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Methoden: Agiles Projektmanagement

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Das agile Projektmanagement bezeichnet eine Vorgehensweise, bei der innerhalb des Projektes eine Flexibilität insbesondere bezüglich der Projektziele gegeben ist. Seitens des Auftraggebers ist eine hohe Mitwirkung an der Erstellung des Gewerks bzw. der Definition der Anforderungen erforderlich. Bezeichnend für das agile Projektmanagement ist die Konzentration auf die Akzeptanz der Anwender und das zu liefernde Werk. Auf der anderen Seite werden geschäftliche Anforderungen, wie beispielsweise Kostentreue, Termintreue und spezifizierte Anforderungen bei der initialen Planung weniger berücksichtigt.

Wie bei vielen anderen Projektmanagement-Methoden gibt es keine einheitliche Definition von agilem Projektmanagement. In der Regel wird der Begriff „Agiles Projektmanagement“ als Oberbegriff für verschiedene Methoden bei der Software-Entwicklung verwendet (beispielsweise Scrum oder Extreme Programming).

Das Adjektiv „agil“ soll die Flexibilität und Dynamik der Projektsteuerung zum Ausdruck bringen, welche das schnelle Reagieren bei Änderungsanträgen im Bezug auf den Leistungsumfang ermöglicht. Somit hebt der Begriff die Vorteile der geringen Führungs- und Planungsintensität zugunsten hoher Anpassungsfähigkeit und schneller Umsetzung hervor.

Agiles Manifest

Das 2001 veröffentlichte Agile Manifest wird als primäre Referenz für das Agile Projektmanagement angesehen und umfasst die folgenden Quintessenzen:

  • Individuen und Interaktionen über Prozesse und Werkzeuge (Individuals and interactions over processes and tools)
  • Arbeitssoftware über umfassende Dokumentation (Working software over comprehensive documentation)
  • Kundenkooperation über Vertragsverhandlungen (Customer collaboration over contract negotiation)
  • Reagieren auf Änderungen über dem Plan folgen (Responding to change over following a plan)

Herausforderungen und Gründe des Agilen Projektmanagements

Die herkömmliche Projektplanung stellte sich in Verbindung mit Software-Projekten als zu starr und träge dar, was die Konzipierung neuer Rahmenbedingungen erforderlich gemacht hat. Folgende Herausforderungen und Aspekte sprechen für die Agile Projektplanung:

  • Die hohe Innovationsgeschwindigkeit im IT-Bereich (insbesondere in der Software Entwicklung) erfordert schnelle Produktzyklen.
  • Auftraggeber sind oftmals nicht in der Lage eigene Anforderungen zu definieren, sondern benötigen eine Präsentation von Möglichkeiten. Da die Anforderungen zu Beginn eines Projektes nicht vollends klar sind, ist ein schnelles Reagieren auf Änderungen erforderlich.
  • Zu Beginn eines Software-Projektes ist eine Prognose bezüglich Aufwänden und Dauern schwierig. Dies hängt damit zusammen, dass die Softwareentwicklung ein höchst innovativer Prozess ist.

Iteratives Vorgehen

Die Maxime aller agilen Projektmanagement Methoden ist die Planung und das Arbeiten in iterativen Zyklen. Hierbei wird in der Regel pro Iterationszyklus ein vorläufiges Ergebnis vorgestellt, woraufhin eine Teilabnahme bzw. Änderungsanträge seitens des Auftraggebers erfolgen. Die finale Spezifikation des Werks entsteht dadurch erst im Laufe des Projektes.

Mittlerweile fließen immer mehr traditionelle Aspekte und Methoden des klassischen Projektmanagements, wie beispielsweise Risiko- und Problemmanagement in die agile Projektplanung ein, sodass die Abgrenzung zwischen beiden Methoden immer mehr verschwimmt.

Beispielhaftes Iterationsmodell:

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Methoden: Agiles Projektmanagement

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MS Project: Variable Kostenplanung mit Hilfe von Ressourcen

In diesem Blogbeitrag möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie variable Kosten manuell über einen Vorgang…
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Vorgangsarten – Microsoft Project 2013

Microsoft OneDrive vs. Microsoft SharePoint

Unterschiede zwischen OneDrive und SharePoint

Microsoft OneDrive for Business und SharePoint sind beides Komponenten aus Office 365 mit überschneidender Architektur und Funktionen. Oftmals kommt hierbei die Frage auf, wo genau die Unterschiede liegen, welche Plattform für welchen Einsatzzweck geeignet ist und wo die Dokumente besser abgespeichert werden sollten. Näheres wird Ihnen in diesem Blogeintrag erklärt.

Grundlegendes zu OneDrive und SharePoint

Zu beachten gilt, dass von OneDrive eine Version für Privatnutzer und eine Version für Firmen zu Verfügung stehen. Die Business Version unterscheidet sich hierbei stark von der Version für den Privatanwender. Bei einem bestehenden Microsoft Account steht Ihnen automatisch auch OneDrive zur Verfügung. Jeder kann sich für einen Microsoft Account mit jeder E-Mail Adresse registrieren (egal ob von Microsoft oder von einem anderen Anbieter) und erhält somit kostenlosen Speicherplatz. Wem dieser Speicherplatz nicht ausreicht, der kann günstig weiteren Speicher hinzukaufen. Sobald Sie Ihren OneDrive Account haben, können Sie diesen online abrufen oder mit Ihren Geräten synchronisieren.

