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Dario.R

Neues Microsoft Project Feature „Roadmap“ vorgestellt

Microsoft Project Roadmap

Microsoft hat ein neues Feature namens „Roadmap“ für Project angekündigt. Roadmap ist in der Lage, Informationen von mehreren Projekten (Wasserfall oder agil) übersichtlich grafisch darzustellen und mit Kollegen zu teilen. Gerade in Projektprogrammen oder Projektportfolios sorgt dieses Feature für eine noch bessere Übersichtlichkeit über Ihre Projekte.

Microsoft Project Home

Sie finden das Feature direkt auf der neuen Homepage von Project, welche wir Ihnen hier vorgestellt haben.

Microsoft Project New Roadmap

Roadmaps können wie ein neues Projekt einfach erstellt werden und sind sofort verfügbar. Microsoft hat einen großen Wert auf die Performance des Features gelegt.

Wenn eine Roadmap erstellt wurde, dient sie als interaktive, grafische Oberfläche, um Informationen zu verschiedenen Projekten eines Programms oder Portfolios noch übersichtlicher darzustellen und zu konsumieren.

Microsoft Project Roadmap

Die Erstellung einer Roadmap ist recht simpel gehalten. Innerhalb der Roadmap werden einfach Zeilen hinzugefügt, welche mit den einzelnen Projekten verknüpft werden. Anschließend kann ausgewählt werden, welche Vorgänge oder Meilensteine in der Roadmap aggregiert dargestellt werden sollen.

Nachdem eine Zeile erstellt wurde, muss der Projekttyp gewählt werden. Zum Release des Features stehen Project Online und Azure Boards Projekte zur Auswahl. Microsoft hat angekündigt mit der Zeit noch weitere Projekttypen hinzuzufügen. Als technische Basis für die Verknüpfungen kommt Microsoft Flow zum Einsatz, welches ein flexibles und einfach zu verwendendes Verbindungssystem darstellt.

Microsoft Project Roadmap New Row

Nachdem der Projekttyp gewählt ist, wählt der Benutzer ein Projekt aus und meldet sich an diesem Projekt an. Microsoft Flow übernimmt die Benutzersteuerung im Hintergrund und stellt die sichere Authentifizierung sicher.

Microsoft Project Roadmap Connection

Sobald die Vorgänge in der Roadmap sichtbar sind, kann ihnen durch den Roadmap Manager ein Status zugeordnet werden. Dieser Status wird unabhängig vom tatsächlichen Projekt gesetzt und kann vom Roadmap Manager zum Reporting verwendet werden. Danach muss nur noch ausgewählt werden, welche Vorgänge tatsächlich in der Roadmap angezeigt werden sollen.

Microsoft Project Roadmap Set Status

Im Produktiveinsatz der Roadmap kann dann ein Drill-Down auf einzelne Tasks im Originalsystem des Projekts vorgenommen werden. Ist zum Beispiel ein Vorgang als riskant eingestuft, kann sich der Roadmap Manager über die Verlinkung bis zum originalen Projekt durchklicken, um noch mehr Details zu erhalten oder um auf Veränderungen zu reagieren.

Microsoft Project Roadmap Details

Zusätzlich zu den Daten aus den originalen Projekten, kann der Benutzer in der Roadmap bestimmte Zeitpunkte festlegen und anzeigen. Am oberen Rand der Roadmap markieren diese Zeitpunkte besondere zeitliche Events, wie zum Beispiel ein Produktlaunch oder eine Marketingveranstaltung.

Microsoft Project Roadmap Key Date

Nachdem die Roadmap erstellt und eingerichtet ist, kann sie natürlich mit Anderen geteilt werden. Das Teilen wird durch Office Modern Groups realisiert. Sobald eine Roadmap geteilt wird, wird automatisch eine Modern Group erstellt, welche weitere Möglichkeiten der Zusammenarbeit bietet. Eine Roadmap kann ebenfalls mit einer bereits bestehenden Modern Group geteilt werden.

Microsoft Project Roadmap Group Share

Das Roadmap Feature wird aktuell bereits im Early Adopter Programm von Microsoft zur Verfügung gestellt. In Kürze soll es für die breite Project Online Community verfügbar sein.

Neben diesem neuen Feature zur Verbesserung der Übersichtlichkeit in Ihrer Projektumgebung, bieten wir unter unserer Marke arksoft noch einige weitere Verbesserungen, welche das Arbeiten mit Microsoft Project noch unkomplizierter macht.

Unsere Erweiterung Calm Buffalo zum Beispiel, implementiert einen Ressourcengenehmigungsprozess direkt in Ihre Projektumgebung. Die Kommunikation zwischen Ressourcenmanagern und Projektleitern in Ihrem Unternehmen wird verbessert, indem der Bedarf und die Freigabe von Ressourcen zentral und unabhängig verwaltet wird.

Sie möchten mehr zum noch übersichtlicheren Arbeiten mit Microsoft Project erfahren? Sprechen Sie uns gerne einfach an, als erfahrene Experten haben wir die passende Lösung sicher bereits griffbereit.

