Das Review & Approval Portal Add In für SharePoint unterstützt die Dokumentenfreigabe innerhalb eines Unternehmens. Der von Grobman & Schwarz entwickelte Zwei-Phasen-Prozess beschreibt die Überprüfung und Freigabe von Dokumenten. Das R&A Portal gewährleistet einen einfachen Prozessablauf und führt die Prozessbeteiligten durch die einzelnen Workflowstufen.    

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Vorteile des Review & Approval Prozesses

  • Transparenz
  • Steigerung der Prozessqualität und Aufwandsreduzierung durch Standardisierung und Automatisierung des Workflows
  • Automatischer Versand von Aufforderungen
    (zum Review bzw. Approval) und Remindern
  • Flexible Konfiguration der Email-Events
    (durch mitgelieferte Einstellungstabelle) sowie der Inhalte der Email-Benachrichtigungen
  • Hohe Benutzerfreundlichkeit durch Status-Info und Benutzer-Information direkt im Tool
  
In beiden Phasen wird ein Dokument einer definierten Rolle (Reviewer- bzw. Approver-Gruppe) zum Review bzw. Approval übergeben. Diese gibt ein Resultat auf das Dokument ab, das ggf. bestimmte Bedingungen beinhalten kann. Mit Abschluss des Review & Approval Prozesses und der Einarbeitung aller Bedingungen wird das Dokument final im Portal veröffentlicht. 

 

Workflowstufen und Rollen im Überblick

RA Überblick

 

Requester und Delegates Reviewer Approver
  • Antragsteller und Hauptverantwortlicher für den Vorgang
  • Wählt Reviewer und Approver aus
  • Bearbeitet Kommentare
  • Überprüfen das hinterlegte Review Dokument
  • Tragen ggf. Kommentare ein
  • Geben ein persönliches Review Ergebnis ab
  • Überprüfen das hinterlegte Approval Dokument
  • Tragen ggf. Kommentare ein
  • Geben ein persönliches Approval Ergebnis ab

 

Review Phase: Prozessschritte

A - draft

B – ready for
review

C – in review

C – in review

D – rework after
review

E – review
finalized

Review-Antrag wird gestellt

Prüfung und Freigabe zum Review

Durchführung des
Reviews

Abschluss der Review Periode

Bearbeitung der Review Kommentare

Abschluss des Review Prozesses

Der Requester erstellt den Request und wählt das zugehörige Projekt, den Titel des Requests, das Enddatum sowie weitere Eigenschaften aus.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Der Request wird nochmal überprüft. Reviewer und Review Dokument werden vom Requester hinzugefügt.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Die Reviewer überprüfen das Review Dokument aus Sicht ihrer Rolle/Funktion und geben hierzu ihre Kommentare im Portal ab.

Die Review Kommentare werden mit Hilfe von Kategorien klassifiziert. Zum Abschluss gibt der Reviewer eine Gesamtbeurteilung ab (Recommended for approval /  recommended with limitations / not recommended)

 

Die Review Periode endet automatisch, sobald alle Reviewer eingeliefert haben oder die Review Periode +1 Tag überschritten wurde. Das Ergebnis der Review Periode wird dem Antragsteller per Email mitgeteilt.

 

 

 

 

 

 

Der Requester arbeitet die Review Anmerkungen in das Dokument ein. Hierbei wird die Version für das Approval erarbeitet.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Der Requester schließt nach erfolgreicher Prüfung der Reviews den Review Prozess ab.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Approval Phase: Prozessschritte

Ereview finalized

Fready for approval

G – in approval

G – in approval

H – rework after approval

I – approved

Approval-Antrag wird gestellt

Prüfung und Freigabe zum Approval

Durchführung des Approvals

Abschluss der Approval Periode

Bearbeitung der Approval Kommentare

Abschluss des Approval Prozesses

Nach dem erfolgreichen Review werden der Approver-Kreis und das abzunehmende Dokument eingestellt. Anschließend schickt der Antragsteller den Antrag ab.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Das PMO überprüft die Angaben des Antragstellers auf Konformität und Vollständigkeit. Anschließend gibt das PMO den Approval Prozess frei. Dadurch wird das Approval Dokument zum Approval bereitgestellt.

 

Die Benachrichtigung an die Approver erfolgt automatisch per Email.

 

 

 

 

Die Approver überprüfen das Approval Dokument aus Sicht ihrer Rolle/Funktion und geben hierzu ihre Kommentare im Portal ab.

 

Die Approval Kommentare werden mit Hilfe von Kategorien klassifiziert. Zum Abschluss gibt der Reviewer eine Gesamtbeur-teilung ab (Approved / approved with limitations / not approved).


Die
Approval-Periode endet entweder automatisch sobald alle Approver eingeliefert haben oder der Requester sie nach Überschreitung des Enddatums manuell beendet.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Der Requester arbeitet die Approval Anmerkungen in das Dokument ein.

 

Anschließend fügt der Antragsteller das finale Baselined Document hinzu.

 

Wenn mindestens ein Approver das Resultat „not approved“ übermittelt hat, erhält der Requester den Status „not approved“.