Sobald Sie einen Office 365 Plan für kommerzielle Zwecke nutzen, verwenden Sie OneDrive for Business. Trotz desselben Namens und Logos hat dieses Tool wenig mit dem privaten OneDrive zu tun. Üblicherweise wird diese Version von einzelnen Personen oder Firmenteams als zentrale Dateiablage verwendet. OneDrive for Business ermöglicht das Versionieren und teilen von Dokumenten sowohl für interne als auch für externe Zwecke. Des Weiteren kann es mit Ihren Geräten synchronisiert werden und somit können Sie lokal Ihre Dokumente bearbeiten, wobei Änderungen Online immer auf dem neuesten Stand sind.

Genau wie in OneDrive for Business können Sie auch in SharePoint Dateien und Dokumente mit Kollegen teilen, versionieren und synchronisieren. Allerdings ist mit SharePoint noch vieles mehr möglich. So lassen sich ganze Teamwebseiten mit bspw. Diskussionsrunden, Blogs, Wikis, Kalendern, Aufgabenlisten und vielem mehr erstellen – während OneDrive sich auf die  Dokumentablage beschränkt. Da sich mit SharePoint außerdem ganze Webseiten aufbauen lassen, wird SharePoint häufig für das Projektmanagement, als Intranet Portal und für vieles mehr verwendet. SharePoint eignet sich also vor allem für Firmen mit mehreren individuellen Teams, deren Mitglieder an mehreren Dokumenten zugleich arbeiten möchten und dabei noch erweiterte Features benötigen.

Konkret gesagt ist also der Unterschied zwischen OneDrive for Business und SharePoint: Dokumente, die in OneDrive for Business eingestellt werden, sind automatisch privat und können von keinem anderen eingesehen werden. Währenddessen sind in SharePoint veröffentlichte Dokumente automatisch für das ganze Team sichtbar und je nach Berechtigung auch bearbeitbar. Auch das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten in Echtzeit ist durch SharePoint möglich. Beide Plattformen haben den gleichen technologischen Ursprung, allerdings wurden sie für unterschiedliche Ziele entwickelt. Bei einem SharePoint gehört die OneDrive for Business Bibliothek zur my-site.sharepoint.com Websitesammlung während die SharePoint Bibliotheken zu den entsprechenden domain.sharepoint.com Websitesammlungen gehören.

Hier ein paar SharePoint Features näher erklärt

Dashboards: Mitarbeiter können sich auf einer eigenen Office 365 Firmenumgebung einloggen und dort Neuigkeiten, Notizen, Ankündigungen usw. lesen.

Workflows: Automatische und programmierbare Aktionen, die bspw. ausgeführt werden, wenn ein Dokument hochgeladen wird. Ein Beispiel wäre das Versenden einer E-Mail, beim Upload eines Dokuments.

Listen: Hierbei handelt es sich um anpassbare Tabellen. Hier können Daten eingetragen werden, Spalten unterschiedlicher Datentypen hinzugefügt werden, und Beziehungen zwischen Entitäten hergestellt werden.

Kalender: Hier können für ein Team relevante Meetings und Termine eingetragen werden.

Newsfeed: Newsfeeds ähneln einem öffentlichen Blog oder Mikroblog. Über diesen können Sie eine Unterhaltung mit Personen beginnen und im Bezug auf Beiträge und Freigaben anderer Personen auf dem neuesten Stand bleiben.

Add-Ins: Dank SharePoint-Add-Ins lässt sich Ihr SharePoint um Funktionen erweitern. Diese können über einen Store seitens Microsoft bezogen werden oder selbst entwickelt werden. So ist es modular möglich, einen SharePoint auf die eigenen Wünsche anzupassen. Informationen zu Grobman & Schwarz SharePoint Add-ins finden Sie hier.

Weitere Informationen zu SharePoint finden Sie auch hier.

Vergleich von OneDrive und SharePoint kurz zusammengefasst

OneDrive for Business SharePoint Online

Enthalten im Office 365 Bunsiness Plan

Enthalten im Office 365 Bunsiness Plan

Auch häufig als „Speicherort“ bezeichnet

Auch häufig „Team-Seite“ genannt

Eine extra Version für Privat-Personen ist verfügbar

Nur in den „Business“ oder Enterprise Varianten verfügbar

Kernarchitektur basierend auf SharePoint

Kernarchitektur basierend auf SharePoint

Zugriff über den Browser, lokalen Ordner oder per App möglich

Meist erfolgt der Zugriff über den Browser, allerdings auch als lokaler Ordner oder per App möglich

Alle Uploads sind standardmäßig privat, außer diese werden geteilt

Uploads übernehmen die Berechtigungen des Ordners in dem diese liegen

Bester Ort um private Arbeitsdokumente abzulegen

Bester Ort um Team Dateien und Dokumente an welchen zusammengearbeitet werden soll abzulegen

Nur als Dateiablage

Bietet die Möglichkeit Teamseiten, Blogs, Intranet Portale und vieles mehr zu erstellen

Keine Erweiterung möglich

Erweiterung durch Workflows und Add-Ins möglich. Add-Ins können selbst entwickelt oder über den Microsoft-Store bezogen werden.

OneDrive for Business wird verwendet, wenn …

  • … das Dokument nur durch mich persönlich angezeigt werden darf. Da Dokumente hier automatisch nur für mich freigegeben sind, ist dies der ideale Ort um beispielsweise Rohentwürfe oder Blogbeiträge abzuspeichern, die von anderen Personen nicht benötigt werden.
  • … nur ein eingeschränkter Personenkreis Zugriff auf das Dokument haben soll. Soll ein Dokument beispielsweise nur von vereinzelten Personen, möglicherweise auch aus unterschiedlichen Teams, angesehen werden können, so eignet sich OneDrive for Business als Dateiablage.

