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office365 Archive | Grobman & Schwarz

SharePoint Roadmap 2019 – Tipps & Tricks – Teil 2

Das SharePoint-Team von Microsoft hat hart gearbeitet, um einige wesentliche Updates herauszubringen. Hier lesen Sie die umfassende Zusammenfassung der neuen SharePoint Themen, zusammen mit zahlreichen Tipps & Tricks, um eventuell die eine oder andere Stunde Zeit zu sparen. Die Änderungen werden seit Dezember sukzessive in die Kundenumgebungen implementiert.

Um die Menge der Änderungen leicht verdaubar präsentieren zu können, teilen wir diesen Blogeintrag in drei Teile auf. Nachfolgend lesen Sie den zweiten Teil.

7. Optimieren Sie die Anzeigeweise, wie Videos aus einem bestimmten Kanal auf Ihren SharePoint Seiten angezeigt werden

Das Streaming WebPart wurde neu ausgerollt. Wenn Sie einen Stream Kanal einbetten, können Sie nun nach Trend, Datum, Ansichten und Likes sortieren. Außerdem wird die Wiedergabe jetzt in der mobilen SharePoint-App unterstützt – Neuigkeiten unterwegs jederzeit im Stream!

Microsoft SharePoint Roadmap 2019 - Bild 1

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8. Erstellen Sie Freigabeverknüpfungen in OneDrive und SharePoint, die das Anzeigen von Inhalten ermöglichen, das Herunterladen für Benutzer jedoch blockieren

Benutzer können einen Link zu Office-Dokumenten freigeben, der das Herunterladen von Kopien durch Empfänger blockiert. Sie können jedoch das Dokument in Office Online über einen Webbrowser anzeigen lassen. Wählen Sie in den Linkeinstellungen „Blockdownload“ für Nur-Ansicht-Links.

Microsoft SharePoint Roadmap 2019 - Bild 2

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9. Die OneDrive Benutzeroberfläche bietet ein aktualisiertes Erscheinungsbild und neue Möglichkeiten

Die OneDrive-Benutzeroberfläche ist nicht nur übersichtlicher, sondern auch hilfreicher, wenn beispielsweise Recommended Files und File Cards für einen tieferen Einblick in eine Datei und Aktivitäts- und Lebenszyklusfeedbacks zu Kommentaren, Bearbeitungen und @-Markierungen angezeigt werden. (Darüber hinaus bringt das Fluent-Update das gewohnte Vertrauen von gemeinsam genutzten Bibliotheken in OneDrive ein.)

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10. In Yammer Gruppen und Unterhaltungen hochgeladene Dateien werden jetzt in den verbundenen SharePoint Dokumentbibliotheken gespeichert

Früher wurden alle Yammer Dateien im Cloud-Speicher von Yammer gespeichert. Sobald Ihre Organisation diese Änderungen erhält, werden alle neuen Yammer-Dateien für verbundene Gruppen in SharePoint gespeichert, sie können jedoch weiterhin von Yammer aus aufgerufen werden. Als Teil dieser Änderung werden alle in Yammer vorhandenen Dateien für verbundene Gruppen schreibgeschützt. Das bedeutet, dass Sie, anstatt eine Datei zu bearbeiten, die Datei herunterladen, erneut hochladen und die neu hochgeladene Version bearbeiten können.

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11. Die Inhaltsleiste wird jetzt immer am unteren Rand der Kommentare angezeigt

Die dauerhaft angedockte „Social Bar“ am unteren Seitenrand – enthält Seitenlikes, Kommentare, Views und „Für später speichern“ – wird nun dauerhaft über den Kommentaren einer Seite oder eines Nachrichtenartikels angedockt. Dies sorgt für eine saubere, konsistentere Benutzererfahrung, wenn Ihre Nutzer eine SharePoint Seite oder einen Newsartikel lesen und darauf reagieren.

