesteuerten Einstellung.

Beispiel: Zuerst fügt man zwei spalten „Art “ und „Arbeit “ mit Werten ein.

Vorgangsarten (3)
  1.  Danach gibt man sowohl die Ressourcennamen Vorgangsarten (4) als auch die Art„Feste Arbeit „ ein.
Vorgangsarten (5)

Im Feld „Informationen zum Vorgang“ sieht man, dass die Funktion „Leistungsgesteuert“ automatisch ausgewählt ist.

Information zum Vorhang (6)

Zum Schluss ordnet man mehrere Ressourcen zu Vorgang 2 zu.

Man bekommt das folgende Ergebnis:

Vorgangsarten (7)

MS Project bietet nun mehrere Möglichkeiten an. Wenn die erste Option gewählt wurde, dann hat man das gewünschte Ergebnis:

Die Arbeit bleibt konstant und die Dauer wird reduziert, da mehrere Ressourcen zugewiesen sind.

Vorgangsarten (8)
Projektplan mit MS Project (10)
Projektdateien
Tipps & Tricks

MS Project 2013 – Meilensteine erzeugen

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen wie man in MS Project 2013 mithilfe von Meilensteinen…
Vorgangsarten
Tipps & Tricks

Vorgangsarten – Microsoft Project 2013

Die drei Vorgangsarten in MS Project sind: Feste Dauer Feste Einheiten Feste Arbeit Dauer: Ist…
Gantt-Ansicht
Tipps & Tricks
Zeitskala und Gantt-Ansicht in MS Project 2013 anpassen
Projektplan
Tipps & Tricks
In 10 Schritten zu einem guten Projektplan mit MS Project

In 10 Schritten zu einem guten Projektplan mit MS Project

Projektplan

In diesem Artikel wird gezeigt, wie man als Projektleiter das Programm Microsoft Project 2016 sinnvoll in der Praxis einsetzt und mit seiner Unterstützung ein Projekt erfolgreich zum Ziel führt. Ziel dieser Ausführung ist es, einen korrekten, realistischen und übersichtlichen Projektplan aufzubauen. Dieser ermöglicht dem Projektleiter die Projektressourcen, -termine und -kosten richtig zu planen und zu steuern. Darüber hinaus dient er ihm und den Projektmitarbeitern zur Aktualisierung und Steuerung der Rahmentermine. Mit folgender Anleitung wird der Leser Schritt für Schritt an einem Leitfaden durch das Programm Microsoft Project 2016 zu einem wertvollen Projektplan geführt.

Abbilden eines Projekts in Microsoft Project in 10 Schritten

  1. Projektstart über Register „Projekt“ unter Projektinformationen definieren
  2. Vorgänge über die Eingabe von Vorgangsnamen anlegen
  3. Projektinhalte durch Einrücken von Vorgängen strukturieren
  4. Vorgangsdauer und Meilensteine (Dauer=0) festlegen
  5. Abhängigkeiten durch Vorgangsverknüpfungen abbilden
  6. Aufwand der Vorgänge festlegen
  7. Ressourcen anlegen und zuweisen
  8. Stichtage für Rahmentermine setzen
  9. Projektsammelvorgang über das Register „Format“ einblenden
  10. Basisplan über das Register „Projekt“ festlegen

 

  1. Projektstart über das Register „Projekt“ unter Projektinformationen definieren

Der erste Schritt, um einen Projektplan in Microsoft Project zu erstellen, sollte immer die Definition des Projektstarts sein. In der Software lässt sich dieser Starttermin über das Register „Projekt“ mit dem Befehl „Projektinformationen“ initial definieren und auch im späteren Verlauf wahlweise wieder abändern. An diesem Projektstarttermin orientieren sich alle neuen Vorgänge.

Projektplan mit MS Project (1)
  1. Vorgänge über die Eingabe von Vorgangsnamen anlegen

Hat man seinen Projektstart definiert, kann man den nächsten Schritt, die Vorgänge über die Eingabe von Vorgangsnamen zu definieren, in Angriff nehmen. Man muss sich jedoch bei der Vergabe der Namen genau überlegen, welche  Schritte notwendig sind, um das bekannte Projektziel zu erreichen. Ratsam ist auch, sich bereits eine Vorstellung darüber gemacht zu haben, wer prinzipiell für diese Tätigkeiten in Frage kommt. Bei der Arbeit mit dem Project Server werden später bei der Zeiterfassung der Projektmitarbeiter auch diese Namen in der Rückmeldemaske angezeigt. Um hier evtl. auftretenden Missverständnissen vorzubeugen, müssen die Aufgaben eindeutig definiert werden. Bei der Vergabe der Vorgangsnamen sollte man eine einheitliche Namenskonvention wählen. Die Namen sollten dabei nicht zu lang  und immer im Präsens geschrieben sein, wie z.B. „Baugrube ausheben“. Die Titel der späteren Meilensteine sollten ebenfalls einheitlich bezeichnet werden, wie z.B. „Baugrube ist ausgehoben“.