SharePoint wird verwendet, wenn …

  • … neben der Dokumentenablage weitere Tools für die Zusammenarbeit benötigt werden. So bietet SharePoint Kalender, Aufgabenlisten und vieles mehr.
  • … Dokumente für ein gesamtes Team relevant sind und ein Zentrale Plattform für das Zusammenarbeiten an Dokumenten benötigt wird.

Fazit

Die Funktionen von SharePoint und OneDrive überschneiden sich tatsächlich in der Funktion der Dateiablage und Funktionen zum Teilen. Allerdings ist das OneDrive for Business auch nur für diese Funktionen geschaffen. Wer weitere Funktionen zur Teamarbeit nutzen möchte, der sollte ein Office Abonnement wählen, welches auch SharePoint enthält.

Sie haben noch Fragen zu MS SharePoint oder OneDrive? Sprechen Sie uns gerne an und profitieren Sie von unserer jahrelangen Erfahrung als Microsoft Gold Partner.

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Methoden: Agiles Projektmanagement

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MS Project: Variable Kostenplanung mit Hilfe von Ressourcen

In diesem Blogbeitrag möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie variable Kosten manuell über einen Vorgang…
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Vorgangsarten – Microsoft Project 2013

SharePoint 2019: Public Preview gestartet

Vor kurzem hat Microsoft die lange erwartete Public Preview von SharePoint 2019 zum Download freigegeben. Wir haben uns die neue Version bereits angesehen und möchten Ihnen nachfolgend einen kurzen Überblick über das Update des beliebten Tools geben.

Die wohl wesentlichste Änderung ist die Angleichung des Kerns von SharePoint Server 2019 an SharePoint online. Wie erwartet, hat Microsoft die Administration und das Look & Feel der beiden Versionen sehr stark angeglichen. Für Administratoren wie Entwickler macht es dies natürlich deutlich einfacher Lösungen für beide Versionen parallel zu verwalten und zu entwickeln.

Um das neue Look and Feel zu kreieren, wurden nun auch im SharePoint Server die sogenannten Modern Pages vollständig ausgerollt, welche ein moderneres und noch benutzerfreundlicheres Bedienen des SharePoints ermöglichen sollen.

Auch dem Gedanken des Modern Workplace wurde Rechnung getragen. Um in Zeiten von verteiltem Arbeiten, verschiedenen Geräten und dem Einsatz der Cloud das Arbeiten mit dem SharePoint noch einfacher zu machen, wurden die Synchronisation mit OneDrive und auch die Responsiveness der einzelnen Seiten nochmals deutlich verbessert

Sollten Sie SharePoint 2019 auch selbst einmal ausprobieren wollen, finden Sie hier den Download von Microsoft.

Sie möchten mehr über die neue Version des SharePoints erfahren, oder interessieren sich für die Optimierung oder Migration Ihres bestehenden SharePoints? Sprechen Sie uns gerne einfach an.

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Methoden: Agiles Projektmanagement

Das agile Projektmanagement bezeichnet eine Vorgehensweise, bei der innerhalb des Projektes eine Flexibilität insbesondere bezüglich…
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MS Project: Variable Kostenplanung mit Hilfe von Ressourcen

In diesem Blogbeitrag möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie variable Kosten manuell über einen Vorgang…
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Vorgangsarten – Microsoft Project 2013

MS Project: Variable Kostenplanung mit Hilfe von Ressourcen

In diesem Blogbeitrag möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie variable Kosten manuell über einen Vorgang verteilen können. Üblicherweise haben Sie in Ihrem Projekt Kosten, die unterschiedliche Zahlungsziele haben. Für die Darstellung einer aussagekräftigen Cashflow Übersicht benötigen Sie eine präzise Übersicht der Fälligkeit Ihrer Projektkosten. Eine anteilige Darstellung ist hierfür nicht zielführend.

Um dieses Ziel zu erreichen, können in MS Project sogenannte Kostenressourcen verwendet werden.

Gängige Standardoptionen für Kosten-Ressourcen in MS Project sind die anteilige Fälligkeit, die Fälligkeit zum Beginn des Vorgangs und die Fälligkeit zum Ende des Vorgangs.

In den nächsten Schritten zeige ich Ihnen, wie Sie die Kosten einer Kostenressource manuell über einen Vorgang verteilen können.

Erstellen und Verwalten der Kostenressourcen

Um eine Kostenressource anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie die Ansicht „Ressource: Tabelle“
  2. Geben Sie in der Tabelle den/die Ressourcenname/n ein
  3. Wählen Sie in der Spalte „Art“ den Wert „Kosten“
  4. In der Spalte „Fällig“ wählen Sie „Anteilig“

Bei variablen Kosten werden keine Standardsätze angegeben. Die Tatsächliche Höhe der Kosten wird pro Vorgang festgelegt (Beispiel: Reisekosten für Vorgang1 = 250€, für Vorgang2 = 150€).