Microsoft SharePoint Roadmap 2019 - Bild 5

12. Erstellen Sie Erinnerungen mit Microsoft Flow für SharePoint Listen und –bibliotheken

Erstellen Sie Erinnerungen mit Microsoft Flow für Listen und Bibliotheken beim Verwenden einer Datumsspalte. Sie können die Anzahl der Tage im Voraus für die Erinnerung eingeben. Basierend auf Ihrer Auswahl erhalten Sie von Microsoft Flow eine E-Mail für alle Elemente oder Dokumente „x“ Tage vor dem ausgewählten Datenspaltenwert.

Microsoft SharePoint Roadmap 2019 - Bild 6

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SharePoint Roadmap 2019 – Tipps & Tricks – Teil 2

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SharePoint Roadmap 2019 – Tipps & Tricks – Teil 1

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Microsoft Project Roadmap
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Project Roadmap – Feature Rollout gestartet
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SharePoint Workflow Guide in 10 Schritten

SharePoint Roadmap 2019 – Tipps & Tricks – Teil 1

Das SharePoint-Team von Microsoft hat hart gearbeitet, um einige wesentliche Updates herauszubringen. Hier lesen Sie die umfassende Zusammenfassung der neuen SharePoint Themen, zusammen mit zahlreichen Tipps & Tricks, um eventuell die eine oder andere Stunde Zeit zu sparen. Die Änderungen werden seit Dezember sukzessive in die Kundenumgebungen implementiert.

Um die Menge der Änderungen leicht verdaubar präsentieren zu können, teilen wir diesen Blogeintrag in drei Teile auf. Nachfolgend lesen Sie den ersten Teil.

1. Sparen Sie Zeit mit Hilfe von Seitenvorlagen / Page Designs

Sparen Sie beim Erstellen von neuen SharePoint Seiten Zeit, indem Sie Page Designs verwenden, welche wiederholbare Layouts, Informationen und Bilder beinhalten, und stellen Sie dadurch sicher, dass die Konsistenz der Darstellung Ihrer Inhalte und Informationen erhalten bleibt. Sie können das Design und das Layout Ihrer Seiten auf ähnliche Weise steuern wie bisher mit benutzerdefinierten Site Designs und Themes mithilfe der Site Scripts.

Microsoft SharePoint Roadmap 2019 - Bild 1

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2. Anzeigen und Anwenden von Website Designs von einer SharePoint Seite aus

Ohne die PowerShell zu verwenden können Sie die Designs direkt über das Userinterface (UI) ansehen und anpassen. Site Owner können auf das Websitedesignfenster zugreifen, um Websitedesigns anzuzeigen und zu steuern. Natürlich immer unter Berücksichtigung des zugrunde liegenden Berechtigungskonzepts.

Microsoft SharePoint Roadmap 2019 - Bild 2

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3. Jetzt den Titelbereich noch individueller und einfacher anpassen

Passen Sie den Titelbereich für jede Seite individuell an. Moderne SharePoint Seiten und Nachrichtenartikel haben jetzt mehr Optionen zum Anpassen des Titelbereichs jeder Seite, mit vier unterschiedlichen Layouts, zwei Ausrichtungsoptionen, Textabzeichen über dem Titel, der Möglichkeit, den angezeigten Autor zu ändern und das veröffentlichte Datum anzuzeigen oder auszublenden.

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4. Hintergrundschattierung – Einzelne Abschnitte besser hervorheben

Moderne Seiten unterstützen die Hintergrundschattierung von Abschnitten – dadurch wird die Zugänglichkeit verbessert und die visuelle Vielfalt auf der gesamten Seite erhöht. Erstellen Sie zusätzliche visuelle Designs und damit klare Strukturen, wenn ein Benutzer Ihren Inhalt durchblättert. Die zusätzlichen Farbschattierungsakzente (neutral, weich und stark) können einfach hinzufügt werden oder Sie lassen diese standardmäßig weiß.

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5. Legen Sie die Reihenfolge fest, in der Nachrichtenartikel in News Webparts angezeigt werden

Innerhalb des News-Webparts für SharePoint Seiten können Sie jetzt entscheiden, in welcher Reihenfolge die Nachrichten dem Leser angezeigt werden (News Pinning). So können Sie qualitativ hochwertige Inhalte leichter hervorheben, um sicherzustellen welche Nachrichten als erstes oder am deutlichsten sichtbar sein sollen.

