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SharePoint Workflow Guide in 10 Schritten

SharePoint Webseiten und Bibliotheken werden im Unternehmen genutzt um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten und Informationen auszutauschen. Ein wirklicher Schuh wird allerdings erst daraus, wenn diese SharePoint Basisfunktionen um automatische Prozesse, die die Produktivität und Effizienz Ihrer Mitarbeiter verbessern, erweitert werden. Die Anforderung vieler Organisationen ist es, solche Prozesse ohne Code und Programmierung zu realisieren. Gründe hierfür sind die mangelnde Flexibilität und der hohe Aufwand von programmierten Lösungen. Welche Alternative gibt es also? Und wie fängt man überhaupt an? Alles Wissenswerte zu diesem Thema finden Sie in diesem Blog.

Microsoft SharePoint bietet seit einigen Jahren die Möglichkeit automatisierte Prozesse als Non-Code-Lösungen mit Hilfe des Tools „SharePoint Designer“ bereitzustellen: Die sogenannten SharePoint Designer Workflows. Mit SharePoint Designer Workflows haben Sie die Möglichkeit einfache bis komplexe Geschäftsprozesse abzubilden. Zum Beispiel könnte ein Workflow eine Datenquelle aktualisieren, wenn sich eine andere Datenquelle ändert. Außerdem können menschliche Prozesse mit Hilfe von SharePoint Designer Workflows abgebildet werden. Beispielsweise beim Erstellen eines Elements in einer Liste für Urlaubsanträge das Senden eines Urlaubsantrags an den Vorgesetzten zur Genehmigung und Benachrichtigung an die Buchhaltung im Anschluss an die Genehmigung.

Dies wird durch den leistungsstarken und dennoch intuitiven SharePoint Designer Workflow-Editor ermöglicht. Dieser ermöglicht es Aktionen in verschachtelter Logik oder in Unterschritten auszuführen. So kann das Ausführen einer Aktion, wie beispielsweise einer Berechnung, an eine bestimmte Bedingung, zum Beispiel den Status eines Elements, geknüpft werden.

Weitere Beispiele für Workflowaktionen sind das Bearbeiten von Zeichenfolgen und Datumsangaben. Außerdem können SharePoint-Benutzerprofileigenschaften ausgelesen und verwendet werden. So könnte unter anderem der Vorgesetzte eines Mitarbeiters oder dessen Email-Adresse ausgelesen werden. Darüber hinaus lassen Berechtigungen für Listenelemente setzen, basierend auf bestimmten Bedingungen.

Workflows können übrigens auch mit Hilfe von Microsoft Visio und dessen Flussdiagrammvorlagen erstellt und in den SharePoint Designer importiert werden.

Workflow erstellen in 10 Schritten

Insgesamt gibt es drei unterschiedliche Arten von SharePoint Designer Workflows. Die Listenworkflows, wiederverwendbare Workflows und Website-Workflows. Die Interessanteste Option sind hierbei die Listenworkflows. Im folgenden Abschnitt wird beschrieben, wie Sie selbst einen Workflow erstellen und veröffentlich können. Das Beispiel bezieht sich auf einen SharePoint Designer Listenworkflow, was das Vorhandensein einer SharePoint Liste oder Bibliothek voraussetzt.

1. Download SharePoint Designer

  • Falls der SharePoint Designer noch nicht vorhanden sein sollte, laden Sie diese herunter und installieren ihn auf Ihrem Rechner. Zu beachten ist hierbei, dass der SharePoint Designer in der selben Version installiert wird, in dem Ihr Office installiert ist – also 32bit bzw. 64bit. Sollten Sie sich nicht sicher sein, probieren Sie es einfach aus, bei der Installation wird gegebenenfalls eine Fehlermeldung angezeigt. Den Link zum Download des SharePoint Designer 2013 (beide Versionen) finden Sie hier: https://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=35491

2. Öffnen der Webseite

Starten Sie den SharePoint Designer 2010 oder 2013 und öffnen Sie Ihre SharePoint 2010/2013/2016 Website, indem Sie die Schaltfläche „Website öffnen“ betätigen. Geben Sie die URL Ihrer Website in das Feld „Websitename“ ein. Achten Sie darauf, dass Sie lediglich den Link zur Website, nicht aber den Link zur Landing Page eingeben. Der Link sollte folgendermaßen aussehen: https://servername/sites/websitename. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Öffnen“.