Zuweisung von Kosten-Ressourcen zu Vorgängen

Für die manuelle Verteilung der variablen Kosten eignet sich die Ansicht „Vorgang: Einsatz“. An dieser Ansicht müssen für die exakte Planung der variablen Kosten folgende Anpassungen vorgenommen werden:

  1. In der Tabelle: fügen Sie die Spalte „Kosten“ ein
  2. Im Zeitstrahl: fügen Sie hier ebenfalls die „Kosten“ ein und blenden Sie ggf. die Arbeit aus
  3. Bei Bedarf können Sie den Zoom-Faktor so anpassen, dass die Zeitskala den gewünschten Zeitraum anzeigt

Im nächsten Schritt weisen wir einem Vorgang Kosten-Ressourcen zu:

  1. Klicken Sie doppelt auf den jeweiligen Vorgangsnamen und wechseln Sie zum Reiter „Ressourcen“, um dem Vorgang Kosten-Ressourcen zuzuweisen.
  2. Anschließend legen Sie in der selben Maske die Kosten fest, die pro Kosten-Ressource bei diesem Vorgang anfallen.

Die Kosten verteilen sich nun gleichmäßig über den Zeitraum des Vorgangs:

Manuelle Verteilung der Kosten

Da wir in diesem Fall genau das vermeiden möchten, gehen wir ein wenig anders vor. Wir geben die Kosten also nicht als Gesamtsumme für den Vorgang an, sondern verteilen die Kosten manuell über die jeweiligen Tage bzw. Monate. Die Eingabe erfolgt in der Zeitphasentabelle auf der rechten Seite. Zu Beachten ist dabei noch, dass die Kosten innerhalb der Dauer des jeweiligen Vorgangs bleiben.

In der Tabelle auf der linken Seite können Sie anschließend die Gesamtsumme kontrollieren.

Mit Hilfe der Informationen in diesem Blog-Beitrag, sind Sie nun in der Lage Kostenressourcen anzulegen, auf Vorgangsebene zuzuweisen und über die Dauer des Vorgangs manuell zu verteilen.

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MS Project: Variable Kostenplanung mit Hilfe von Ressourcen

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MS Project 2013 – Meilensteine erzeugen
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Vorgangsarten – Microsoft Project 2013

MS Project 2013 – Meilensteine erzeugen

Projektdateien

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen wie man in MS Project 2013 mithilfe von Meilensteinen wichtige und grundlegende Ereignisse kennzeichnen kann. So kann der Projektfortschritt besser überwacht und reportet werden.

Meilensteine kennzeichnen einen Projektstatus, welcher ein Datum, aber in der Regel keine Dauer hat.

Um Meilensteine in Microsoft Project 2013 zu erzeugen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

-> ANSICHT -> Gantt-Diagramm (Balkendiagramm) -> einen neuen Vorgang einfügen -> in der Spalte „Vorgangsname“ eine Bezeichnung für den Meilenstein eintragen und in der Spalte „Dauer“ den Wert Null eingeben

In MS Project ist es auf die folgende Weise auch möglich, einen vorhandenen Vorgang, dessen Dauer größer als 0 ist, als Meilenstein zu definieren:

-> Doppelklick auf den Namen des Vorgangs, der als Meilenstein festgelegt werden soll -> im Dialogfenster „Informationen zum Vorgang“ den Register „Erweitert“ auswählen -> das Kontrollfeld „Vorgang als Meilenstein darstellen“ aktivieren ->  mit OK bestätigen

Der entsprechende Vorgang wird in Project wie gewohnt im Balkendiagramm als Meilenstein (also ohne Balken) dargestellt. Das Meilensteinsymbol (eine Raute) wird am Endtermin des Vorgangs angezeigt.

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MS Project: Variable Kostenplanung mit Hilfe von Ressourcen

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MS Project 2013 – Meilensteine erzeugen
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Vorgangsarten – Microsoft Project 2013

G&S Project Holidays – Feiertage Import in den Project Kalender

progress report

Für die effiziente Pflege Ihres Projektkalenders in Microsoft Project stellen wir Ihnen hier unser Tool Project Holidays als Freeware für die Versionen Project 2016, Project 2013, Project 2010 und Project 2007, zum Download zur Verfügung!

Durch exakte Planung eines Projektes und intelligenter logischer Verknüpfung der einzelnen Vorgänge können Meilensteintermine in Microsoft Project präzise prognostiziert werden. Hierzu ist ein gepflegter Projektkalender dringend zu empfehlen.

Die interne Berechnungslogik von MS Project basiert u.a. auf dem sogenannten Projektkalender. Für eine exakte Planung ist die Pflege der Feiertage in diesem Kalender notwendig. Leider ist dies im Standard von MS Project aufwendig und mühsam. Um die Pflege von Kalendern zu erleichtern, bieten wir das kostenlose Tool Project Holidays als Freeware zum Download an.

Mit diesem können nicht nur die Feiertage einzelner Länder automatisch in den Kalender importiert werden, es ermöglicht darüber hinaus auch die granulare Auswahl von Bundesländern und Regionen für Deutschland, Österreich und der Schweiz. Die Kalender können automatisiert bis ins Jahr 2049 mit Feiertagen gefüllt werden, wodurch eine mühsame manuelle Eingabe für die Projektleiter zukünftig entfällt.

Installationsanleitung ProjectHolidays

Download Project Holidays für Microsoft Project 2010, Project 2013 und Project 2016

Geeignet für: Standard und Professional, 2010, 2013, 2016
Sprachen: Deutsch und Englisch
Länder: Deutschland, Österreich und Schweiz
Preis: Freeware

Download
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MS Project 2013 – Meilensteine erzeugen
Vorgangsarten
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Vorgangsarten – Microsoft Project 2013

Vorgangsarten – Microsoft Project 2013

Vorgangsarten

Die drei Vorgangsarten in MS Project sind:

  • Feste Dauer
  • Feste Einheiten
  • Feste Arbeit
Vorgangsarten Terminplanung(1)

Dauer: Ist die Zeitliche Intervall zwischen Anfang und Ende des Vorgangs. Microsoft Project berechnet die Dauer des Vorgangs auf der Basis der Arbeit, und die Menge der zugewiesenen Ressourceneinheiten.