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6. Geben Sie Ihren Seitenbesuchern ein personalisiertes Erlebnis

Personalisierte Webparts dienen dazu Ihren Nutzern den für sie bestimmten Inhalt zu präsentieren. Wenn Sie personalisierte Webparts verwenden, sehen die Benutzer die für sie neuesten Websites, ihre letzten Dokumente und Neuigkeiten, alles auf sie zugeschnitten. Wenn Sie der Seite ein personalisiertes Webpart hinzufügen, weiß die Seite automatisch wer angemeldet ist, um dem jeweiligen Nutzer genau seinen individuellen Content zur Verfügung zu stellen.

Microsoft SharePoint Roadmap 2019 - Bild 6
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SharePoint Roadmap 2019 – Tipps & Tricks – Teil 2

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Microsoft Project Roadmap
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Project Roadmap – Feature Rollout gestartet
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SharePoint Workflow Guide in 10 Schritten

Project Roadmap – Feature Rollout gestartet

Microsoft Project Roadmap

Wir haben hier bereits über das neue Roadmap Feature in Microsoft Project Online geschrieben.
Seit dem 7. Dezember 2018 wird die neue Funktion nun allen Tenants nach und nach zur Verfügung gestellt.

Wenn Sie Ihre Project Online Umgebung aufmerksam beobachten, sind Ihnen vielleicht die ersten Änderungen aufgefallen, welche Microsoft in Vorbereitung des neuen Features bereits anpasst. Zum Beispiel werden neue Servicepläne in den Versionen Project Online Professional und Premium angezeigt.

Um zu sehen, ob die Project Roadmap für Sie bereits verfügbar ist, kann der Tenant Administrator unter https://admin.microsoft.com/AdminPortal/Home#/homepage, unter Einstellungen und dann bei Service & Add-ins auf „Project Online“ klicken. Dort wird eine Option zum an- und ausschalten des Features angezeigt.

Roadmap Feature - Einstellungen

Sollte Project Online in dieser Liste noch nicht auftauchen, kann es sein, dass noch keiner Ihrer Benutzer https://project.microsoft.com (die neue Project Home Experience, über welche wir hier bereits geschrieben haben) besucht hat. Das erstmalige Besuchen dieser Seite löst das Ausfüllen der benötigten Informationen für das Feature im Hintergrund aus.

Wenn die Project Roadmap verfügbar ist, sehen Sie das Fenster, wie unten dargestellt nur ohne rote Schrift und können das Feature über den Schalter nach Belieben an- und ausschalten.

Roadmap Feature - Einschalten

Weitere Infos dazu von Microsoft finden Sie auf: https://docs.microsoft.com/en-us/projectonline/turn-roadmap-on-or-off.

Die Landing Page von Microsoft zum Thema Project Roadmap erreichen Sie unter: https://support.office.com/en-us/article/video-welcome-to-roadmap-57764149-51b8-468f-a50d-9ea6a4fd835a

Sollte die Roadmap bei Ihnen noch nicht verfügbar sein, liegt das vermutlich daran, dass Microsoft das Feature erst nach und nach allen Tenants zur Verfügung stellt. Ein anderer Grund könnte sein, dass Ihr Tenant noch auf CDS 2.0 aktualisiert werden muss.

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SharePoint Roadmap 2019 – Tipps & Tricks – Teil 2

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SharePoint Roadmap 2019 – Tipps & Tricks – Teil 1

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Microsoft Project Roadmap
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Project Roadmap – Feature Rollout gestartet
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SharePoint Workflow Guide in 10 Schritten

SharePoint Workflow Guide in 10 Schritten

SharePoint Webseiten und Bibliotheken werden im Unternehmen genutzt um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten und Informationen auszutauschen. Ein wirklicher Schuh wird allerdings erst daraus, wenn diese SharePoint Basisfunktionen um automatische Prozesse, die die Produktivität und Effizienz Ihrer Mitarbeiter verbessern, erweitert werden. Die Anforderung vieler Organisationen ist es, solche Prozesse ohne Code und Programmierung zu realisieren. Gründe hierfür sind die mangelnde Flexibilität und der hohe Aufwand von programmierten Lösungen. Welche Alternative gibt es also? Und wie fängt man überhaupt an? Alles Wissenswerte zu diesem Thema finden Sie in diesem Blog.