SharePoint Workflow in 10 Schritten - Bild 1

3. Übersicht der Workflows

Nach einigen Augenblicken öffnet sich Ihre Website im SharePoint Designer. Auf der Startseite des SharePoint Designers finden Sie einige grundlegende Informationen zu Ihrer Website. Wechseln Sie in der linken Navigationsleiste zum Bereich „Workflows“ und klicken Sie auf die Schaltfläche Listenworkflow.

4. Workflow erstellen

Geben Sie im Feld „Name“ den Workflownamen ein und wählen Sie unter „Plattformtyp“ SharePoint 2013 Workflow oder SharePoint 2010 Workflow. SharePoint 2013 Workflow wird nur angezeigt, wenn die SharePoint 2013-Workflow Engine auf dem Server installiert ist. Auf SharePoint Online Plattformen ist dies ohne zusätzliche Installation oder Konfiguration auswählbar.

SharePoint Workflow in 10 Schritten - Bild 2

5. Liste oder Bibliothek auswählen

Wählen Sie die Liste oder die Bibliothek aus, für die Sie einen Workflow erstellen möchten. Falls noch keine Liste oder Bibliothek vorhanden sein sollte, können Sie diese auch im SharePoint Designer im Bereich „Listen und Bibliotheken“ erstellen.

6. Workflow Struktur festlegen

Sie werden nun in den sogenannten Textbasierten Designer weitergeleitet. Hier haben Sie die Möglichkeit Ihre Workflow Struktur aufzubauen – also Bedingungen und Aktionen hinzuzufügen und aneinander zu knüpfen, ähnlich wie in einem Programmablaufplan.

SharePoint Workflow in 10 Schritten - Bild 3

7. Startoptionen festlegen

Nachdem Sie Ihre Workflow Struktur aufgebaut haben, sind noch die Startoptionen des Workflows eklatant wichtig. Hier stehen drei Optionen zur Auswahl:

  1. Manuelles Starten des Workflows zulassen (Standardmäßig ausgewählt)

  2. Automatisches Starten, wenn ein Element erstellt wird (nicht standardmäßig ausgewählt)

  3. Automatisches Starten, wenn ein Element geändert wird (nicht standardmäßig ausgewählt)

Ein Workflow startet also immer im Kontext eines bestimmten Elements oder Dokuments – und zwar dem erstellten, dem bearbeiteten, oder dem, das für das manuelle Starten des Workflows ausgewählt wurde. Um die gewünschten Startoptionen auszuwählen, klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche „Workflow bearbeiten“. Anschließend finden Sie auf der rechten Seite den bereich „Startoptionen“, wo Sie über Checkboxen die gewünschten auswählen können.

SharePoint Workflow in 10 Schritten - Bild 4

8. Fehlerprüfung

Klicken Sie nun im Menüband auf „Speichern“ prüfen Sie nun nochmal den Workflow auf Fehler.

9. Workflow veröffentlichen

Veröffentlichen Sie den Workflow anschließend über die Schaltfläche „Veröffentlichen“.

10. Workflow testen

Im letzten Schritt sollten Sie nun die Liste bzw. Bibliothek öffnen, für die Sie den Workflow erstellt haben und diesen ausgiebig testen. Zur Liste wird nach dem Veröffentlichen des Workflows eine Spalte hinzugefügt, die den Namen des Workflows trägt. Wenn ein Workflow für ein Element ausgeführt wurde, erscheint in dem Feld ein Hyperlink, welcher Sie zu einer Seite weiterleitet, die Ihnen Informationen zum internen Status des Workflows und zu möglichen Fehlern liefert.

Welche Arten von Workflows gibt es?

Listenworkflows

Hierbei handelt es sich um Workflows, welche explizit für eine bestimmte Liste erstellt werden. Der Workflow kann zwar auch Informationen aus anderen Listen lesen und Informationen in andere Listen schreiben, wird aber ausschließlich in der Liste, für die der Workflow erstellt wurde ausgeführt und getriggert.