Arbeit: Ist der Aufwand gemessen in Zeiteinheiten (z.B. Wochen, Stunden Tage), die von einer Ressource erforderlich ist, um den Vorgang in einer bestimmten Dauer zu erledigen.

Einheit: Zeigt wie viel Aufwand eine Ressource relativ zur Dauer auf einen Vorgang leisten soll. Ressourcenzuordnungseinheiten in MS Project sind entweder in Prozent oder Dezimalstellen ausgedrückt.

Man kann die Vorgangsarten entweder in der Spalte „Art“ oder Über das „-Informationen zum Vorgang“ Feld per Vorgang ändern.

Vorgangsarten (2)

MS Project verwendet eine Formel, um die anderen Elemente eines Projektplanes je nach Vorgangsart, die festgesetzt wurde, zu berechnen.

Die Formel :    %Einheit  = Arbeit ÷ Dauer

Zum Beispiel. Wenn eine Ressource einen Vorgang mit Arbeit von 5Tagen in 10Tagen erledigen muss. Die Einheit

%Einheit = 5t ÷ 10t   d.h. 50%.

Ein Projektmanager kann nur zwei der Vorgangsarten beeinflussen und die dritte wird von MS Project neu berechnet.

Sobald eine Ressource zugeordnet ist, werden die Elemente nach der Formel neu berechnet.

Die Standard- Einstellung in MS -Projekt ist „Feste Einheit“.

Leistungsgesteuerte Planung

Leistungsgesteuert  bedeutet, dass die Dauer des Vorgangs von  Project verlängert oder verkürzt wird, wenn man zugewiesene Ressourcen eines Vorgangs entfernt oder hinzufügt.

Die Terminplanung-Einstellung hält die Menge der Arbeit konstant, wenn zugewiesenen Ressourceneinheiten geändert wurde, damit die Dauer geschätzt ist.

Hinweis: Wenn die Arbeit festgelegt ist, dann wird leistungsgesteuert automatisch aktiviert.

Ein typisches Beispiel ist das Streichen eines Bürogebäudes:

Zwei Mahler brauchen 5 Tagen, um ein Gebäude  zu streichen, dann fragt man sich, ob vier Maler die Arbeit in 2,5 Tagen erledigen können. In diesem Szenario ist die Festsetzung der Arbeit und das Hinzufügen von mehreren Ressourcen die ideale Option.

Um den Aufwand gesteuerte Einstellung eines Vorgangs anzuzeigen, öffnet man das „Informationen zum Vorgang“ und in der Registerkarte „Erweitert“ enthält die Informationen darüber, wie ein Vorgang geplant ist , einschließlich der leistungsgesteuerten Einstellung.

Beispiel: Zuerst fügt man zwei spalten „Art “ und „Arbeit “ mit Werten ein.

Vorgangsarten (3)
  1.  Danach gibt man sowohl die Ressourcennamen Vorgangsarten (4) als auch die Art„Feste Arbeit „ ein.
Vorgangsarten (5)

Im Feld „Informationen zum Vorgang“ sieht man, dass die Funktion „Leistungsgesteuert“ automatisch ausgewählt ist.

Information zum Vorhang (6)

Zum Schluss ordnet man mehrere Ressourcen zu Vorgang 2 zu.

Man bekommt das folgende Ergebnis:

Vorgangsarten (7)

MS Project bietet nun mehrere Möglichkeiten an. Wenn die erste Option gewählt wurde, dann hat man das gewünschte Ergebnis:

Die Arbeit bleibt konstant und die Dauer wird reduziert, da mehrere Ressourcen zugewiesen sind.

Vorgangsarten (8)
Projektplan mit MS Project (10)
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Zeitskala und Gantt-Ansicht in MS Project 2013 anpassen

Gantt-Ansicht

In MS Project 2013 kann die Zeitskala in der Balkendiagramm – Ansicht auf zwei Arten angepasst werden. Zum einen kann mit einem Rechtsklick auf die Zeitskala oder in das Diagramm die Einstellung der Zeitskala geändert werden. Da die Änderung der Zeitskala relativ aufwändig ist, und bei Benutzung der Zoom-Funktion die entsprechenden Einstellungen wieder verloren gehen können, gibt es die Möglichkeit auch über das Menüband die Ansicht einzustellen.

Bei einem langen Projektplan kann zuerst über das Menüband – Ansicht – Gesamtes Projekt das gesamte Projekt in der Balkendiagrammansicht angezeigt werden. Auch wenn das Projekt nicht vollständig dargestellt werden kann, so kann jedoch einfach von oben nach unten mit der Maus gescrollt werden.

Zeitskala und Gantt-Ansicht 1

Sollen nun wieder einzelne Tasks angezeigt werden, kann der entsprechende Vorgang markiert werden und ebenfalls über das Menüband – Ansicht – ausgewählte Vorgänge angezeigt werden. Hierbei ist zu beachten, dass sich die Zeitskala durch den Zoom auf einen einzelnen Vorgang mit verändert.