Projektplan mit MS Project (2)
  1. Projektinhalte durch Einrücken von Vorgängen strukturieren

Sobald alle Vorgangsnamen definiert sind, muss der Projektinhalt durch Einrücken der Vorgänge strukturiert werden. Durch das Tieferstufen werden sogenannte Sammelvorgänge erzeugt. Sammelvorgänge dienen der Erstellung von Phasen im Projektplan. Diese Phasen sollen das Projekt inhaltlich weiter logisch untergliedern und übersichtlicher gestalten. Gerade bei der Arbeit mit dem Project Server spielen die Sammelvorgänge eine große Rolle, da nach diesen im Reporting gegliedert und gefiltert werden kann. Gibt man den Ressourcen die Möglichkeit, über die Rückmeldemaske bspw. einen neuen Vorgang zu erstellen, so können auch hier die verschiedenen Phasen des Projektes ausgewählt werden, in denen die Vorgänge platziert werden sollen. Im automatischen Planungsmodus hat man dabei den Vorteil, dass sich die Werte der untergeordneten Vorgänge wie Dauer, Arbeit usw. auf Sammelvorgangsebene automatisch kumulieren.

Projektplan mit MS Project (3)
  1. Vorgangsdauer und Meilensteine (Dauer=0) festlegen

Ebenfalls elementar für die Projekterstellung ist die Festlegung der Vorgansdauer und der Meilensteine. Die Dauer entspricht den Arbeitstagen, die im Projektkalender als solche definiert sind. Man schätzt somit ein Intervall für eine Tätigkeit ab, in welchem diese verrichtet werden kann. Möchte man für einzelne Vorgänge auch in die arbeitsfreie Zeit planen, empfiehlt es sich, mit fortlaufenden Tagen zu arbeiten. Diese werden mit dem Kürzel „f“ vor der Einheit angegeben, z.B. „5fT“. Gibt man einem Vorgang eine Dauer von 0 Tagen mit, so definiert man diesen als Meilenstein. Meilensteine sind Termine, die extern als Rahmenbedingung vorgegeben oder vom Projektleiter als zu erreichende Termine festlegt werden. Es ist ratsam, jede Phase bzw. jeden Sammelvorgang mit einem Meilenstein abzuschließen. Da auf Meilensteine in der Regel keine Ressourcen verplant werden, sind diese vom Projektleiter selbst auf „abgeschlossen“ zu setzen, damit ist auch erst die darüber liegende Phase zu 100% abgeschlossen.

Projektplan mit MS Project (4)
  1. Abhängigkeiten durch Vorgangsverknüpfungen abbilden

Sind die Meilensteine im Projektplan definiert und gesetzt, müssen Abhängigkeiten durch Vorgansverknüpfungen abgebildet werden. Mit den Verknüpfungen werden inhaltlich logische Beziehungen dargestellt, die nicht zwangsweise eine chronologische Abfolge haben müssen. Dem Anwender stehen neben einer Ende-Anfang-Beziehung (kurz EA) noch drei weitere Beziehungsarten zur Verfügung (EE, EA, AA). Um Verknüpfungen zwischen mehreren Vorgängen abzubilden, gibt man in die Spalte „Vorgänger“ in der Eingabetabelle bei den betreffenden Vorgängen die Zeilennummer des Vorgängers und dahinter die Art der Verknüpfung, z.B. 3EA ein. Da die EA-Verknüpfung die Standardverknüpfung in Microsoft Project 2010 darstellt, wird nach Bestätigung der Eingabe das Kürzel EA entfernt. Hier reicht es also aus, nur die Zeilennummer des Vorgängers einzugeben. Definiert man keine weiteren Eigenschaften, so schließt der Nachfolger nahtlos an den Vorgänger an. Gerade bei produzierenden Unternehmen ist es häufig der Fall, dass  gewisse Wartezeiten eingehalten werden müssen. Um diese zeitliche Verzögerung im Projektplan zu erfassen, kann man diese hinter dem Kürzel durch Eingabe von zusätzlichen Tagen definieren. Z.B. beginnt der Nachfolger (Zeilennummer 33) erst 3 Tage nach dem Vorgänger (Zeilennummer 32), so gibt man in der Spalte „Vorgänger“ 32EA+3T an. Auch zeitliche Überschneidungen lassen sich analog mit einem „-“ (Minus) abbilden.

