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Digitalisierung im Projektmanagement

progress report

Die Digitalisierung ist in der heutigen Zeit das Thema in aller Munde. Selbstfahrende Autos, Roboter, Kryptowährungen und viele andere Neuerungen bestimmen die aktuelle gesellschaftliche Diskussion. Sie trifft uns nicht nur im Privat- sondern insbesondere auch im Arbeitsleben. Auch im Projektmanagement hat die Digitalisierung einen großen und vor allem positiven Einfluss.

Einige Auswirkungen und Potenziale der Digitalisierung im Projektmanagement möchten wir Ihnen im folgenden Beitrag vorstellen:

  1. Effizienzgewinn durch gezielten Tooleinsatz

Die Digitalisierung im Projektmanagement führt vor allem dazu, dass Projekte zunehmend durch digitale Tools, wie beispielsweise Microsoft Project, gesteuert werden. So können punktuelle und individuelle Problemanalysen durchgeführt werden, um anschließend maßgeschneiderte Veränderungen zu implementieren. Außerdem steigt die Produktivität in starkem Maße an: Ein großes Potenzial besteht darin, eine Vielzahl von Projekten zeitgleich durchzuführen und trotzdem stets den Überblick zu behalten.

  1. Verbesserung der Kommunikation

Die digitale Kommunikation und Kollaboration macht es möglich, die zur Verfügung stehenden Ressourcen besser zu bündeln und somit Projekte schneller durchzuführen. Projektmitglieder können sich in Echtzeit am Computer oder über mobile Apps vernetzen, um den gemeinsamen Projektverlauf zu dokumentieren und somit insgesamt im Blick zu haben. Selbst externen Partner ist es auf einfache Weise möglich, am Projekt mitzuarbeiten, da sie leichter in den virtuellen Projektraum integriert werden können. Tools für die Kollaboration wie Microsoft SharePoint oder Teams unterstützen Unternehmen dabei, schnell und effektiv zu kommunizieren.

  1. Herausforderung der Priorisierung

Ein wichtiger Aspekt der zunehmenden Digitalisierung und gleichzeitig höheren Anzahl an Projekten ist die Priorisierung der einzelnen Themen im Team. Schlüsselprojekte und Kernaufgaben innerhalb eines Projektes müssen definiert werden, um eine klare Struktur zu schaffen und nicht den Überblick zu verlieren. Gezielte, softwaregestützte Analysen und Auswertemöglichkeiten wie Microsoft PowerBI helfen Ihnen und Ihrem Unternehmen dabei die wirklich wichtigen Projekte noch besser zu identifizieren und in den Fokus zu stellen.

  1. Flexible Anpassung von Zielen

Gleichzeitig ist es in der digitalen Ära auch wichtig, die Ziele der Projekte jederzeit flexibel anpassen zu können, um den Anforderungen der Kunden stetig gerecht zu werden. Die Grundanforderung hierbei ist es, transparente und effiziente Prozesse zu schaffen, die gegebenenfalls schnell verändert und optimiert werden können.

  1. Neue Kompetenzprofile für Projektteams

Auch die Anforderungen an Projektleiter und Teammitglieder verändern sich.

Die einzelnen Mitglieder müssen sowohl fachliche Qualifikationen als auch kommunikative Fähigkeiten und vor allem Flexibilität mitbringen. Des Weiteren sollten alle Rollen klar definiert und dezentrale Strukturen geschaffen werden.

Auf ungeplante Veränderungen muss flexibel und mit einem hohen Spektrum an bisherigen Erfahrungen eingegangen werden. Das Wissensmanagement wird daher im Zeitalter der Digitalisierung noch wichtiger. Wissensportale wie SharePoint unterstützen die Aggregation von Wissen und aber insbesondere auch die schnelle Auffindbarkeit von Informationen.

  1. Potenziale für Projektleiter

Den Projektleitern können durch die Digitalisierung neue Freiräume ermöglicht werden. Durch Fortschrittsberichte in Echtzeit und transparentere Arbeitsdetails, wird Zeit gespart, welche für neue Projektideen und Aufträge nutzen, die wiederum dem Kunden zu Gute kommen. Komplizierte und bürokratische Routinetätigkeiten werden ebenfalls reduziert.