 

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Microsoft Project Roadmap
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Neues Microsoft Project Feature „Roadmap“ vorgestellt

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Für jeden Projekttyp den richtigen Arbeitsstil – mit Microsoft Project kein Problem

Mit der weiteren Zunahme der Projekttätigkeit in Unternehmen, müssen Projektteams immer flexibler und effizienter zusammenarbeiten.…
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Integration von Skype for Business in Microsoft Teams abgeschlossen
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Digitalisierung im Projektmanagement

Für jeden Projekttyp den richtigen Arbeitsstil – mit Microsoft Project kein Problem

Microsoft Project Online - Microsoft Planner

Mit der weiteren Zunahme der Projekttätigkeit in Unternehmen, müssen Projektteams immer flexibler und effizienter zusammenarbeiten. Projektmanager und Teams benötigen Arbeitsmethoden, welche zu Ihrem jeweiligen Vorgehensmodell und Projekttyp passen. Programm- und Portfoliomanager dagegen müssen stets einen transparenten Überblick über alle Projekte bekommen können, um eindeutige Aussagen zur Gesamtsituation treffen zu können.

Der Gedanke, dass die zentrale Projektsteuerung nicht unter der Individualität einzelner Projekte und Projekttypen leiden darf, wurde in Microsoft Project konsequent umgesetzt. Unter dem Stichwort Agile in Project kann für jedes Projekt die passende Methode gewählt werden, wie zum Beispiel das Agile-, Wasserfall-, Hybrid- oder das aufgabenorientierte Modell. Eine Integration in den Microsoft Planner, welche seit einiger Zeit möglich ist, erlaubt es den Benutzern zudem die Projektarbeit noch spezifischer über den Planner-Plan durchzuführen.

Mit Agile in Project lassen sich ganz einfach agile Methoden in Project Online abbilden. Unabhängig davon, ob das gesamte Projekt agil durchgeführt werden soll, oder ob agile Sichten auf bestehende Wasserfallprojekte angewendet werden sollen, Project macht jede Form der Zusammenarbeit und Auswertung möglich. Projekte können nach Scrum geplant und durchgeführt werden, über Kanban-Boards dargestellt werden und mittels der Erstellung von Backlogs und der Durchführung von Sprints organisationsgerecht abgewickelt werden.

Details zum agilen Arbeiten mit Microsoft Project auf der Microsoft Webseite.

Integration in Microsoft Planner

Die Kombination von Project Online mit dem Microsoft Planner ermöglich ein noch präziseres Verfolgen von einzelnen Aufgabendetails. Die Projektmanager behalten über den Projektstrukturplan jederzeit die Übersicht über den Projektfortschritt und -status, während die Projektmitarbeiter ihre Aufgaben ganz spezifisch im Planner vorfinden. Selbst bei komplexen und vielschichtigen Projekten behalten die Projektmitarbeiter ihre Aufgaben durch die feinere Aufgliederung immer unter Kontrolle, während der Projektmanager eine transparente Übersicht über alle für ihn wichtigen Informationen erhält.

Details zur Integration von Microsoft Project und Microsoft Planner auf der Microsoft Webseite.

Steigerung der Übersichtlichkeit mittels individueller Dashboards und arksoft

Einen weiteren Gewinn an Übersichtlichkeit erhalten Projektmanager in Microsoft Project durch die Verwendung von Wise Elephant der Softwaremarke arksoft. Benutzer können sich ihr individuelles Dashboard zusammenstellen und erhalten mit nur einem Klick alle für sie relevanten Projektinformationen.

Jede Projektstruktur, unabhängig von Projekttyp und verwendeter Arbeitsmethode, kann so strukturiert dargestellt und einfach ausgewertet werden. Welche Vorgänge verspätet sind und welche Meilensteine anstehen, behalten die Projektmanager genauso im Blick wie den aktuellen Fortschritt. Für detaillierte Informationen können Quicklinks verwendet werden, um Berichte, den Arbeitsbereich oder Terminplan aufzurufen.

Details zu individuellen Dashboards mit Wise Elephant auf der arksoft Webseite.

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Projektmanagement mit Microsoft Project
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Integration von Skype for Business in Microsoft Teams abgeschlossen
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Digitalisierung im Projektmanagement

Integration von Skype for Business in Microsoft Teams abgeschlossen

Projektmanagement mit Microsoft Project

Microsoft hat die Integration von Skype for Business in Microsoft Teams nun vollständig abgeschlossen. Damit verfügt Teams über alle Funktionalitäten, welche bisher nur in Skype for Business verfügbar waren. Microsoft gibt seinen Benutzern damit die Möglichkeit, Teams als zentrales Kommunikationsmittel in ihrer Organisation zu verwenden und Skype for Business komplett zu ersetzen.

Microsoft Teams ist dabei viel mehr als nur ein Messaging-Tool. Teams kreiert virtuelle Arbeitsräume, welche von zusammenarbeitenden Kollegen für den gesamten Austausch verwendet werden können. Unter anderem können damit Online-Konferenzen abgehalten werden, gemeinsame Aufgaben geplant werden und Dokumente online abgespeichert werden. Teams stellt damit die Schnittstelle der Office 365 Funktionalitäten dar, welche in Teams alle zentral benutzt werden können.