Projektplan mit MS Project (5)
  1. Abhängigkeiten durch Vorgangsverknüpfungen abbilden

Sind die Meilensteine im Projektplan definiert und gesetzt, müssen Abhängigkeiten durch Vorgansverknüpfungen abgebildet werden. Mit den Verknüpfungen werden inhaltlich logische Beziehungen dargestellt, die nicht zwangsweise eine chronologische Abfolge haben müssen. Dem Anwender stehen neben einer Ende-Anfang-Beziehung (kurz EA) noch drei weitere Beziehungsarten zur Verfügung (EE, EA, AA). Um Verknüpfungen zwischen mehreren Vorgängen abzubilden, gibt man in die Spalte „Vorgänger“ in der Eingabetabelle bei den betreffenden Vorgängen die Zeilennummer des Vorgängers und dahinter die Art der Verknüpfung, z.B. 3EA ein. Da die EA-Verknüpfung die Standardverknüpfung in Microsoft Project 2010 darstellt, wird nach Bestätigung der Eingabe das Kürzel EA entfernt. Hier reicht es also aus, nur die Zeilennummer des Vorgängers einzugeben. Definiert man keine weiteren Eigenschaften, so schließt der Nachfolger nahtlos an den Vorgänger an. Gerade bei produzierenden Unternehmen ist es häufig der Fall, dass  gewisse Wartezeiten eingehalten werden müssen. Um diese zeitliche Verzögerung im Projektplan zu erfassen, kann man diese hinter dem Kürzel durch Eingabe von zusätzlichen Tagen definieren. Z.B. beginnt der Nachfolger (Zeilennummer 33) erst 3 Tage nach dem Vorgänger (Zeilennummer 32), so gibt man in der Spalte „Vorgänger“ 32EA+3T an. Auch zeitliche Überschneidungen lassen sich analog mit einem „-“ (Minus) abbilden.

Projektplan mit MS Project (6)
  1. Abhängigkeiten durch Vorgangsverknüpfungen abbilden

Sind die Meilensteine im Projektplan definiert und gesetzt, müssen Abhängigkeiten durch Vorgansverknüpfungen abgebildet werden. Mit den Verknüpfungen werden inhaltlich logische Beziehungen dargestellt, die nicht zwangsweise eine chronologische Abfolge haben müssen. Dem Anwender stehen neben einer Ende-Anfang-Beziehung (kurz EA) noch drei weitere Beziehungsarten zur Verfügung (EE, EA, AA). Um Verknüpfungen zwischen mehreren Vorgängen abzubilden, gibt man in die Spalte „Vorgänger“ in der Eingabetabelle bei den betreffenden Vorgängen die Zeilennummer des Vorgängers und dahinter die Art der Verknüpfung, z.B. 3EA ein. Da die EA-Verknüpfung die Standardverknüpfung in Microsoft Project 2010 darstellt, wird nach Bestätigung der Eingabe das Kürzel EA entfernt. Hier reicht es also aus, nur die Zeilennummer des Vorgängers einzugeben. Definiert man keine weiteren Eigenschaften, so schließt der Nachfolger nahtlos an den Vorgänger an. Gerade bei produzierenden Unternehmen ist es häufig der Fall, dass  gewisse Wartezeiten eingehalten werden müssen. Um diese zeitliche Verzögerung im Projektplan zu erfassen, kann man diese hinter dem Kürzel durch Eingabe von zusätzlichen Tagen definieren. Z.B. beginnt der Nachfolger (Zeilennummer 33) erst 3 Tage nach dem Vorgänger (Zeilennummer 32), so gibt man in der Spalte „Vorgänger“ 32EA+3T an. Auch zeitliche Überschneidungen lassen sich analog mit einem „-“ (Minus) abbilden.

Projektplan mit MS Project (7)
  1. Abhängigkeiten durch Vorgangsverknüpfungen abbilden