Sie wollen die Digitalisierung Ihres Unternehmens erfolgreich vorantreiben? Und interessieren sich für den Einsatz von Microsoft Technologien in Ihren Projekten?


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Methoden: Agiles Projektmanagement

Das agile Projektmanagement bezeichnet eine Vorgehensweise, bei der innerhalb des Projektes eine Flexibilität insbesondere bezüglich…
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MS Project: Variable Kostenplanung mit Hilfe von Ressourcen

In diesem Blogbeitrag möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie variable Kosten manuell über einen Vorgang…
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MS Project 2013 – Meilensteine erzeugen
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Vorgangsarten – Microsoft Project 2013

Project Online: Die neue Home Experience

Microsoft hat die Startseite von Project Online stark überarbeitet. Die neue Home Page „Project Home“ lässt die Nutzer Projekte öffnen, erstellen und favorisieren, um den Umgang mit mehreren Projekten noch angenehmer und schneller zu gestalten. Eine Übersicht über kürzlich verwendete Projekte trägt ebenfalls zur besseren Übersicht und effizienteren Benutzung von Project Online bei.

Die neue Ansicht wird in den nächsten Wochen nach und nach für alle Project Online Benutzer ausgerollt. Wer die bisherige Ansicht bevorzugt, kann diese weiterhin über einen Klick auf „Go to Project Web App“ am unteren Ende der Seite erreichen.

Project Online Home Page

Wenn die neue Startseite voll in Verwendung ist wird sie ungefähr so aussehen und im Wesentlichen aus den Punkten Neues Projekt, Favoriten und zuletzt verwendete Projekte bestehen.

Die Liste der zuletzt verwendeten Projekte wird alle Projekte zeigen, die seit Einführung der neuen Startseite bearbeitet wurden. Die Liste wird gefüllt unabhängig davon, in welcher PWA Seite auf Ihrem Tenant die Projekte geöffnet wurden und auch unabhängig davon, ob die Projekte in Project Professional oder in Project Online geöffnet wurden. Dies soll die Arbeit insbesondere für Projekt-, Programm- und Portfoliomanagern erleichtern, welche mehrere Projekte gleichzeitig bearbeiten und stets die Übersicht behalten müssen.

Darüber hinaus können Projekte aus der Liste der zuletzt verwendeten Projekte entfernt werden, so dass die Liste übersichtlich bleibt. Ebenso können einzelne Projekte aus der Liste favorisiert werden, so dass sie permanent in den Favoriten auftauchen und jederzeit auf einen Klick geöffnet und bearbeitet werden können.

Microsoft modernisiert damit die Startseite von Project Online deutlich und vereinfacht die Steuerung insbesondere für Benutzer, welche an mehreren Projekten parallel arbeiten. Damit wird die Fähigkeit des Multiprojektmanagements von Project Online auch im Standard noch weiter ausgebaut.

Sie interessieren sich für die Einführung von Project Online? Oder möchten die Fähigkeiten für das Portfolio-, Programm- und Projektmanagement von Microsoft Project noch erweitern?

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Methoden: Agiles Projektmanagement

Das agile Projektmanagement bezeichnet eine Vorgehensweise, bei der innerhalb des Projektes eine Flexibilität insbesondere bezüglich…
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MS Project: Variable Kostenplanung mit Hilfe von Ressourcen

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Methoden: Agiles Projektmanagement

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Das agile Projektmanagement bezeichnet eine Vorgehensweise, bei der innerhalb des Projektes eine Flexibilität insbesondere bezüglich der Projektziele gegeben ist. Seitens des Auftraggebers ist eine hohe Mitwirkung an der Erstellung des Gewerks bzw. der Definition der Anforderungen erforderlich. Bezeichnend für das agile Projektmanagement ist die Konzentration auf die Akzeptanz der Anwender und das zu liefernde Werk. Auf der anderen Seite werden geschäftliche Anforderungen, wie beispielsweise Kostentreue, Termintreue und spezifizierte Anforderungen bei der initialen Planung weniger berücksichtigt.

Wie bei vielen anderen Projektmanagement-Methoden gibt es keine einheitliche Definition von agilem Projektmanagement. In der Regel wird der Begriff „Agiles Projektmanagement“ als Oberbegriff für verschiedene Methoden bei der Software-Entwicklung verwendet (beispielsweise Scrum oder Extreme Programming).