Als Quasi-Nachfolger von Office 365 Groups, ist Teams vollständig in die Office 365 App Welt integriert. Neben den Office 365 Funktionalitäten, und neuerdings der Möglichkeit Skype for Business komplett durch Teams zu ersetzen, bietet Teams auch die Möglichkeit die Applikationen von Drittherstellern in das Tool zu integrieren. Wer bisher auf Office 365 Groups gesetzt hat, kann diese einfach in der Administrationsoberfläche zu Teams umwandeln, so dass sie in der neuen App einfach weiterverwendet werden können.

Teams ermöglicht es, die Kommunikation zwischen bis zu 250 Mitarbeitern abzubilden, egal ob die Kollegen außerhalb oder innerhalb Ihrer Organisation registriert sind.

Die Verwaltung von Microsoft Teams erfolgt bequem und zentral durch die Administratoren des Office 365 Abonnements. Teams kann sowohl über den Browser als auch als eigenständige von Microsoft zur Verfügung gestellte App verwendet werden. Die App steht sowohl für Smartphones mit den Betriebssystemen Android, iOS und Windows 10 for Mobile zur Verfügung, als auch für Windows und macOS.

Mehr zu Microsoft Teams, sowie den Download der kostenfreien Version von Teams, finden Sie unter: https://products.office.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software

Sie möchten mehr über die Möglichkeiten der Zusammenarbeiten in Office 365 oder Microsoft Teams erfahren?


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Methoden: Agiles Projektmanagement

Das agile Projektmanagement bezeichnet eine Vorgehensweise, bei der innerhalb des Projektes eine Flexibilität insbesondere bezüglich…
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MS Project: Variable Kostenplanung mit Hilfe von Ressourcen

In diesem Blogbeitrag möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie variable Kosten manuell über einen Vorgang…
Projektdateien
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MS Project 2013 – Meilensteine erzeugen
Vorgangsarten
Tipps & Tricks
Vorgangsarten – Microsoft Project 2013

Digitalisierung im Projektmanagement

progress report

Die Digitalisierung ist in der heutigen Zeit das Thema in aller Munde. Selbstfahrende Autos, Roboter, Kryptowährungen und viele andere Neuerungen bestimmen die aktuelle gesellschaftliche Diskussion. Sie trifft uns nicht nur im Privat- sondern insbesondere auch im Arbeitsleben. Auch im Projektmanagement hat die Digitalisierung einen großen und vor allem positiven Einfluss.

Einige Auswirkungen und Potenziale der Digitalisierung im Projektmanagement möchten wir Ihnen im folgenden Beitrag vorstellen:

  1. Effizienzgewinn durch gezielten Tooleinsatz

Die Digitalisierung im Projektmanagement führt vor allem dazu, dass Projekte zunehmend durch digitale Tools, wie beispielsweise Microsoft Project, gesteuert werden. So können punktuelle und individuelle Problemanalysen durchgeführt werden, um anschließend maßgeschneiderte Veränderungen zu implementieren. Außerdem steigt die Produktivität in starkem Maße an: Ein großes Potenzial besteht darin, eine Vielzahl von Projekten zeitgleich durchzuführen und trotzdem stets den Überblick zu behalten.

  1. Verbesserung der Kommunikation

Die digitale Kommunikation und Kollaboration macht es möglich, die zur Verfügung stehenden Ressourcen besser zu bündeln und somit Projekte schneller durchzuführen. Projektmitglieder können sich in Echtzeit am Computer oder über mobile Apps vernetzen, um den gemeinsamen Projektverlauf zu dokumentieren und somit insgesamt im Blick zu haben. Selbst externen Partner ist es auf einfache Weise möglich, am Projekt mitzuarbeiten, da sie leichter in den virtuellen Projektraum integriert werden können. Tools für die Kollaboration wie Microsoft SharePoint oder Teams unterstützen Unternehmen dabei, schnell und effektiv zu kommunizieren.

  1. Herausforderung der Priorisierung

Ein wichtiger Aspekt der zunehmenden Digitalisierung und gleichzeitig höheren Anzahl an Projekten ist die Priorisierung der einzelnen Themen im Team. Schlüsselprojekte und Kernaufgaben innerhalb eines Projektes müssen definiert werden, um eine klare Struktur zu schaffen und nicht den Überblick zu verlieren. Gezielte, softwaregestützte Analysen und Auswertemöglichkeiten wie Microsoft PowerBI helfen Ihnen und Ihrem Unternehmen dabei die wirklich wichtigen Projekte noch besser zu identifizieren und in den Fokus zu stellen.

  1. Flexible Anpassung von Zielen

Gleichzeitig ist es in der digitalen Ära auch wichtig, die Ziele der Projekte jederzeit flexibel anpassen zu können, um den Anforderungen der Kunden stetig gerecht zu werden. Die Grundanforderung hierbei ist es, transparente und effiziente Prozesse zu schaffen, die gegebenenfalls schnell verändert und optimiert werden können.