Microsoft SharePoint bietet seit einigen Jahren die Möglichkeit automatisierte Prozesse als Non-Code-Lösungen mit Hilfe des Tools „SharePoint Designer“ bereitzustellen: Die sogenannten SharePoint Designer Workflows. Mit SharePoint Designer Workflows haben Sie die Möglichkeit einfache bis komplexe Geschäftsprozesse abzubilden. Zum Beispiel könnte ein Workflow eine Datenquelle aktualisieren, wenn sich eine andere Datenquelle ändert. Außerdem können menschliche Prozesse mit Hilfe von SharePoint Designer Workflows abgebildet werden. Beispielsweise beim Erstellen eines Elements in einer Liste für Urlaubsanträge das Senden eines Urlaubsantrags an den Vorgesetzten zur Genehmigung und Benachrichtigung an die Buchhaltung im Anschluss an die Genehmigung.

Dies wird durch den leistungsstarken und dennoch intuitiven SharePoint Designer Workflow-Editor ermöglicht. Dieser ermöglicht es Aktionen in verschachtelter Logik oder in Unterschritten auszuführen. So kann das Ausführen einer Aktion, wie beispielsweise einer Berechnung, an eine bestimmte Bedingung, zum Beispiel den Status eines Elements, geknüpft werden.

Weitere Beispiele für Workflowaktionen sind das Bearbeiten von Zeichenfolgen und Datumsangaben. Außerdem können SharePoint-Benutzerprofileigenschaften ausgelesen und verwendet werden. So könnte unter anderem der Vorgesetzte eines Mitarbeiters oder dessen Email-Adresse ausgelesen werden. Darüber hinaus lassen Berechtigungen für Listenelemente setzen, basierend auf bestimmten Bedingungen.

Workflows können übrigens auch mit Hilfe von Microsoft Visio und dessen Flussdiagrammvorlagen erstellt und in den SharePoint Designer importiert werden.

Workflow erstellen in 10 Schritten

Insgesamt gibt es drei unterschiedliche Arten von SharePoint Designer Workflows. Die Listenworkflows, wiederverwendbare Workflows und Website-Workflows. Die Interessanteste Option sind hierbei die Listenworkflows. Im folgenden Abschnitt wird beschrieben, wie Sie selbst einen Workflow erstellen und veröffentlich können. Das Beispiel bezieht sich auf einen SharePoint Designer Listenworkflow, was das Vorhandensein einer SharePoint Liste oder Bibliothek voraussetzt.

1. Download SharePoint Designer

  • Falls der SharePoint Designer noch nicht vorhanden sein sollte, laden Sie diese herunter und installieren ihn auf Ihrem Rechner. Zu beachten ist hierbei, dass der SharePoint Designer in der selben Version installiert wird, in dem Ihr Office installiert ist – also 32bit bzw. 64bit. Sollten Sie sich nicht sicher sein, probieren Sie es einfach aus, bei der Installation wird gegebenenfalls eine Fehlermeldung angezeigt. Den Link zum Download des SharePoint Designer 2013 (beide Versionen) finden Sie hier: https://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=35491

2. Öffnen der Webseite

Starten Sie den SharePoint Designer 2010 oder 2013 und öffnen Sie Ihre SharePoint 2010/2013/2016 Website, indem Sie die Schaltfläche „Website öffnen“ betätigen. Geben Sie die URL Ihrer Website in das Feld „Websitename“ ein. Achten Sie darauf, dass Sie lediglich den Link zur Website, nicht aber den Link zur Landing Page eingeben. Der Link sollte folgendermaßen aussehen: https://servername/sites/websitename. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Öffnen“.

SharePoint Workflow in 10 Schritten - Bild 1

3. Übersicht der Workflows

Nach einigen Augenblicken öffnet sich Ihre Website im SharePoint Designer. Auf der Startseite des SharePoint Designers finden Sie einige grundlegende Informationen zu Ihrer Website. Wechseln Sie in der linken Navigationsleiste zum Bereich „Workflows“ und klicken Sie auf die Schaltfläche Listenworkflow.

