Ressourcenplanung im Projektmanagement

Planung von Ressourcen

Nachdem die Planung von Terminen abgeschlossen wurde, erfolgt die Organisation von zwingend erforderlichen Ressourcen. Die Zusammensetzung von Ressourcen umfasst praktisch betrachtet zumeist einen iterativen, bzw. wiederholenden Prozess. Der Grund dafür ist darin zu finden, da es lediglich aufgrund der Dreiecksbeziehung Zusammenhänge gibt in Bezug auf Ergebnisse, Termine sowie Ressourcen. Daraus folgt, dass es innerhalb von Planungen der Ressourcen oftmals zu Terminänderungen kommt, da somit vermehrt große Einsparungen möglich sind.

Perspektiven der Ressourcenplanung

Wenn ein Projekt geplant wird und man diesbezüglich ebenfalls die zwingend erforderlichen Ressourcen bei der Organisation im Vorfeld betrachtet, muss man zwingend zwei verschiedene Perspektiven im Auge haben. 1. Die Perspektive 1 behandelt eine direkte Durchführung des Projektes. In diesem Bereich werden sämtliche Ressourcen geplant sowie betrachtet, welche für eine Durchführung des Projektes sowie für das Team des Projektes bei der Planung von Relevanz sind. Festgehalten werden muss, dass in der praktischen Ausführung die Planung der Ressourcen sich zumeist nur auf die Perspektive 1 beschränkt. 2. Die Perspektive 2 kann ebenfalls als langfristige Perspektive bezeichnet werden, denn diesbezüglich handelt es sich um eine Betrachtung, welche den gesamten Zyklus eines Produktes aufgrund des auszuführenden Projektes betrachtet, bzw. um die Veränderung des Produktes durch ein Projekt. Sollte es bei der Planung von Ressourcen lediglich bei der Betrachtung von Perspektive 1 bleiben, so ist eine oftmals auftretende Folge, dass zwar das Budget zum Start des Projektes vollkommen ausreichend ist, doch im weiteren Verlauf zu erheblichen Folgekosten führt, welche dann jedoch vom Betrieb zu tragen sind, statt vom Team des Projektes, da dieses schon längst nicht mehr innerhalb des Projektes aktiv ist.

Arten von Ressourcen

Bedeutend bei dem Planen von Ressourcen ist es, im Vorfeld die unterschiedlichen Arten von Ressourcen abzustecken. Im praktischen Gebrauch werden zumeist sämtlich Ressourcen prinzipiell nur in From von finanziellen Auswirkungen bewertet. Grund dafür ist, dass Geld ein objektiver Maßstab zur Beurteilung ist, doch muss gesagt sein, dass dies allein zumeist keinesfalls ausreicht und zu Problemen fuhrt. Prinzipiell ist es möglich die Ressourcen in die nun folgenden Arten zu differenzieren:

1) Personalressourcen
2) Anlagen- und Sachressourcen
3) Investitionen
4) Durchführung von Ressourcenplanung
5) Kostengang- und Kostensummenlinie
6) Planung der Personalressourcen

Ressourcen für das Personal

Die Art der Ressourcen für das Personal beschäftigt sich primär mit Verfügbarkeiten sämtlicher Mitglieder des Projektes. Mitglieder werden innerhalb der Kosten für das Personal registriert sowie beurteilt, doch ist die Beurteilung oftmals schwierig. Der Grund dafür ist darin zu finden, dass die meisten Organisationen aufgrund der damit verbundenen Kosten keineswegs in der Lage sind, aufkommende Kosten für das Personal offenbar zu machen. 1 Oftmals kommt es gar vor, dass die Kosten für das Personal gar nicht aufgelistet werden, da dieses in jedem Falle vor Ort ist. In solch einem Fall wird in Organisationen oft von “eh-da-Kosten” gesprochen. Es versteht sich von selbst, dass dies keine zu empfehlende Vorgehensweise ist, da die Kosten für das Personal ein elementarer Bestandteil ist. Das Personal verursacht Kosten und aufgrund dessen sind auch die Kosten für das Personal ein wichtiges Element bei der Planung, da ohne diese Planung nicht die vollständigen Kosten überschaut werden können. Bezüglich der Ressourcen für das Personal ist es zwingend erforderlich, dass stets im Auge behalten wird, dass dieses auch einmal krank wird oder aber Urlaubsanspruch hat. Wichtig ist somit ebenfalls, dass solche Faktoren innerhalb der Planung eines Projektes berücksichtig werden müssen.

Ressourcen für Anlagen sowie Sachen

Ebenfalls Bestandteil jener Ressourcen, auf welche ein Projektteam eingehen muss sind Ressourcen aus dem Bereich der Anlagen sowie Sachen. Diese Abteilung der Planung von Ressourcen umfasst beispielsweise eine Nutzung von Räumen für Besprechungen, das Nutzen der bereits verfügbaren Anlagen/Prüfständen sowie auch das Nutzen eines Labors und die Prüfung von verfügbaren Lizenzen für verschiedene Software.