  1. Neue Kompetenzprofile für Projektteams

Auch die Anforderungen an Projektleiter und Teammitglieder verändern sich.

Die einzelnen Mitglieder müssen sowohl fachliche Qualifikationen als auch kommunikative Fähigkeiten und vor allem Flexibilität mitbringen. Des Weiteren sollten alle Rollen klar definiert und dezentrale Strukturen geschaffen werden.

Auf ungeplante Veränderungen muss flexibel und mit einem hohen Spektrum an bisherigen Erfahrungen eingegangen werden. Das Wissensmanagement wird daher im Zeitalter der Digitalisierung noch wichtiger. Wissensportale wie SharePoint unterstützen die Aggregation von Wissen und aber insbesondere auch die schnelle Auffindbarkeit von Informationen.

  1. Potenziale für Projektleiter

Den Projektleitern können durch die Digitalisierung neue Freiräume ermöglicht werden. Durch Fortschrittsberichte in Echtzeit und transparentere Arbeitsdetails, wird Zeit gespart, welche für neue Projektideen und Aufträge nutzen, die wiederum dem Kunden zu Gute kommen. Komplizierte und bürokratische Routinetätigkeiten werden ebenfalls reduziert.

Sie wollen die Digitalisierung Ihres Unternehmens erfolgreich vorantreiben? Und interessieren sich für den Einsatz von Microsoft Technologien in Ihren Projekten?


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Methoden: Agiles Projektmanagement

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MS Project: Variable Kostenplanung mit Hilfe von Ressourcen

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MS Project 2013 – Meilensteine erzeugen
Vorgangsarten
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Vorgangsarten – Microsoft Project 2013

Microsoft stellt seine Rechenzentren betreffend der Deutschland Cloud um

Was Gerüchte bereits vermuten ließen, wurde jetzt offiziell angekündigt. Microsoft stellt seine Rechenzentren in Deutschland um. Es werden zwei neue Cloud-Regionen in Deutschland für den Betrieb der Public Cloud aufgebaut. Gleichzeitig wird die bisher getrennt betriebene Deutschland Cloud für Neukunden nicht mehr zugelassen.

Seit 2015 hatte Microsoft zusammen mit der Telekom eine separat gesicherte und von der weltweiten Microsoft Cloud getrennte Lösung angeboten, welche die Datenspeicherung in Deutschland und besonders strenge Compliance-Richtlinien garantierte. Mit der Begründung von sich ändernden Kundenanforderungen, wird die Deutschland Cloud zwar für Bestandskunden noch fortgeführt, Neukunden können die Dienste allerdings ab sofort nicht mehr buchen.

Zukünftig können Kunden entscheiden, ob Sie die bereits bestehenden europäischen Cloud Regionen verwenden, oder ob sie die neuen in Deutschland entstehenden Regionen bevorzugen. Die neuen Rechenzentren in Berlin und Frankfurt sollen beginnend ab dem vierten Quartal 2018 alle Dienste nach und nach bereitstellen.

Zukünftig werden alle Regionen an das weltweite Cloud Netzwerk angeschlossen, so dass global eine einheitliche Serviceleistung von Microsoft garantiert werden kann. Auch Datenschutz und Compliance Standards sollen weltweit auf einem sehr hohen Niveau eingehalten werden.

Microsoft schreibt dazu:

Wir verfügen über langjährige Expertise in Datenschutz und Datensicherheit. Weltweit schaffen wir für unsere Kunden auf Grundlage der Microsoft-Trusted-Cloud-Grundsätze und des branchenweit umfassendsten Angebots an Compliance-Zertifikaten und -Testaten die Voraussetzungen, komplexen Sicherheits- und Datenschutzanforderungen erfolgreich zu entsprechen. Die neuen Rechenzentrums-Regionen in Deutschland werden als Teil des globalen Microsoft-Cloud-Netzwerks die gleichen Service-Level und Sicherheitsstandards bieten wie unsere weltweiten Microsoft-Cloud-Angebote. Um zusätzliche Compliance-Anforderungen unserer Kunden zu erfüllen, planen wir für die neuen Cloud-Dienste auch eine Zertifizierung nach dem Anforderungskatalog „Cloud Computing Compliance Controls Catalogue“ (C5).

Quelle: https://news.microsoft.com/de-de/microsoft-cloud-2019-rechenzentren-deutschland/

Sie interessieren sich für den Schritt in die Cloud? Oder sind sich noch unsicher welche Hostingoption für Sie wirklich passt?

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Methoden: Agiles Projektmanagement

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MS Project: Variable Kostenplanung mit Hilfe von Ressourcen

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Vorgangsarten – Microsoft Project 2013

Project Online: Die neue Home Experience

Microsoft hat die Startseite von Project Online stark überarbeitet. Die neue Home Page „Project Home“ lässt die Nutzer Projekte öffnen, erstellen und favorisieren, um den Umgang mit mehreren Projekten noch angenehmer und schneller zu gestalten. Eine Übersicht über kürzlich verwendete Projekte trägt ebenfalls zur besseren Übersicht und effizienteren Benutzung von Project Online bei.