4. Workflow erstellen

Geben Sie im Feld „Name“ den Workflownamen ein und wählen Sie unter „Plattformtyp“ SharePoint 2013 Workflow oder SharePoint 2010 Workflow. SharePoint 2013 Workflow wird nur angezeigt, wenn die SharePoint 2013-Workflow Engine auf dem Server installiert ist. Auf SharePoint Online Plattformen ist dies ohne zusätzliche Installation oder Konfiguration auswählbar.

SharePoint Workflow in 10 Schritten - Bild 2

5. Liste oder Bibliothek auswählen

Wählen Sie die Liste oder die Bibliothek aus, für die Sie einen Workflow erstellen möchten. Falls noch keine Liste oder Bibliothek vorhanden sein sollte, können Sie diese auch im SharePoint Designer im Bereich „Listen und Bibliotheken“ erstellen.

6. Workflow Struktur festlegen

Sie werden nun in den sogenannten Textbasierten Designer weitergeleitet. Hier haben Sie die Möglichkeit Ihre Workflow Struktur aufzubauen – also Bedingungen und Aktionen hinzuzufügen und aneinander zu knüpfen, ähnlich wie in einem Programmablaufplan.

SharePoint Workflow in 10 Schritten - Bild 3

7. Startoptionen festlegen

Nachdem Sie Ihre Workflow Struktur aufgebaut haben, sind noch die Startoptionen des Workflows eklatant wichtig. Hier stehen drei Optionen zur Auswahl:

  1. Manuelles Starten des Workflows zulassen (Standardmäßig ausgewählt)

  2. Automatisches Starten, wenn ein Element erstellt wird (nicht standardmäßig ausgewählt)

  3. Automatisches Starten, wenn ein Element geändert wird (nicht standardmäßig ausgewählt)

Ein Workflow startet also immer im Kontext eines bestimmten Elements oder Dokuments – und zwar dem erstellten, dem bearbeiteten, oder dem, das für das manuelle Starten des Workflows ausgewählt wurde. Um die gewünschten Startoptionen auszuwählen, klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche „Workflow bearbeiten“. Anschließend finden Sie auf der rechten Seite den bereich „Startoptionen“, wo Sie über Checkboxen die gewünschten auswählen können.

SharePoint Workflow in 10 Schritten - Bild 4

8. Fehlerprüfung

Klicken Sie nun im Menüband auf „Speichern“ prüfen Sie nun nochmal den Workflow auf Fehler.

9. Workflow veröffentlichen

Veröffentlichen Sie den Workflow anschließend über die Schaltfläche „Veröffentlichen“.

10. Workflow testen

Im letzten Schritt sollten Sie nun die Liste bzw. Bibliothek öffnen, für die Sie den Workflow erstellt haben und diesen ausgiebig testen. Zur Liste wird nach dem Veröffentlichen des Workflows eine Spalte hinzugefügt, die den Namen des Workflows trägt. Wenn ein Workflow für ein Element ausgeführt wurde, erscheint in dem Feld ein Hyperlink, welcher Sie zu einer Seite weiterleitet, die Ihnen Informationen zum internen Status des Workflows und zu möglichen Fehlern liefert.

Welche Arten von Workflows gibt es?

Listenworkflows

Hierbei handelt es sich um Workflows, welche explizit für eine bestimmte Liste erstellt werden. Der Workflow kann zwar auch Informationen aus anderen Listen lesen und Informationen in andere Listen schreiben, wird aber ausschließlich in der Liste, für die der Workflow erstellt wurde ausgeführt und getriggert.

Wiederverwendbare Workflows

Bei wiederverwendbaren Workflows handelt es sich um Workflows, die auf sogenannten Websiteinhaltstypen basieren. Da Websiteinhaltstypen zentral innerhalb einer Website gepflegt werden können und beliebigen Listen hinzugefügt werden können, ist es auch möglich entsprechende Workflows zu erstellen, die jeder Liste hinzugefügt werden können, die auf dem jeweiligen Inhaltstyp basieren.