Wiederverwendbare Workflows

Bei wiederverwendbaren Workflows handelt es sich um Workflows, die auf sogenannten Websiteinhaltstypen basieren. Da Websiteinhaltstypen zentral innerhalb einer Website gepflegt werden können und beliebigen Listen hinzugefügt werden können, ist es auch möglich entsprechende Workflows zu erstellen, die jeder Liste hinzugefügt werden können, die auf dem jeweiligen Inhaltstyp basieren.

Website-Workflows

Ein Website-Workflow steht im Kontext einer Website – nicht im Kontext einer Liste, einer Bibliothek, oder eines Inhaltstypen. Im Gegensatz zu den oben beschriebenen Workflows, wird ein Website-Workflow nicht für ein bestimmtes Listenelement ausgeführt. Dies führt dazu, dass als Startoption nur noch das manuelle Starten des Workflows möglich ist.
Falls Sie einen Workflow erstellen möchten, jedoch keine Liste oder Bibliothek im Hintergrund benötigen, ist der Website-Workflow möglicherweise das richtige für Sie. Ein Beispiel für einen Website-Workflow könnte eine Möglichkeit für Benutzer sein, Feedback zur SharePoint-Website zu senden.

Sie noch mehr zu den spannenden Fähigkeiten von Micrsoft SharePoint erfahren? Sprechen Sie uns gerne einfach an, als erfahrene Experten haben wir die passende Lösung sicher bereits griffbereit.

 

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Für jeden Projekttyp den richtigen Arbeitsstil – mit Microsoft Project kein Problem

Microsoft Project Online - Microsoft Planner

Mit der weiteren Zunahme der Projekttätigkeit in Unternehmen, müssen Projektteams immer flexibler und effizienter zusammenarbeiten. Projektmanager und Teams benötigen Arbeitsmethoden, welche zu Ihrem jeweiligen Vorgehensmodell und Projekttyp passen. Programm- und Portfoliomanager dagegen müssen stets einen transparenten Überblick über alle Projekte bekommen können, um eindeutige Aussagen zur Gesamtsituation treffen zu können.

Der Gedanke, dass die zentrale Projektsteuerung nicht unter der Individualität einzelner Projekte und Projekttypen leiden darf, wurde in Microsoft Project konsequent umgesetzt. Unter dem Stichwort Agile in Project kann für jedes Projekt die passende Methode gewählt werden, wie zum Beispiel das Agile-, Wasserfall-, Hybrid- oder das aufgabenorientierte Modell. Eine Integration in den Microsoft Planner, welche seit einiger Zeit möglich ist, erlaubt es den Benutzern zudem die Projektarbeit noch spezifischer über den Planner-Plan durchzuführen.

Mit Agile in Project lassen sich ganz einfach agile Methoden in Project Online abbilden. Unabhängig davon, ob das gesamte Projekt agil durchgeführt werden soll, oder ob agile Sichten auf bestehende Wasserfallprojekte angewendet werden sollen, Project macht jede Form der Zusammenarbeit und Auswertung möglich. Projekte können nach Scrum geplant und durchgeführt werden, über Kanban-Boards dargestellt werden und mittels der Erstellung von Backlogs und der Durchführung von Sprints organisationsgerecht abgewickelt werden.

Details zum agilen Arbeiten mit Microsoft Project auf der Microsoft Webseite.

Integration in Microsoft Planner

Die Kombination von Project Online mit dem Microsoft Planner ermöglich ein noch präziseres Verfolgen von einzelnen Aufgabendetails. Die Projektmanager behalten über den Projektstrukturplan jederzeit die Übersicht über den Projektfortschritt und -status, während die Projektmitarbeiter ihre Aufgaben ganz spezifisch im Planner vorfinden. Selbst bei komplexen und vielschichtigen Projekten behalten die Projektmitarbeiter ihre Aufgaben durch die feinere Aufgliederung immer unter Kontrolle, während der Projektmanager eine transparente Übersicht über alle für ihn wichtigen Informationen erhält.