Die neue Ansicht wird in den nächsten Wochen nach und nach für alle Project Online Benutzer ausgerollt. Wer die bisherige Ansicht bevorzugt, kann diese weiterhin über einen Klick auf „Go to Project Web App“ am unteren Ende der Seite erreichen.

Project Online Home Page

Wenn die neue Startseite voll in Verwendung ist wird sie ungefähr so aussehen und im Wesentlichen aus den Punkten Neues Projekt, Favoriten und zuletzt verwendete Projekte bestehen.

Die Liste der zuletzt verwendeten Projekte wird alle Projekte zeigen, die seit Einführung der neuen Startseite bearbeitet wurden. Die Liste wird gefüllt unabhängig davon, in welcher PWA Seite auf Ihrem Tenant die Projekte geöffnet wurden und auch unabhängig davon, ob die Projekte in Project Professional oder in Project Online geöffnet wurden. Dies soll die Arbeit insbesondere für Projekt-, Programm- und Portfoliomanagern erleichtern, welche mehrere Projekte gleichzeitig bearbeiten und stets die Übersicht behalten müssen.

Darüber hinaus können Projekte aus der Liste der zuletzt verwendeten Projekte entfernt werden, so dass die Liste übersichtlich bleibt. Ebenso können einzelne Projekte aus der Liste favorisiert werden, so dass sie permanent in den Favoriten auftauchen und jederzeit auf einen Klick geöffnet und bearbeitet werden können.

Microsoft modernisiert damit die Startseite von Project Online deutlich und vereinfacht die Steuerung insbesondere für Benutzer, welche an mehreren Projekten parallel arbeiten. Damit wird die Fähigkeit des Multiprojektmanagements von Project Online auch im Standard noch weiter ausgebaut.

Sie interessieren sich für die Einführung von Project Online? Oder möchten die Fähigkeiten für das Portfolio-, Programm- und Projektmanagement von Microsoft Project noch erweitern?

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Methoden: Agiles Projektmanagement

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MS Project: Variable Kostenplanung mit Hilfe von Ressourcen

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Projekte erfolgreicher managen mit Projektmanagementstandards

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Erfolgreich durchgeführte Projekte sind für die strategische Weiterentwicklung und das Wachstum eines Unternehmens äußerst entscheidend. Durch die zunehmende Komplexität der Aufgaben sowie den Einbezug von Mitarbeitern aus verschiedenen Bereichen, ist das Projektmanagement von sehr hoher und immer noch wachsender Bedeutung.

Um das Projektmanagement so effizient wie möglich zu gestalten, können offizielle Projektmanagementstandards verwendet werden oder diese als Orientierung herangezogen werden. Diese standardisierten Vorgehensweisen und Frameworks gewährleisten einheitliche, klar definierte Begriffe und Vorgänge, hilft Fehler zu reduzieren oder zu vermeiden und Projekte rechtzeitig zum Abschluss zu bringen.

Es werden zahlreiche Standards und Zertifizierungen in diesem Bereich angeboten, wobei wir Ihnen unsere Sicht auf die drei gängigsten vorstellen möchten.

Dazu zählen der Standard PMBOK des Project Management Institute (PMI), der Standard IPMA der International Project Management Association (IPMA), in Deutschland vertreten durch die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement (GPM), sowie PRINCE2 (Projects in Controlled Environments) von AXELOS.

PMBOK/PMI

Einer der bekanntesten Projektmanagementstandards ist das PMBOK des US-amerikanischen Projekt Management Institute (PMI). Dieser wird alle 4-5 Jahre an die aktuellen Entwicklungen des Projektmanagements angepasst und ist im September 2017 in der aktuellsten Auflage erschienen. Allgemein lässt sich dieser Standard als Sammlung von Best Practices, die erfolgreich in amerikanischen Unternehmen verschiedener Branchen durchgeführt wurden, beschreiben.

Prozessorientierter Aufbau

Es gibt 5 Prozessgruppen:

  • Initiating
  • Planning
  • Executing
  • Monitoring and Control
  • Closing

Sowie 10 Wissensgebiete:

  • Integration Management
  • Scope Management
  • Schedule Management
  • Cost Management
  • Quality Management
  • Resource Management
  • Communications Management
  • Risk Management
  • Procurement Management
  • Stakeholder Management

Diese Prozessgruppen und Wissensgebiete werden insgesamt über 47 Prozesse miteinander verbunden. Zu jedem Prozess werden ebenfalls jeweils Input, Output, Methoden als auch die dafür benötigten Werkzeuge beschrieben.

Daraus entsteht eine umfassende Matrix, die als Leitfaden für Projekte in den verschiedensten Branchen angewandt werden kann.

IPMA/GPM

Im Gegensatz zum PMBOK stellt der Standard der International Project Management Association (IPMA) mit ihrer deutschen Mitgliedsgesellschaft, der Gesellschaft für Projektmanagement (GPM), eine individuelle Vorgehensweise bereit. Hier liegt der Fokus nicht auf Best Practices sondern auf den Kompetenzen des Projektleiters.