Sind die Meilensteine im Projektplan definiert und gesetzt, müssen Abhängigkeiten durch Vorgansverknüpfungen abgebildet werden. Mit den Verknüpfungen werden inhaltlich logische Beziehungen dargestellt, die nicht zwangsweise eine chronologische Abfolge haben müssen. Dem Anwender stehen neben einer Ende-Anfang-Beziehung (kurz EA) noch drei weitere Beziehungsarten zur Verfügung (EE, EA, AA). Um Verknüpfungen zwischen mehreren Vorgängen abzubilden, gibt man in die Spalte „Vorgänger“ in der Eingabetabelle bei den betreffenden Vorgängen die Zeilennummer des Vorgängers und dahinter die Art der Verknüpfung, z.B. 3EA ein. Da die EA-Verknüpfung die Standardverknüpfung in Microsoft Project 2010 darstellt, wird nach Bestätigung der Eingabe das Kürzel EA entfernt. Hier reicht es also aus, nur die Zeilennummer des Vorgängers einzugeben. Definiert man keine weiteren Eigenschaften, so schließt der Nachfolger nahtlos an den Vorgänger an. Gerade bei produzierenden Unternehmen ist es häufig der Fall, dass  gewisse Wartezeiten eingehalten werden müssen. Um diese zeitliche Verzögerung im Projektplan zu erfassen, kann man diese hinter dem Kürzel durch Eingabe von zusätzlichen Tagen definieren. Z.B. beginnt der Nachfolger (Zeilennummer 33) erst 3 Tage nach dem Vorgänger (Zeilennummer 32), so gibt man in der Spalte „Vorgänger“ 32EA+3T an. Auch zeitliche Überschneidungen lassen sich analog mit einem „-“ (Minus) abbilden.

Projektplan mit MS Project (8)
  1. Projektsammelvorgang über das Register „Format“ einblenden

Um das Projekt einmal auf Projektebene zu betrachten, ist es ratsam, sich über das Register „Projekt“ den Projektsammelvorgang einzublenden. Dieser ist durch die Zeilennummer 0 definiert und kann nur hinsichtlich seines Namens bearbeitet werden. Alle anderen Werte sind von der Bearbeitung ausgeschlossen. Der Projektsammelvorgang kumuliert – ähnlich wie Sammelvorgänge – alle Werte auf Projektebene. Hier lässt sich schnell und übersichtlich erkennen, wie lange das Projekt dauert, wann es beginnt und endet, welcher Gesamtaufwand geplant ist, welche Gesamtkosten das Projekt verursacht usw. Der Projektsammelvorgang muss also nicht selbst angelegt werden, sondern lässt sich jederzeit bequem ein- und ausblenden.

Projektplan mit MS Project (9)
  1. Basisplan über das Register „Projekt“ festlegen

Schließlich müssen die Ist-Daten am Ende der Planungsphase fixiert werden. Der nun entstandene Projektplan wird sich im Laufe des Projektes ändern, sei es durch Rückmeldung der Ressourcen oder andere externe Einflüsse, bei denen Termine verschoben werden müssen. Um zu einem späteren Zeitpunkt die ursprünglichen Planungswerte gegen die Ist-Werte gegenrechnen zu können, muss ein Basisplan abgespeichert werden. Über das Register „Projekt“ kann man mit dem Befehl „Basisplan festlegen“ diesen abspeichern. Im Hintergrund werden alle Werte der Spalten „Dauer“, „Arbeit“, „Kosten“ und viele andere in die Spalten „geplante Dauer“, „geplante Arbeit“, usw. kopiert. Der Basisplan wird mit dem Erstellungsdatum abgespeichert, sodass später immer erkennbar ist, welcher Basisplan zu welchem Datum gehört. Diese Basispläne lassen sich auch über das Register „Format“ rechts im Gantt-Diagramm einblenden. Somit lassen sich auch grafische Vergleiche zu bestimmten Datumswerten ziehen. Ebenfalls eine anwenderfreundliche Eigenschaft sind die Abweichungsspalten, die die Differenz zwischen Ist- und ursprünglich geplanten Soll-Werten ausgeben. Damit bekommt man im Projektsammelvorgang auf Projektebene direkte Vergleiche, wie bspw. die ursprünglich geplanten Kosten für das Projekt neben der Abweichung von den aktuellen Ist-Kosten.

Projektplan mit MS Project (10)

Befolgt man die oben dargelegte Anleitung, so sollte einem funktionsfähigem, realitätsgetreuen und praktikablen Projektplan nichts im Wege stehen. Selbstverständlich kann der Projektplan beliebig verfeinert und detailliert werden.

Projektdateien
Tipps & Tricks

MS Project 2013 – Meilensteine erzeugen

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen wie man in MS Project 2013 mithilfe von Meilensteinen…
Vorgangsarten
Tipps & Tricks

Vorgangsarten – Microsoft Project 2013

Die drei Vorgangsarten in MS Project sind: Feste Dauer Feste Einheiten Feste Arbeit Dauer: Ist…
Gantt-Ansicht
Tipps & Tricks
Zeitskala und Gantt-Ansicht in MS Project 2013 anpassen
Projektplan
Tipps & Tricks
In 10 Schritten zu einem guten Projektplan mit MS Project