Zeitskala und Gantt-Ansicht 2

Da die Zeitskala optisch das beste Ergebnis liefert wenn einzelne Wochentage sichtbar sind, kann nach einem Zoom auf einen Vorgang die Zeitskala schnell wieder umgestellt werden. Hierzu wird über das Menüband – Ansicht -Zeitskala im Dropdown der Zeitskala „Tage“ ausgewählt. Mit diesem Schritt kann das umständliche Einstellen der Zeitskala über die Zeitskala Optionen ausgelassen werden und über zwei Klicks schnell eine übersichtliche Ansicht eingestellt werden.

Zeitskala und Gantt-Ansicht in MS Project 2013 anpassen 3
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Vorgangsarten – Microsoft Project 2013

In 10 Schritten zu einem guten Projektplan mit MS Project

Projektplan

In diesem Artikel wird gezeigt, wie man als Projektleiter das Programm Microsoft Project 2016 sinnvoll in der Praxis einsetzt und mit seiner Unterstützung ein Projekt erfolgreich zum Ziel führt. Ziel dieser Ausführung ist es, einen korrekten, realistischen und übersichtlichen Projektplan aufzubauen. Dieser ermöglicht dem Projektleiter die Projektressourcen, -termine und -kosten richtig zu planen und zu steuern. Darüber hinaus dient er ihm und den Projektmitarbeitern zur Aktualisierung und Steuerung der Rahmentermine. Mit folgender Anleitung wird der Leser Schritt für Schritt an einem Leitfaden durch das Programm Microsoft Project 2016 zu einem wertvollen Projektplan geführt.

Abbilden eines Projekts in Microsoft Project in 10 Schritten

  1. Projektstart über Register „Projekt“ unter Projektinformationen definieren
  2. Vorgänge über die Eingabe von Vorgangsnamen anlegen
  3. Projektinhalte durch Einrücken von Vorgängen strukturieren
  4. Vorgangsdauer und Meilensteine (Dauer=0) festlegen
  5. Abhängigkeiten durch Vorgangsverknüpfungen abbilden
  6. Aufwand der Vorgänge festlegen
  7. Ressourcen anlegen und zuweisen
  8. Stichtage für Rahmentermine setzen
  9. Projektsammelvorgang über das Register „Format“ einblenden
  10. Basisplan über das Register „Projekt“ festlegen

 

  1. Projektstart über das Register „Projekt“ unter Projektinformationen definieren

Der erste Schritt, um einen Projektplan in Microsoft Project zu erstellen, sollte immer die Definition des Projektstarts sein. In der Software lässt sich dieser Starttermin über das Register „Projekt“ mit dem Befehl „Projektinformationen“ initial definieren und auch im späteren Verlauf wahlweise wieder abändern. An diesem Projektstarttermin orientieren sich alle neuen Vorgänge.

Projektplan mit MS Project (1)
  1. Vorgänge über die Eingabe von Vorgangsnamen anlegen

Hat man seinen Projektstart definiert, kann man den nächsten Schritt, die Vorgänge über die Eingabe von Vorgangsnamen zu definieren, in Angriff nehmen. Man muss sich jedoch bei der Vergabe der Namen genau überlegen, welche  Schritte notwendig sind, um das bekannte Projektziel zu erreichen. Ratsam ist auch, sich bereits eine Vorstellung darüber gemacht zu haben, wer prinzipiell für diese Tätigkeiten in Frage kommt. Bei der Arbeit mit dem Project Server werden später bei der Zeiterfassung der Projektmitarbeiter auch diese Namen in der Rückmeldemaske angezeigt. Um hier evtl. auftretenden Missverständnissen vorzubeugen, müssen die Aufgaben eindeutig definiert werden. Bei der Vergabe der Vorgangsnamen sollte man eine einheitliche Namenskonvention wählen. Die Namen sollten dabei nicht zu lang  und immer im Präsens geschrieben sein, wie z.B. „Baugrube ausheben“. Die Titel der späteren Meilensteine sollten ebenfalls einheitlich bezeichnet werden, wie z.B. „Baugrube ist ausgehoben“.

Projektplan mit MS Project (2)
  1. Projektinhalte durch Einrücken von Vorgängen strukturieren

Sobald alle Vorgangsnamen definiert sind, muss der Projektinhalt durch Einrücken der Vorgänge strukturiert werden. Durch das Tieferstufen werden sogenannte Sammelvorgänge erzeugt. Sammelvorgänge dienen der Erstellung von Phasen im Projektplan. Diese Phasen sollen das Projekt inhaltlich weiter logisch untergliedern und übersichtlicher gestalten. Gerade bei der Arbeit mit dem Project Server spielen die Sammelvorgänge eine große Rolle, da nach diesen im Reporting gegliedert und gefiltert werden kann. Gibt man den Ressourcen die Möglichkeit, über die Rückmeldemaske bspw. einen neuen Vorgang zu erstellen, so können auch hier die verschiedenen Phasen des Projektes ausgewählt werden, in denen die Vorgänge platziert werden sollen. Im automatischen Planungsmodus hat man dabei den Vorteil, dass sich die Werte der untergeordneten Vorgänge wie Dauer, Arbeit usw. auf Sammelvorgangsebene automatisch kumulieren.