Website-Workflows

Ein Website-Workflow steht im Kontext einer Website – nicht im Kontext einer Liste, einer Bibliothek, oder eines Inhaltstypen. Im Gegensatz zu den oben beschriebenen Workflows, wird ein Website-Workflow nicht für ein bestimmtes Listenelement ausgeführt. Dies führt dazu, dass als Startoption nur noch das manuelle Starten des Workflows möglich ist.
Falls Sie einen Workflow erstellen möchten, jedoch keine Liste oder Bibliothek im Hintergrund benötigen, ist der Website-Workflow möglicherweise das richtige für Sie. Ein Beispiel für einen Website-Workflow könnte eine Möglichkeit für Benutzer sein, Feedback zur SharePoint-Website zu senden.

In unserem Youtube Video haben wir SharePoint Workflows noch weiter erläutert: https://www.youtube.com/watch?v=zfIASy769Ns

Sie noch mehr zu den spannenden Fähigkeiten von Micrsoft SharePoint erfahren? Sprechen Sie uns gerne einfach an, als erfahrene Experten haben wir die passende Lösung sicher bereits griffbereit.

 

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SharePoint Roadmap 2019 – Tipps & Tricks – Teil 2

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Microsoft Project Roadmap
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Project Roadmap – Feature Rollout gestartet
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SharePoint Workflow Guide in 10 Schritten

Neues Microsoft Project Feature „Roadmap“ vorgestellt

Microsoft Project Roadmap

Microsoft hat ein neues Feature namens „Roadmap“ für Project angekündigt. Roadmap ist in der Lage, Informationen von mehreren Projekten (Wasserfall oder agil) übersichtlich grafisch darzustellen und mit Kollegen zu teilen. Gerade in Projektprogrammen oder Projektportfolios sorgt dieses Feature für eine noch bessere Übersichtlichkeit über Ihre Projekte.

Microsoft Project Home

Sie finden das Feature direkt auf der neuen Homepage von Project, welche wir Ihnen hier vorgestellt haben.

Microsoft Project New Roadmap

Roadmaps können wie ein neues Projekt einfach erstellt werden und sind sofort verfügbar. Microsoft hat einen großen Wert auf die Performance des Features gelegt.

Wenn eine Roadmap erstellt wurde, dient sie als interaktive, grafische Oberfläche, um Informationen zu verschiedenen Projekten eines Programms oder Portfolios noch übersichtlicher darzustellen und zu konsumieren.

Microsoft Project Roadmap

Die Erstellung einer Roadmap ist recht simpel gehalten. Innerhalb der Roadmap werden einfach Zeilen hinzugefügt, welche mit den einzelnen Projekten verknüpft werden. Anschließend kann ausgewählt werden, welche Vorgänge oder Meilensteine in der Roadmap aggregiert dargestellt werden sollen.

Nachdem eine Zeile erstellt wurde, muss der Projekttyp gewählt werden. Zum Release des Features stehen Project Online und Azure Boards Projekte zur Auswahl. Microsoft hat angekündigt mit der Zeit noch weitere Projekttypen hinzuzufügen. Als technische Basis für die Verknüpfungen kommt Microsoft Flow zum Einsatz, welches ein flexibles und einfach zu verwendendes Verbindungssystem darstellt.

Microsoft Project Roadmap New Row

Nachdem der Projekttyp gewählt ist, wählt der Benutzer ein Projekt aus und meldet sich an diesem Projekt an. Microsoft Flow übernimmt die Benutzersteuerung im Hintergrund und stellt die sichere Authentifizierung sicher.

Microsoft Project Roadmap Connection

Sobald die Vorgänge in der Roadmap sichtbar sind, kann ihnen durch den Roadmap Manager ein Status zugeordnet werden. Dieser Status wird unabhängig vom tatsächlichen Projekt gesetzt und kann vom Roadmap Manager zum Reporting verwendet werden. Danach muss nur noch ausgewählt werden, welche Vorgänge tatsächlich in der Roadmap angezeigt werden sollen.