Das Adjektiv „agil“ soll die Flexibilität und Dynamik der Projektsteuerung zum Ausdruck bringen, welche das schnelle Reagieren bei Änderungsanträgen im Bezug auf den Leistungsumfang ermöglicht. Somit hebt der Begriff die Vorteile der geringen Führungs- und Planungsintensität zugunsten hoher Anpassungsfähigkeit und schneller Umsetzung hervor.

Agiles Manifest

Das 2001 veröffentlichte Agile Manifest wird als primäre Referenz für das Agile Projektmanagement angesehen und umfasst die folgenden Quintessenzen:

  • Individuen und Interaktionen über Prozesse und Werkzeuge (Individuals and interactions over processes and tools)
  • Arbeitssoftware über umfassende Dokumentation (Working software over comprehensive documentation)
  • Kundenkooperation über Vertragsverhandlungen (Customer collaboration over contract negotiation)
  • Reagieren auf Änderungen über dem Plan folgen (Responding to change over following a plan)

Herausforderungen und Gründe des Agilen Projektmanagements

Die herkömmliche Projektplanung stellte sich in Verbindung mit Software-Projekten als zu starr und träge dar, was die Konzipierung neuer Rahmenbedingungen erforderlich gemacht hat. Folgende Herausforderungen und Aspekte sprechen für die Agile Projektplanung:

  • Die hohe Innovationsgeschwindigkeit im IT-Bereich (insbesondere in der Software Entwicklung) erfordert schnelle Produktzyklen.
  • Auftraggeber sind oftmals nicht in der Lage eigene Anforderungen zu definieren, sondern benötigen eine Präsentation von Möglichkeiten. Da die Anforderungen zu Beginn eines Projektes nicht vollends klar sind, ist ein schnelles Reagieren auf Änderungen erforderlich.
  • Zu Beginn eines Software-Projektes ist eine Prognose bezüglich Aufwänden und Dauern schwierig. Dies hängt damit zusammen, dass die Softwareentwicklung ein höchst innovativer Prozess ist.

Iteratives Vorgehen

Die Maxime aller agilen Projektmanagement Methoden ist die Planung und das Arbeiten in iterativen Zyklen. Hierbei wird in der Regel pro Iterationszyklus ein vorläufiges Ergebnis vorgestellt, woraufhin eine Teilabnahme bzw. Änderungsanträge seitens des Auftraggebers erfolgen. Die finale Spezifikation des Werks entsteht dadurch erst im Laufe des Projektes.

Mittlerweile fließen immer mehr traditionelle Aspekte und Methoden des klassischen Projektmanagements, wie beispielsweise Risiko- und Problemmanagement in die agile Projektplanung ein, sodass die Abgrenzung zwischen beiden Methoden immer mehr verschwimmt.

Beispielhaftes Iterationsmodell:

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Methoden: Agiles Projektmanagement

Das agile Projektmanagement bezeichnet eine Vorgehensweise, bei der innerhalb des Projektes eine Flexibilität insbesondere bezüglich…
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MS Project: Variable Kostenplanung mit Hilfe von Ressourcen

In diesem Blogbeitrag möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie variable Kosten manuell über einen Vorgang…
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Vorgangsarten – Microsoft Project 2013

MS Project: Variable Kostenplanung mit Hilfe von Ressourcen

In diesem Blogbeitrag möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie variable Kosten manuell über einen Vorgang verteilen können. Üblicherweise haben Sie in Ihrem Projekt Kosten, die unterschiedliche Zahlungsziele haben. Für die Darstellung einer aussagekräftigen Cashflow Übersicht benötigen Sie eine präzise Übersicht der Fälligkeit Ihrer Projektkosten. Eine anteilige Darstellung ist hierfür nicht zielführend.

Um dieses Ziel zu erreichen, können in MS Project sogenannte Kostenressourcen verwendet werden.

Gängige Standardoptionen für Kosten-Ressourcen in MS Project sind die anteilige Fälligkeit, die Fälligkeit zum Beginn des Vorgangs und die Fälligkeit zum Ende des Vorgangs.

In den nächsten Schritten zeige ich Ihnen, wie Sie die Kosten einer Kostenressource manuell über einen Vorgang verteilen können.