Aufbau nach Kompetenzen

Insgesamt werden 46 Kompetenzen in 3 Kompetenzfelder aufgeteilt:

  • Behavioural Competences – soziale Kompetenz des Projektleiters
  • Contextual Competences – Kompetenzen für Projekte, Programme und Portfolios
  • Technical Competences  – Kompetenzen im operativen Projektmanagement

Es gibt keine spezifischen Methoden, Verfahren oder Werkzeuge, die vorgegeben werden. Also wird kein bestimmter Prozess beschrieben, sondern das notwendige Können des Projektleiters. Der Plot besteht darin, dass der Projektleiter die jeweils an die Aufgabenstellung angepassten Werkzeuge und Methoden effizient auswählen soll.

PRINCE2

Der Projektmanagementstandard PRINCE2 vereinigt Methoden- und Führungskompetenzen. Der Projektablauf wird von Projektstart bis zum Projektende komplett definiert und festgelegt. Er gibt eine Antwort auf die Frage:

Was wird von wem und wann durchgeführt?

Elementarer Aufbau

Es gibt 7 Grundprinzipien – welche festlegen ob ein Projekt nach PRINCE2 durchgeführt wird oder nicht

  • Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung
  • Lernen aus Erfahrungen
  • Definierte Rollen und Verantwortungen
  • Steuern über Managementphasen
  • Steuern nach dem Ausnahmeprinzip
  • Produktorientierung (=Ergebnisorientierung)
  • Anpassen an sich ändernde Projektumgebungen

Darüber hinaus gibt es 7 Themen – welche kontinuierlich vom Projektleiter betrachtet werden müssen:

  • Business Case
  • Organisation
  • Qualität
  • Pläne
  • Risiken
  • Änderungen
  • Fortschritt

Und 7 Prozesse – welche die notwendigen Aktivitäten des Projekts definieren

  • Vorbereiten eines Projekts, Starting up a Project
  • Lenken eines Projekts, Directing a Project
  • Initiieren eines Projekts, Initiating a Project
  • Steuern einer Phase, Controlling a Stage
  • Managen der Produktlieferung, Managing Product Delivery
  • Managen eines Phasenübergangs, Managing a Stage Boundary
  • Abschließen eines Projekts, Closing a Project

Es wird also ein Rahmen vorgegeben, der Schritt für Schritt vom Projektleiter abgearbeitet werden muss.

Direkter Vergleich der Projektmanagementstandards

PMBOK/PMI

  • Prozessorientiert
  • Internationaler Marktführer
  • Anpassung der Prozesse notwendig
  • Bietet gutes Framework, um Projektmanagement-Prozesse aufzubauen
  • Bietet international anerkannte Zertifizierungen

IPMA/GPM

  • Kompetenzbasiert
  • Branchen- / Länderspezifisch
  • Projektmanagement-prozesse müssen selbst definiert werden
  • Geeignet für die Weiterentwicklung von Projektmanagement-Skills
  • Bietet international anerkannte Zertifizierungen

PRINCE2

  • Phasen / Prozessorientiert
  • Gut kombinierbar mit anderen Standards
  • Standard kann einfach und unabhängig eingeführt werden
  • Abgrenzung der Rollen von Projektleiter und Auftraggeber
  • Bietet international anerkannte Zertifizierungen
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MS Project: Variable Kostenplanung mit Hilfe von Ressourcen

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Microsoft OneDrive vs. Microsoft SharePoint

Unterschiede zwischen OneDrive und SharePoint

Microsoft OneDrive for Business und SharePoint sind beides Komponenten aus Office 365 mit überschneidender Architektur und Funktionen. Oftmals kommt hierbei die Frage auf, wo genau die Unterschiede liegen, welche Plattform für welchen Einsatzzweck geeignet ist und wo die Dokumente besser abgespeichert werden sollten. Näheres wird Ihnen in diesem Blogeintrag erklärt.

Grundlegendes zu OneDrive und SharePoint

Zu beachten gilt, dass von OneDrive eine Version für Privatnutzer und eine Version für Firmen zu Verfügung stehen. Die Business Version unterscheidet sich hierbei stark von der Version für den Privatanwender. Bei einem bestehenden Microsoft Account steht Ihnen automatisch auch OneDrive zur Verfügung. Jeder kann sich für einen Microsoft Account mit jeder E-Mail Adresse registrieren (egal ob von Microsoft oder von einem anderen Anbieter) und erhält somit kostenlosen Speicherplatz. Wem dieser Speicherplatz nicht ausreicht, der kann günstig weiteren Speicher hinzukaufen. Sobald Sie Ihren OneDrive Account haben, können Sie diesen online abrufen oder mit Ihren Geräten synchronisieren.