Microsoft Project Roadmap Set Status

Im Produktiveinsatz der Roadmap kann dann ein Drill-Down auf einzelne Tasks im Originalsystem des Projekts vorgenommen werden. Ist zum Beispiel ein Vorgang als riskant eingestuft, kann sich der Roadmap Manager über die Verlinkung bis zum originalen Projekt durchklicken, um noch mehr Details zu erhalten oder um auf Veränderungen zu reagieren.

Microsoft Project Roadmap Details

Zusätzlich zu den Daten aus den originalen Projekten, kann der Benutzer in der Roadmap bestimmte Zeitpunkte festlegen und anzeigen. Am oberen Rand der Roadmap markieren diese Zeitpunkte besondere zeitliche Events, wie zum Beispiel ein Produktlaunch oder eine Marketingveranstaltung.

Microsoft Project Roadmap Key Date

Nachdem die Roadmap erstellt und eingerichtet ist, kann sie natürlich mit Anderen geteilt werden. Das Teilen wird durch Office Modern Groups realisiert. Sobald eine Roadmap geteilt wird, wird automatisch eine Modern Group erstellt, welche weitere Möglichkeiten der Zusammenarbeit bietet. Eine Roadmap kann ebenfalls mit einer bereits bestehenden Modern Group geteilt werden.

Microsoft Project Roadmap Group Share

Das Roadmap Feature wird aktuell bereits im Early Adopter Programm von Microsoft zur Verfügung gestellt. In Kürze soll es für die breite Project Online Community verfügbar sein.

Neben diesem neuen Feature zur Verbesserung der Übersichtlichkeit in Ihrer Projektumgebung, bieten wir unter unserer Marke arksoft noch einige weitere Verbesserungen, welche das Arbeiten mit Microsoft Project noch unkomplizierter macht.

Unsere Erweiterung Calm Buffalo zum Beispiel, implementiert einen Ressourcengenehmigungsprozess direkt in Ihre Projektumgebung. Die Kommunikation zwischen Ressourcenmanagern und Projektleitern in Ihrem Unternehmen wird verbessert, indem der Bedarf und die Freigabe von Ressourcen zentral und unabhängig verwaltet wird.

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Project Roadmap – Feature Rollout gestartet
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SharePoint Workflow Guide in 10 Schritten

Für jeden Projekttyp den richtigen Arbeitsstil – mit Microsoft Project kein Problem

Microsoft Project Online - Microsoft Planner

Mit der weiteren Zunahme der Projekttätigkeit in Unternehmen, müssen Projektteams immer flexibler und effizienter zusammenarbeiten. Projektmanager und Teams benötigen Arbeitsmethoden, welche zu Ihrem jeweiligen Vorgehensmodell und Projekttyp passen. Programm- und Portfoliomanager dagegen müssen stets einen transparenten Überblick über alle Projekte bekommen können, um eindeutige Aussagen zur Gesamtsituation treffen zu können.

Der Gedanke, dass die zentrale Projektsteuerung nicht unter der Individualität einzelner Projekte und Projekttypen leiden darf, wurde in Microsoft Project konsequent umgesetzt. Unter dem Stichwort Agile in Project kann für jedes Projekt die passende Methode gewählt werden, wie zum Beispiel das Agile-, Wasserfall-, Hybrid- oder das aufgabenorientierte Modell. Eine Integration in den Microsoft Planner, welche seit einiger Zeit möglich ist, erlaubt es den Benutzern zudem die Projektarbeit noch spezifischer über den Planner-Plan durchzuführen.

Mit Agile in Project lassen sich ganz einfach agile Methoden in Project Online abbilden. Unabhängig davon, ob das gesamte Projekt agil durchgeführt werden soll, oder ob agile Sichten auf bestehende Wasserfallprojekte angewendet werden sollen, Project macht jede Form der Zusammenarbeit und Auswertung möglich. Projekte können nach Scrum geplant und durchgeführt werden, über Kanban-Boards dargestellt werden und mittels der Erstellung von Backlogs und der Durchführung von Sprints organisationsgerecht abgewickelt werden.

Details zum agilen Arbeiten mit Microsoft Project auf der Microsoft Webseite.