Erstellen und Verwalten der Kostenressourcen

Um eine Kostenressource anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie die Ansicht „Ressource: Tabelle“
  2. Geben Sie in der Tabelle den/die Ressourcenname/n ein
  3. Wählen Sie in der Spalte „Art“ den Wert „Kosten“
  4. In der Spalte „Fällig“ wählen Sie „Anteilig“

Bei variablen Kosten werden keine Standardsätze angegeben. Die Tatsächliche Höhe der Kosten wird pro Vorgang festgelegt (Beispiel: Reisekosten für Vorgang1 = 250€, für Vorgang2 = 150€).

Zuweisung von Kosten-Ressourcen zu Vorgängen

Für die manuelle Verteilung der variablen Kosten eignet sich die Ansicht „Vorgang: Einsatz“. An dieser Ansicht müssen für die exakte Planung der variablen Kosten folgende Anpassungen vorgenommen werden:

  1. In der Tabelle: fügen Sie die Spalte „Kosten“ ein
  2. Im Zeitstrahl: fügen Sie hier ebenfalls die „Kosten“ ein und blenden Sie ggf. die Arbeit aus
  3. Bei Bedarf können Sie den Zoom-Faktor so anpassen, dass die Zeitskala den gewünschten Zeitraum anzeigt

Im nächsten Schritt weisen wir einem Vorgang Kosten-Ressourcen zu:

  1. Klicken Sie doppelt auf den jeweiligen Vorgangsnamen und wechseln Sie zum Reiter „Ressourcen“, um dem Vorgang Kosten-Ressourcen zuzuweisen.
  2. Anschließend legen Sie in der selben Maske die Kosten fest, die pro Kosten-Ressource bei diesem Vorgang anfallen.

Die Kosten verteilen sich nun gleichmäßig über den Zeitraum des Vorgangs:

Manuelle Verteilung der Kosten

Da wir in diesem Fall genau das vermeiden möchten, gehen wir ein wenig anders vor. Wir geben die Kosten also nicht als Gesamtsumme für den Vorgang an, sondern verteilen die Kosten manuell über die jeweiligen Tage bzw. Monate. Die Eingabe erfolgt in der Zeitphasentabelle auf der rechten Seite. Zu Beachten ist dabei noch, dass die Kosten innerhalb der Dauer des jeweiligen Vorgangs bleiben.

In der Tabelle auf der linken Seite können Sie anschließend die Gesamtsumme kontrollieren.

Mit Hilfe der Informationen in diesem Blog-Beitrag, sind Sie nun in der Lage Kostenressourcen anzulegen, auf Vorgangsebene zuzuweisen und über die Dauer des Vorgangs manuell zu verteilen.

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MS Project 2013 – Meilensteine erzeugen
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MS Project 2013 – Meilensteine erzeugen

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In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen wie man in MS Project 2013 mithilfe von Meilensteinen wichtige und grundlegende Ereignisse kennzeichnen kann. So kann der Projektfortschritt besser überwacht und reportet werden.

Meilensteine kennzeichnen einen Projektstatus, welcher ein Datum, aber in der Regel keine Dauer hat.

Um Meilensteine in Microsoft Project 2013 zu erzeugen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

-> ANSICHT -> Gantt-Diagramm (Balkendiagramm) -> einen neuen Vorgang einfügen -> in der Spalte „Vorgangsname“ eine Bezeichnung für den Meilenstein eintragen und in der Spalte „Dauer“ den Wert Null eingeben

In MS Project ist es auf die folgende Weise auch möglich, einen vorhandenen Vorgang, dessen Dauer größer als 0 ist, als Meilenstein zu definieren:

-> Doppelklick auf den Namen des Vorgangs, der als Meilenstein festgelegt werden soll -> im Dialogfenster „Informationen zum Vorgang“ den Register „Erweitert“ auswählen -> das Kontrollfeld „Vorgang als Meilenstein darstellen“ aktivieren ->  mit OK bestätigen

Der entsprechende Vorgang wird in Project wie gewohnt im Balkendiagramm als Meilenstein (also ohne Balken) dargestellt. Das Meilensteinsymbol (eine Raute) wird am Endtermin des Vorgangs angezeigt.

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