Sobald Sie einen Office 365 Plan für kommerzielle Zwecke nutzen, verwenden Sie OneDrive for Business. Trotz desselben Namens und Logos hat dieses Tool wenig mit dem privaten OneDrive zu tun. Üblicherweise wird diese Version von einzelnen Personen oder Firmenteams als zentrale Dateiablage verwendet. OneDrive for Business ermöglicht das Versionieren und teilen von Dokumenten sowohl für interne als auch für externe Zwecke. Des Weiteren kann es mit Ihren Geräten synchronisiert werden und somit können Sie lokal Ihre Dokumente bearbeiten, wobei Änderungen Online immer auf dem neuesten Stand sind.

Genau wie in OneDrive for Business können Sie auch in SharePoint Dateien und Dokumente mit Kollegen teilen, versionieren und synchronisieren. Allerdings ist mit SharePoint noch vieles mehr möglich. So lassen sich ganze Teamwebseiten mit bspw. Diskussionsrunden, Blogs, Wikis, Kalendern, Aufgabenlisten und vielem mehr erstellen – während OneDrive sich auf die  Dokumentablage beschränkt. Da sich mit SharePoint außerdem ganze Webseiten aufbauen lassen, wird SharePoint häufig für das Projektmanagement, als Intranet Portal und für vieles mehr verwendet. SharePoint eignet sich also vor allem für Firmen mit mehreren individuellen Teams, deren Mitglieder an mehreren Dokumenten zugleich arbeiten möchten und dabei noch erweiterte Features benötigen.

Konkret gesagt ist also der Unterschied zwischen OneDrive for Business und SharePoint: Dokumente, die in OneDrive for Business eingestellt werden, sind automatisch privat und können von keinem anderen eingesehen werden. Währenddessen sind in SharePoint veröffentlichte Dokumente automatisch für das ganze Team sichtbar und je nach Berechtigung auch bearbeitbar. Auch das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten in Echtzeit ist durch SharePoint möglich. Beide Plattformen haben den gleichen technologischen Ursprung, allerdings wurden sie für unterschiedliche Ziele entwickelt. Bei einem SharePoint gehört die OneDrive for Business Bibliothek zur my-site.sharepoint.com Websitesammlung während die SharePoint Bibliotheken zu den entsprechenden domain.sharepoint.com Websitesammlungen gehören.

Hier ein paar SharePoint Features näher erklärt

Dashboards: Mitarbeiter können sich auf einer eigenen Office 365 Firmenumgebung einloggen und dort Neuigkeiten, Notizen, Ankündigungen usw. lesen.

Workflows: Automatische und programmierbare Aktionen, die bspw. ausgeführt werden, wenn ein Dokument hochgeladen wird. Ein Beispiel wäre das Versenden einer E-Mail, beim Upload eines Dokuments.

Listen: Hierbei handelt es sich um anpassbare Tabellen. Hier können Daten eingetragen werden, Spalten unterschiedlicher Datentypen hinzugefügt werden, und Beziehungen zwischen Entitäten hergestellt werden.

Kalender: Hier können für ein Team relevante Meetings und Termine eingetragen werden.

Newsfeed: Newsfeeds ähneln einem öffentlichen Blog oder Mikroblog. Über diesen können Sie eine Unterhaltung mit Personen beginnen und im Bezug auf Beiträge und Freigaben anderer Personen auf dem neuesten Stand bleiben.

Add-Ins: Dank SharePoint-Add-Ins lässt sich Ihr SharePoint um Funktionen erweitern. Diese können über einen Store seitens Microsoft bezogen werden oder selbst entwickelt werden. So ist es modular möglich, einen SharePoint auf die eigenen Wünsche anzupassen. Informationen zu Grobman & Schwarz SharePoint Add-ins finden Sie hier.

Weitere Informationen zu SharePoint finden Sie auch hier.

Vergleich von OneDrive und SharePoint kurz zusammengefasst

OneDrive for Business SharePoint Online

Enthalten im Office 365 Bunsiness Plan

Enthalten im Office 365 Bunsiness Plan

Auch häufig als „Speicherort“ bezeichnet

Auch häufig „Team-Seite“ genannt

Eine extra Version für Privat-Personen ist verfügbar

Nur in den „Business“ oder Enterprise Varianten verfügbar

Kernarchitektur basierend auf SharePoint

Kernarchitektur basierend auf SharePoint

Zugriff über den Browser, lokalen Ordner oder per App möglich

Meist erfolgt der Zugriff über den Browser, allerdings auch als lokaler Ordner oder per App möglich

Alle Uploads sind standardmäßig privat, außer diese werden geteilt

Uploads übernehmen die Berechtigungen des Ordners in dem diese liegen

Bester Ort um private Arbeitsdokumente abzulegen

Bester Ort um Team Dateien und Dokumente an welchen zusammengearbeitet werden soll abzulegen

Nur als Dateiablage

Bietet die Möglichkeit Teamseiten, Blogs, Intranet Portale und vieles mehr zu erstellen

Keine Erweiterung möglich

Erweiterung durch Workflows und Add-Ins möglich. Add-Ins können selbst entwickelt oder über den Microsoft-Store bezogen werden.