Projektplan mit MS Project (3)
  1. Vorgangsdauer und Meilensteine (Dauer=0) festlegen

Ebenfalls elementar für die Projekterstellung ist die Festlegung der Vorgansdauer und der Meilensteine. Die Dauer entspricht den Arbeitstagen, die im Projektkalender als solche definiert sind. Man schätzt somit ein Intervall für eine Tätigkeit ab, in welchem diese verrichtet werden kann. Möchte man für einzelne Vorgänge auch in die arbeitsfreie Zeit planen, empfiehlt es sich, mit fortlaufenden Tagen zu arbeiten. Diese werden mit dem Kürzel „f“ vor der Einheit angegeben, z.B. „5fT“. Gibt man einem Vorgang eine Dauer von 0 Tagen mit, so definiert man diesen als Meilenstein. Meilensteine sind Termine, die extern als Rahmenbedingung vorgegeben oder vom Projektleiter als zu erreichende Termine festlegt werden. Es ist ratsam, jede Phase bzw. jeden Sammelvorgang mit einem Meilenstein abzuschließen. Da auf Meilensteine in der Regel keine Ressourcen verplant werden, sind diese vom Projektleiter selbst auf „abgeschlossen“ zu setzen, damit ist auch erst die darüber liegende Phase zu 100% abgeschlossen.

Projektplan mit MS Project (4)
  1. Abhängigkeiten durch Vorgangsverknüpfungen abbilden

Sind die Meilensteine im Projektplan definiert und gesetzt, müssen Abhängigkeiten durch Vorgansverknüpfungen abgebildet werden. Mit den Verknüpfungen werden inhaltlich logische Beziehungen dargestellt, die nicht zwangsweise eine chronologische Abfolge haben müssen. Dem Anwender stehen neben einer Ende-Anfang-Beziehung (kurz EA) noch drei weitere Beziehungsarten zur Verfügung (EE, EA, AA). Um Verknüpfungen zwischen mehreren Vorgängen abzubilden, gibt man in die Spalte „Vorgänger“ in der Eingabetabelle bei den betreffenden Vorgängen die Zeilennummer des Vorgängers und dahinter die Art der Verknüpfung, z.B. 3EA ein. Da die EA-Verknüpfung die Standardverknüpfung in Microsoft Project 2010 darstellt, wird nach Bestätigung der Eingabe das Kürzel EA entfernt. Hier reicht es also aus, nur die Zeilennummer des Vorgängers einzugeben. Definiert man keine weiteren Eigenschaften, so schließt der Nachfolger nahtlos an den Vorgänger an. Gerade bei produzierenden Unternehmen ist es häufig der Fall, dass  gewisse Wartezeiten eingehalten werden müssen. Um diese zeitliche Verzögerung im Projektplan zu erfassen, kann man diese hinter dem Kürzel durch Eingabe von zusätzlichen Tagen definieren. Z.B. beginnt der Nachfolger (Zeilennummer 33) erst 3 Tage nach dem Vorgänger (Zeilennummer 32), so gibt man in der Spalte „Vorgänger“ 32EA+3T an. Auch zeitliche Überschneidungen lassen sich analog mit einem „-“ (Minus) abbilden.

Projektplan mit MS Project (5)
  1. Aufwand der Vorgänge festlegen

Als nächstes muss der Aufwand für die Vorgänge geplant werden. In die Spalte „Arbeit“ wird, ähnlich wie in der Spalte „Dauer“, der Aufwand standardmäßig in Stunden eingegeben. Der Projektleiter plant hier in Summe die Arbeitsstunden, die die Ressource auf diesen Vorgang zu leisten hat, um ihn abzuschließen. Microsoft Project verplant anschließend die eingegebene Summe linear auf die eingegebene Dauer. Diese Verteilung findet der Mitarbeiter später in seiner Rückmeldemaske mit der Kennzeichnung „geplant“.

Projektplan mit MS Project (6)
  1. Ressourcen anlegen und zuweisen

Nachdem man den zu erledigenden Aufwand geschätzt hat, müssen die Ressourcen auf die Vorgänge verplant werden. Bevor Ressourcen verplant werden können, müssen diese erst angelegt werden. In Microsoft Project 2010 werden Ressourcen in der Ansicht „Ressource: Tabelle“ im lokalen Ressourcenpool angelegt. Dort lassen sich neben Arbeitsressourcen auch Material- und Kostenressourcen definieren. Gerade bei Mitarbeiterressourcen vom Typ Arbeit müssen neben den „Max. Einheiten“ auch der Stundensatz eingegeben werden. Werden keine Stundensätze eingegeben, so kann diese Ressource später bei der Verplanung keine Kosten erzeugen. Arbeitet man mit dem Project Server, so sind die Ressourcen schon global im Enterprise Ressourcenpool angelegt. Diese müssen dann noch über das Register „Ressource“ und den Befehl „Ressource hinzufügen“ ins Projektteam mitaufgenommen werden, damit sie verplant werden können. Sind diese Schritte erledigt, so findet man die Ressourcen in der Auswahlliste in der Spalte „Ressourcenname“ in der Eingabetabelle. Hier wählt man die betreffende/n Ressource/n aus. Tipp: Es ist für den Projektleiter einfacher und auch in späteren Auswertungen besser zu analysieren, wenn nur eine Mitarbeiterressource pro Vorgang verplant wird. Verplant man mehrere Ressourcen auf einen Vorgang, so kann es passieren, dass nur eine Ressource wirklich arbeitet und somit den Fortschritt liefert. Der Projektleiter bekommt im Project Professional jedoch lediglich den Gesamtfortschritt gemeldet.