Details zur Integration von Microsoft Project und Microsoft Planner auf der Microsoft Webseite.

Steigerung der Übersichtlichkeit mittels individueller Dashboards und arksoft

Einen weiteren Gewinn an Übersichtlichkeit erhalten Projektmanager in Microsoft Project durch die Verwendung von Wise Elephant der Softwaremarke arksoft. Benutzer können sich ihr individuelles Dashboard zusammenstellen und erhalten mit nur einem Klick alle für sie relevanten Projektinformationen.

Jede Projektstruktur, unabhängig von Projekttyp und verwendeter Arbeitsmethode, kann so strukturiert dargestellt und einfach ausgewertet werden. Welche Vorgänge verspätet sind und welche Meilensteine anstehen, behalten die Projektmanager genauso im Blick wie den aktuellen Fortschritt. Für detaillierte Informationen können Quicklinks verwendet werden, um Berichte, den Arbeitsbereich oder Terminplan aufzurufen.

Details zu individuellen Dashboards mit Wise Elephant auf der arksoft Webseite.

Sie möchten mehr zum noch übersichtlicheren Arbeiten mit Microsoft Project erfahren? Sprechen Sie uns gerne einfach an, als erfahrene Experten haben wir die passende Lösung sicher bereits griffbereit.

 

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Integration von Skype for Business in Microsoft Teams abgeschlossen

Projektmanagement mit Microsoft Project

Microsoft hat die Integration von Skype for Business in Microsoft Teams nun vollständig abgeschlossen. Damit verfügt Teams über alle Funktionalitäten, welche bisher nur in Skype for Business verfügbar waren. Microsoft gibt seinen Benutzern damit die Möglichkeit, Teams als zentrales Kommunikationsmittel in ihrer Organisation zu verwenden und Skype for Business komplett zu ersetzen.

Microsoft Teams ist dabei viel mehr als nur ein Messaging-Tool. Teams kreiert virtuelle Arbeitsräume, welche von zusammenarbeitenden Kollegen für den gesamten Austausch verwendet werden können. Unter anderem können damit Online-Konferenzen abgehalten werden, gemeinsame Aufgaben geplant werden und Dokumente online abgespeichert werden. Teams stellt damit die Schnittstelle der Office 365 Funktionalitäten dar, welche in Teams alle zentral benutzt werden können.

Als Quasi-Nachfolger von Office 365 Groups, ist Teams vollständig in die Office 365 App Welt integriert. Neben den Office 365 Funktionalitäten, und neuerdings der Möglichkeit Skype for Business komplett durch Teams zu ersetzen, bietet Teams auch die Möglichkeit die Applikationen von Drittherstellern in das Tool zu integrieren. Wer bisher auf Office 365 Groups gesetzt hat, kann diese einfach in der Administrationsoberfläche zu Teams umwandeln, so dass sie in der neuen App einfach weiterverwendet werden können.

Teams ermöglicht es, die Kommunikation zwischen bis zu 250 Mitarbeitern abzubilden, egal ob die Kollegen außerhalb oder innerhalb Ihrer Organisation registriert sind.

Die Verwaltung von Microsoft Teams erfolgt bequem und zentral durch die Administratoren des Office 365 Abonnements. Teams kann sowohl über den Browser als auch als eigenständige von Microsoft zur Verfügung gestellte App verwendet werden. Die App steht sowohl für Smartphones mit den Betriebssystemen Android, iOS und Windows 10 for Mobile zur Verfügung, als auch für Windows und macOS.

Mehr zu Microsoft Teams, sowie den Download der kostenfreien Version von Teams, finden Sie unter: https://products.office.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software

Sie möchten mehr über die Möglichkeiten der Zusammenarbeiten in Office 365 oder Microsoft Teams erfahren?


Sprechen Sie uns gerne an und profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung als Microsoft Gold Partner.

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Digitalisierung im Projektmanagement

progress report

Die Digitalisierung ist in der heutigen Zeit das Thema in aller Munde. Selbstfahrende Autos, Roboter, Kryptowährungen und viele andere Neuerungen bestimmen die aktuelle gesellschaftliche Diskussion. Sie trifft uns nicht nur im Privat- sondern insbesondere auch im Arbeitsleben. Auch im Projektmanagement hat die Digitalisierung einen großen und vor allem positiven Einfluss.

