Eindeutige Dokument-IDs in SharePoint 2013

SharePoint 2013 bietet die Möglichkeit Dokumente mit einer eindeutigen ID zu verknüpfen. Diese Funktionalität erleichtert Ihnen die Suche nach Dokumenten. Außerdem bekommt jedes Dokument eine eindeutige URL, mit der jederzeit auf das Dokument zugegriffen werden kann. Die URL bleibt auch beim Verschieben an einen anderen Ort oder beim Umbenennen des Dokuments gleich.

Damit diese Funktionalität genutzt werden kann, muss zunächst das Websitesammlungsfeature „Dokument-ID-Dienst“ aktiviert werden. Anschließend erhalten alle vorhandenen Dokumente der Websitesammlung eine eindeutige ID. Neu hochgeladene Dokumente werden ebenfalls automatisch mit einer solchen ID ausgestattet.

Die ID wird beim Anzeigen der Metadaten des Dokuments im Formular angezeigt. Außerdem enthält die ID einen Hyperlink, welcher immer eindeutig mit dem Dokument verknüpft ist. Diesen können Sie per Rechtsklick -> Verknüpfung kopieren in die Zwischenablage kopieren.

Nach dem Aktivieren des Dokument-ID-Features erscheint in den Websiteeinstellungen unter Websitesammlungsverwaltung ein neuer Hyperlink „Dokument-ID-Einstellungen“. Hier kann das Prefix der IDs festgelegt werden und auch für andere IDs zurückgesetzt werden.