Integration in Microsoft Planner

Die Kombination von Project Online mit dem Microsoft Planner ermöglich ein noch präziseres Verfolgen von einzelnen Aufgabendetails. Die Projektmanager behalten über den Projektstrukturplan jederzeit die Übersicht über den Projektfortschritt und -status, während die Projektmitarbeiter ihre Aufgaben ganz spezifisch im Planner vorfinden. Selbst bei komplexen und vielschichtigen Projekten behalten die Projektmitarbeiter ihre Aufgaben durch die feinere Aufgliederung immer unter Kontrolle, während der Projektmanager eine transparente Übersicht über alle für ihn wichtigen Informationen erhält.

Details zur Integration von Microsoft Project und Microsoft Planner auf der Microsoft Webseite.

Steigerung der Übersichtlichkeit mittels individueller Dashboards und arksoft

Einen weiteren Gewinn an Übersichtlichkeit erhalten Projektmanager in Microsoft Project durch die Verwendung von Wise Elephant der Softwaremarke arksoft. Benutzer können sich ihr individuelles Dashboard zusammenstellen und erhalten mit nur einem Klick alle für sie relevanten Projektinformationen.

Jede Projektstruktur, unabhängig von Projekttyp und verwendeter Arbeitsmethode, kann so strukturiert dargestellt und einfach ausgewertet werden. Welche Vorgänge verspätet sind und welche Meilensteine anstehen, behalten die Projektmanager genauso im Blick wie den aktuellen Fortschritt. Für detaillierte Informationen können Quicklinks verwendet werden, um Berichte, den Arbeitsbereich oder Terminplan aufzurufen.

Details zu individuellen Dashboards mit Wise Elephant auf der arksoft Webseite.

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SharePoint Workflow Guide in 10 Schritten

Integration von Skype for Business in Microsoft Teams abgeschlossen

Projektmanagement mit Microsoft Project

Microsoft hat die Integration von Skype for Business in Microsoft Teams nun vollständig abgeschlossen. Damit verfügt Teams über alle Funktionalitäten, welche bisher nur in Skype for Business verfügbar waren. Microsoft gibt seinen Benutzern damit die Möglichkeit, Teams als zentrales Kommunikationsmittel in ihrer Organisation zu verwenden und Skype for Business komplett zu ersetzen.

Microsoft Teams ist dabei viel mehr als nur ein Messaging-Tool. Teams kreiert virtuelle Arbeitsräume, welche von zusammenarbeitenden Kollegen für den gesamten Austausch verwendet werden können. Unter anderem können damit Online-Konferenzen abgehalten werden, gemeinsame Aufgaben geplant werden und Dokumente online abgespeichert werden. Teams stellt damit die Schnittstelle der Office 365 Funktionalitäten dar, welche in Teams alle zentral benutzt werden können.

Als Quasi-Nachfolger von Office 365 Groups, ist Teams vollständig in die Office 365 App Welt integriert. Neben den Office 365 Funktionalitäten, und neuerdings der Möglichkeit Skype for Business komplett durch Teams zu ersetzen, bietet Teams auch die Möglichkeit die Applikationen von Drittherstellern in das Tool zu integrieren. Wer bisher auf Office 365 Groups gesetzt hat, kann diese einfach in der Administrationsoberfläche zu Teams umwandeln, so dass sie in der neuen App einfach weiterverwendet werden können.

Teams ermöglicht es, die Kommunikation zwischen bis zu 250 Mitarbeitern abzubilden, egal ob die Kollegen außerhalb oder innerhalb Ihrer Organisation registriert sind.

Die Verwaltung von Microsoft Teams erfolgt bequem und zentral durch die Administratoren des Office 365 Abonnements. Teams kann sowohl über den Browser als auch als eigenständige von Microsoft zur Verfügung gestellte App verwendet werden. Die App steht sowohl für Smartphones mit den Betriebssystemen Android, iOS und Windows 10 for Mobile zur Verfügung, als auch für Windows und macOS.

Mehr zu Microsoft Teams, sowie den Download der kostenfreien Version von Teams, finden Sie unter: https://products.office.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software

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