 

 

 


Der Request gelangt in die Workflowstufe „
approved“, nachdem der Requester die Approval Kommentare abgearbeitet, das Baselined Document hochgeladen und mit Klick auf „Submit“ den Vorgang abgeschlossen hat.

 

Alle Reviewer und alle Approver erhalten eine Email über den Abschluss des Prozesses.

 

Erstellen eines neuen Requests

Über den Hyperlink „New Request“ kann das Formular zum Erstellen eines neuen Requests aufgerufen werden. Nachdem die notwendigen Eigenschaften ausgefüllt wurden, wird der Request über die Schaltfläche „Create“ erstellt.

 

  1 ReviewApproval Request erstellen kl

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Phase A – draft

In der draft-Phase können die ausgewählten Eigenschaften nochmal kontrolliert werden.

 

  2 ReviewApproval Phase A kl

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Phase B - ready for review

In Phase B wird der Kreis der Reviewer hinzugefügt. Außerdem wird die Dauer der Review Phase festgelegt. In der Eingabemaske können die Reviewer mit Hilfe eines People Picker Feldes hinzugefügt werden. Des Weiteren kann die Rolle/Funktion des Reviewers ausgewählt werden.

 

  3 ReviewApproval Phase B kl

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Phase C – in review: Durchführung des Reviews

Die Reviewer erhalten zu Beginn der Review Phase eine automatische Email Benachrichtigung. Außerdem können sie sich ihre zugeordneten Reviews im Bereich „My Reviews“ anzeigen lassen.

 

  5 ReviewApproval Phase C kl

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Beim Durchführen des Reviews können Reviewer eine Übersicht der Kommentare anzeigen lassen.

 

  6 ReviewApproval Phase C kl

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Beim Hinzufügen von Review Kommentaren können verschiedene Eigenschaften wie „Page / Line / Chapter“, „Classification“ und „Due Date“ ausgefüllt werden.

 

  7 ReviewApproval Phase C kl

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Phase C – in review: Abschluss Review Periode

Sobald alle Kommentare eingepflegt wurden, kann der Reviewer sein Review Ergebnis abschicken. Je nach Klassifizierung der Kommentare werden die Auswahlmöglichkeiten eingeschränkt.

 

  8 ReviewApproval Phase C kl

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Phase D – rework after review

Der Antragsteller kann nun die Ergebnisse der Reviewer einsehen und die Kommentare bearbeiten.

 

  9 ReviewApproval Phase D kl

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Bei der Bearbeitung der Kommentare kann der Status (Closed / rejected / in progress / open) ausgewählt werden.

 

  10 ReviewApproval Phase D kl

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Phase E – review finalized

In Phase E werden der Kreis der Approver sowie das Approval Dokument hochgeladen. Das Approval Dokument beinhaltet die aus der Review Phase eingearbeiteten Kommentare.

 

  11 ReviewApproval Phase E kl

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Phase F – ready for approval

Das PMO überprüft die Angaben des Antragstellers auf Konformität und Vollständigkeit. Anschließend gibt das PMO den Approval Prozess frei.

 

  12 ReviewApproval Phase F kl

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Phase G – in approval: Durchführung des Approvals

Die Approver erhalten zu Beginn der Approval Phase eine automatische Email Benachrichtigung. Außerdem können sie sich ihre zugeordneten Approvals im Bereich „My Approvals“ anzeigen lassen.

 

  13 ReviewApproval Phase G kl

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Beim Hinzufügen von Approval Kommentaren können verschiedene Eigenschaften wie „Page / Line / Chapter“, „Classification“ und „Due Date“ ausgefüllt werden.

 

  14 ReviewApproval Phase G kl

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Phase G – in approval: Abschluss Approval Periode

Wenn alle Kommentare eingepflegt wurden, kann der Approver sein Approval Ergebnis abschicken. Je nach Klassifizierung der Kommentare werden die Auswahlmöglichkeiten eingeschränkt.

 

  15 ReviewApproval Phase G kl

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Phase H – rework after approval

Der Approver hat nun die Möglichkeit die Approval Kommentare abzuarbeiten. Sollte einer der Approver das Approval Ergebnis „not approved“ abgeschickt haben, fällt die „rework after approval“ Phase weg und der Request erhält den Status „not approved“.

 

  16 ReviewApproval Phase H kl

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Die Kommentare müssen vom Antragsteller abgearbeitet werden.

 

  17 ReviewApproval Phase H kl

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Der Antragsteller kann die Approval Ergebnisse sowie die Kommentare in einer Übersicht sehen. Außerdem kann das finale „Baselined Document“ hochgeladen werden.

 

  18 ReviewApproval Phase H kl

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Phase I – approved

Sofern das finale Dokument hochgeladen und die Approval Kommentare abgearbeitet wurden, kann in die Phase „I – approved“ gewechselt werden. Alle Reviewer, Approver sowie „People to be informed“ erhalten eine Email über den Abschluss des Prozesses.

 

  19 ReviewApproval Phase I kl

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