Einige Auswirkungen und Potenziale der Digitalisierung im Projektmanagement möchten wir Ihnen im folgenden Beitrag vorstellen:

  1. Effizienzgewinn durch gezielten Tooleinsatz

Die Digitalisierung im Projektmanagement führt vor allem dazu, dass Projekte zunehmend durch digitale Tools, wie beispielsweise Microsoft Project, gesteuert werden. So können punktuelle und individuelle Problemanalysen durchgeführt werden, um anschließend maßgeschneiderte Veränderungen zu implementieren. Außerdem steigt die Produktivität in starkem Maße an: Ein großes Potenzial besteht darin, eine Vielzahl von Projekten zeitgleich durchzuführen und trotzdem stets den Überblick zu behalten.

  1. Verbesserung der Kommunikation

Die digitale Kommunikation und Kollaboration macht es möglich, die zur Verfügung stehenden Ressourcen besser zu bündeln und somit Projekte schneller durchzuführen. Projektmitglieder können sich in Echtzeit am Computer oder über mobile Apps vernetzen, um den gemeinsamen Projektverlauf zu dokumentieren und somit insgesamt im Blick zu haben. Selbst externen Partner ist es auf einfache Weise möglich, am Projekt mitzuarbeiten, da sie leichter in den virtuellen Projektraum integriert werden können. Tools für die Kollaboration wie Microsoft SharePoint oder Teams unterstützen Unternehmen dabei, schnell und effektiv zu kommunizieren.

  1. Herausforderung der Priorisierung

Ein wichtiger Aspekt der zunehmenden Digitalisierung und gleichzeitig höheren Anzahl an Projekten ist die Priorisierung der einzelnen Themen im Team. Schlüsselprojekte und Kernaufgaben innerhalb eines Projektes müssen definiert werden, um eine klare Struktur zu schaffen und nicht den Überblick zu verlieren. Gezielte, softwaregestützte Analysen und Auswertemöglichkeiten wie Microsoft PowerBI helfen Ihnen und Ihrem Unternehmen dabei die wirklich wichtigen Projekte noch besser zu identifizieren und in den Fokus zu stellen.

  1. Flexible Anpassung von Zielen

Gleichzeitig ist es in der digitalen Ära auch wichtig, die Ziele der Projekte jederzeit flexibel anpassen zu können, um den Anforderungen der Kunden stetig gerecht zu werden. Die Grundanforderung hierbei ist es, transparente und effiziente Prozesse zu schaffen, die gegebenenfalls schnell verändert und optimiert werden können.

  1. Neue Kompetenzprofile für Projektteams

Auch die Anforderungen an Projektleiter und Teammitglieder verändern sich.

Die einzelnen Mitglieder müssen sowohl fachliche Qualifikationen als auch kommunikative Fähigkeiten und vor allem Flexibilität mitbringen. Des Weiteren sollten alle Rollen klar definiert und dezentrale Strukturen geschaffen werden.

Auf ungeplante Veränderungen muss flexibel und mit einem hohen Spektrum an bisherigen Erfahrungen eingegangen werden. Das Wissensmanagement wird daher im Zeitalter der Digitalisierung noch wichtiger. Wissensportale wie SharePoint unterstützen die Aggregation von Wissen und aber insbesondere auch die schnelle Auffindbarkeit von Informationen.

  1. Potenziale für Projektleiter

Den Projektleitern können durch die Digitalisierung neue Freiräume ermöglicht werden. Durch Fortschrittsberichte in Echtzeit und transparentere Arbeitsdetails, wird Zeit gespart, welche für neue Projektideen und Aufträge nutzen, die wiederum dem Kunden zu Gute kommen. Komplizierte und bürokratische Routinetätigkeiten werden ebenfalls reduziert.

Sie wollen die Digitalisierung Ihres Unternehmens erfolgreich vorantreiben? Und interessieren sich für den Einsatz von Microsoft Technologien in Ihren Projekten?


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