Projektplan mit MS Project (7)
  1. Stichtage für Rahmentermine setzen

Der Projektleiter muss nun Rahmentermine in seinem Projektplan abstecken und definieren. Um Vorgänge aber gerade auch um Meilensteine zeitlich zu fixieren, hat man die Möglichkeit, Einschränkungen oder Stichtage zu definieren. Mit Einschränkungen werden Termine hart fixiert und so bei zeitlichen Änderungen nicht verschoben. Bei definierten Stichtagen hingegen bleiben die Vorgänge zeitlich flexibel. Wird ein solcher Stichtag aber gerissen, warnt das System in der Indikatorenspalte. Generell lässt sich hier keine pauschale Empfehlung für eine der beiden Möglichkeiten aussprechen, es sollte ein gesunder Mix aus Einschränkungen, Stichtagen und einer fehlenden zeitlichen Fixierung gewählt werden.

Projektplan mit MS Project (8)
  1. Projektsammelvorgang über das Register „Format“ einblenden

Um das Projekt einmal auf Projektebene zu betrachten, ist es ratsam, sich über das Register „Projekt“ den Projektsammelvorgang einzublenden. Dieser ist durch die Zeilennummer 0 definiert und kann nur hinsichtlich seines Namens bearbeitet werden. Alle anderen Werte sind von der Bearbeitung ausgeschlossen. Der Projektsammelvorgang kumuliert – ähnlich wie Sammelvorgänge – alle Werte auf Projektebene. Hier lässt sich schnell und übersichtlich erkennen, wie lange das Projekt dauert, wann es beginnt und endet, welcher Gesamtaufwand geplant ist, welche Gesamtkosten das Projekt verursacht usw. Der Projektsammelvorgang muss also nicht selbst angelegt werden, sondern lässt sich jederzeit bequem ein- und ausblenden.

Projektplan mit MS Project (9)
  1. Basisplan über das Register „Projekt“ festlegen

Schließlich müssen die Ist-Daten am Ende der Planungsphase fixiert werden. Der nun entstandene Projektplan wird sich im Laufe des Projektes ändern, sei es durch Rückmeldung der Ressourcen oder andere externe Einflüsse, bei denen Termine verschoben werden müssen. Um zu einem späteren Zeitpunkt die ursprünglichen Planungswerte gegen die Ist-Werte gegenrechnen zu können, muss ein Basisplan abgespeichert werden. Über das Register „Projekt“ kann man mit dem Befehl „Basisplan festlegen“ diesen abspeichern. Im Hintergrund werden alle Werte der Spalten „Dauer“, „Arbeit“, „Kosten“ und viele andere in die Spalten „geplante Dauer“, „geplante Arbeit“, usw. kopiert. Der Basisplan wird mit dem Erstellungsdatum abgespeichert, sodass später immer erkennbar ist, welcher Basisplan zu welchem Datum gehört. Diese Basispläne lassen sich auch über das Register „Format“ rechts im Gantt-Diagramm einblenden. Somit lassen sich auch grafische Vergleiche zu bestimmten Datumswerten ziehen. Ebenfalls eine anwenderfreundliche Eigenschaft sind die Abweichungsspalten, die die Differenz zwischen Ist- und ursprünglich geplanten Soll-Werten ausgeben. Damit bekommt man im Projektsammelvorgang auf Projektebene direkte Vergleiche, wie bspw. die ursprünglich geplanten Kosten für das Projekt neben der Abweichung von den aktuellen Ist-Kosten.

Projektplan mit MS Project (10)

Befolgt man die oben dargelegte Anleitung, so sollte einem funktionsfähigem, realitätsgetreuen und praktikablen Projektplan nichts im Wege stehen. Selbstverständlich kann der Projektplan beliebig verfeinert und detailliert werden.

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SharePoint 2013: PDF Dokumente auf Seiten anzeigen

Sharepoint Dokumente

SharePoint 2013 bietet im Standard verschiedene Webparts zum Anzeigen von Office Dokumenten auf Wiki Seiten. Ein Webpart zum Anzeigen von PDF Dokumenten sucht man jedoch vergeblich. Es gibt jedoch die Möglichkeit PDF Dokumente in einem Seiten-Viewer Webpart anzuzeigen. Gehen Sie folgendermaßen vor um PDF-Dokumente in einem Seiten-Viewer Webpart anzuzeigen:

  1. Laden Sie ein PDF-Dokument in Ihrer SharePoint 2013 Bibliothek hoch
  2. Öffnen Sie das Kontext-Menü des Dokuments und kopieren Sie die URL
  3. Navigieren Sie zur SharePoint-Seite auf der Sie das PDF-Dokument hinzufügen möchten
  4. Wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus der Seite
  5. Öffnen Sie im Menüband den Bereich „Einfügen“
  6. Aktivieren Sie die Schaltfläche „Webpart“
  7. Wählen Sie im Bereich „Medien und Inhalt“ das Webpart „Seiten-Viewer“
  8. Bestätigen Sie mit „Hinzufügen“
PDF Dokumente auf Seiten anzeigen 1
  1. Öffnen Sie den Toolbereich des Webparts
  2. Fügen Sie unter „Verknüpfung“ die zuvor kopierte URL des Dokuments ein
PDF Dokumente auf Seiten anzeigen 2
  1. Bestätigen Sie mit „Übernehmen“
  2. Speichern Sie die Seite ab

Das PDF-Dokument wird nun im Seiten-Viewer Webpart auf Ihrer SharePoint-Seite angezeigt. Sie können die Größe des Webparts anpassen in den Webparteinstellungen im Bereiich „Darstellung“ anpassen, um eine ansprechende Darstellung zu gewährleisten.

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