OneDrive for Business wird verwendet, wenn …

  • … das Dokument nur durch mich persönlich angezeigt werden darf. Da Dokumente hier automatisch nur für mich freigegeben sind, ist dies der ideale Ort um beispielsweise Rohentwürfe oder Blogbeiträge abzuspeichern, die von anderen Personen nicht benötigt werden.
  • … nur ein eingeschränkter Personenkreis Zugriff auf das Dokument haben soll. Soll ein Dokument beispielsweise nur von vereinzelten Personen, möglicherweise auch aus unterschiedlichen Teams, angesehen werden können, so eignet sich OneDrive for Business als Dateiablage.

SharePoint wird verwendet, wenn …

  • … neben der Dokumentenablage weitere Tools für die Zusammenarbeit benötigt werden. So bietet SharePoint Kalender, Aufgabenlisten und vieles mehr.
  • … Dokumente für ein gesamtes Team relevant sind und ein Zentrale Plattform für das Zusammenarbeiten an Dokumenten benötigt wird.

Fazit

Die Funktionen von SharePoint und OneDrive überschneiden sich tatsächlich in der Funktion der Dateiablage und Funktionen zum Teilen. Allerdings ist das OneDrive for Business auch nur für diese Funktionen geschaffen. Wer weitere Funktionen zur Teamarbeit nutzen möchte, der sollte ein Office Abonnement wählen, welches auch SharePoint enthält.

Sie haben noch Fragen zu MS SharePoint oder OneDrive? Sprechen Sie uns gerne an und profitieren Sie von unserer jahrelangen Erfahrung als Microsoft Gold Partner.

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MS Project: Variable Kostenplanung mit Hilfe von Ressourcen

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SharePoint 2019: Public Preview gestartet

Vor kurzem hat Microsoft die lange erwartete Public Preview von SharePoint 2019 zum Download freigegeben. Wir haben uns die neue Version bereits angesehen und möchten Ihnen nachfolgend einen kurzen Überblick über das Update des beliebten Tools geben.

Die wohl wesentlichste Änderung ist die Angleichung des Kerns von SharePoint Server 2019 an SharePoint online. Wie erwartet, hat Microsoft die Administration und das Look & Feel der beiden Versionen sehr stark angeglichen. Für Administratoren wie Entwickler macht es dies natürlich deutlich einfacher Lösungen für beide Versionen parallel zu verwalten und zu entwickeln.

Um das neue Look and Feel zu kreieren, wurden nun auch im SharePoint Server die sogenannten Modern Pages vollständig ausgerollt, welche ein moderneres und noch benutzerfreundlicheres Bedienen des SharePoints ermöglichen sollen.

Auch dem Gedanken des Modern Workplace wurde Rechnung getragen. Um in Zeiten von verteiltem Arbeiten, verschiedenen Geräten und dem Einsatz der Cloud das Arbeiten mit dem SharePoint noch einfacher zu machen, wurden die Synchronisation mit OneDrive und auch die Responsiveness der einzelnen Seiten nochmals deutlich verbessert

Sollten Sie SharePoint 2019 auch selbst einmal ausprobieren wollen, finden Sie hier den Download von Microsoft.

Sie möchten mehr über die neue Version des SharePoints erfahren, oder interessieren sich für die Optimierung oder Migration Ihres bestehenden SharePoints? Sprechen Sie uns gerne einfach an.

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MS Project 2013 – Meilensteine erzeugen

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In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen wie man in MS Project 2013 mithilfe von Meilensteinen wichtige und grundlegende Ereignisse kennzeichnen kann. So kann der Projektfortschritt besser überwacht und reportet werden.

Meilensteine kennzeichnen einen Projektstatus, welcher ein Datum, aber in der Regel keine Dauer hat.

Um Meilensteine in Microsoft Project 2013 zu erzeugen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

-> ANSICHT -> Gantt-Diagramm (Balkendiagramm) -> einen neuen Vorgang einfügen -> in der Spalte „Vorgangsname“ eine Bezeichnung für den Meilenstein eintragen und in der Spalte „Dauer“ den Wert Null eingeben

In MS Project ist es auf die folgende Weise auch möglich, einen vorhandenen Vorgang, dessen Dauer größer als 0 ist, als Meilenstein zu definieren:

-> Doppelklick auf den Namen des Vorgangs, der als Meilenstein festgelegt werden soll -> im Dialogfenster „Informationen zum Vorgang“ den Register „Erweitert“ auswählen -> das Kontrollfeld „Vorgang als Meilenstein darstellen“ aktivieren ->  mit OK bestätigen

Der entsprechende Vorgang wird in Project wie gewohnt im Balkendiagramm als Meilenstein (also ohne Balken) dargestellt. Das Meilensteinsymbol (eine Raute) wird am Endtermin des Vorgangs angezeigt.

Sie haben noch Fragen zu MS Project? Sprechen Sie uns gerne an und profitieren Sie von unserer jahrelangen Erfahrung als Microsoft Gold Partner.

Rufen Sie uns jetzt an +49 89 9438432-0 oder schreiben Sie uns service@grobmanschwarz.de

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