Investitionen

Prinzipiell sind Investitionen, die ein Projekt betreffen, immer auch differenziert zu betrachten. Zum Einen in Anlagen, welche für eine Durchführung des betreffenden Projektes anfallen und zum Anderen in Anlagen, welche vom Projektteam für den Lebenszyklus (siehe Perspektive 2 der Planung von Ressourcen) kalkuliert werden. Im Falle von Investition bezüglich einer Durchführung eines Projektes ist eine Rechneranlage anzuführen, da diese von Belang ist, damit das Team des Projektes auch die erforderliche Software gebrauchen kann. Da solch eine Anlage in einen Rechner nach Beendigung des Projektes nicht mehr benötigt wird, muss klargestellt werden, in wie weit diese Investition aus dem Budget für das Projekt bezahlt werden soll. Ebenso verhält es sich mit allen für das benötigte Projekt investierten Dingen. Es bleibt stets zu klären, ob noch ein Nutzen nach Projektende besteht.

Durchführung der Planung von Ressourcen

Innerhalb des praktischen Verkehrs nimmt die Planung von Ressourcen gegenüber der Planung von Terminen zumeist einen untergeordneten Stellenwert ein. Dieses Vorgehen ist jedoch riskant und es ist dringend davon abzuraten. Ein in-Betracht-ziehen des Dreiecksverhältnisses macht dies deutlich. Zumeist ist es so, dass am Ende eines Projektes nur noch die Terminplanung relevant ist, doch die Kosten niemanden mehr interessieren. Diese Entwicklung der Prioritäten wird in Zukunft noch problematischer und dem geht es entgegenzusteuern. Das Problem ist, dass bei geplanten Projekten oftmals mit geringeren Kosten geplant wird, sodass die gezielte Planung der Ressourcen immer wichtiger wird für das erfolgreiche Durchführen eines Projektes. Beispiel für eine gezielte Planung der Ressourcen geht einher mit einem gesamten Businessplan. Dieser offenbart monatlich alle Ausgaben sowie Investition des organisierten und sich in der Durchführung befindenden Projekte. Bei länger anhaltenden Projekten ist eine solche Planung jedoch nicht immer genau vorherzusagen, sodass oftmals eine rollierende Planung der Finanzen vollzogen wird. Dies impliziert, dass stets nur das Folgejahr monatlich kalkuliert wird, dass das Jahr Nummer Zwei in Quartalen kalkuliert wird etc.. Mit Hilfe einer solchen Organisation ist ebenfalls gesichert, dass die Kosten stets im Auge gehalten werden und somit keine “böse Überraschung” am Ende auf das Team wartet.

Kostengang- sowie Kostensummenlinie

Damit die Ausgaben innerhalb von Projekten (vermehrt während Langzeitprojekten) stets im Auge gehalten werden können, wird oftmals mit sogenannten “Kostenganglinien” und “Kostensummenlinien” gearbeitet. - Kostenganglinien = Auftragung der für jeden Monat kalkulierten Ausgaben über einen bestimmten Zeitraum - Kostensummenlinie = Darstellung der angehäuften Ausgaben eines Projektes. Prinzipiell muss gesagt werden, dass die zwei Linien nicht dafür da sind, damit haargenau ein Projekt organisiert wird. Der Nutzen jedoch ist, dass ein ausreichendes Controlling für die Projektmanager möglich ist, da sehr einfach sowie schnell Differenzen der Kosten offenbart werden können.

Organisation der Planung von Ressourcen für das Personal

Jener Bereich bezüglich der Verfügbarkeit des Personals für das Projekt ist getrennt von dem allgemeinen Kostenaspekt zu kalkulieren und abzusichern. Oftmals gibt es Diskrepanzen innerhalb der Organisation von Projekt und Linien. Dies ist darauf zurückzuführen, dass oft das Personal der Leitung des Projektes keine direkte Unterstellung innehat und dass das Personal die erbrachte Arbeitsleistung nur bedingt in das betreffende Projekt einbringt. Aufgrund dessen ist eine kontinuierliche Regelung zwischen Projekt- und Linienorganisation erforderlich, sodass Konflikte schnellstens erkannt, bereinigt oder gar vermieden werden können. Eine Möglichkeit der Problemlösung wäre eine kontinuierliche Absprache des Terminplanes des Projektes mit dem Team des Projektes sowie ebenfalls mit der Linienorganisation, denn selbst wenn eine kleinere Personalkalkulation für ein Projekt veranschlagt worden ist und somit weiteres Personal benötigt wird, können die Linienvorgesetzten schneller nach Lösungen suchen, sodass die Ausstattung des Personals für das betreffende Projekt sichergestellt ist. Im Falle einer nicht vorhandenen Absprache wird es mit großer Wahrscheinlichkeit zu Problemen innerhalb des Projektes sowie zu Konflikten zwischen der Organisation des Projektes und der Linien kommen. Die Organisation und die Nutzung von Anlagen, Räumen etc. der Linienorganisation findet neben der Personalplanung statt. Dies hat den Vorteil, dass bei der Kostenaufspaltung keine Fehler geschehen und alles übersichtlich getrennt und somit sichergestellt ist, sodass die Kosten für das Projekt keinesfalls der Linie, sondern dem Projekt angerecht wird.

Verantwortung

Bezüglich der Verantwortung der Planung von Ressourcen gelten die gleichen Vorgaben, wie auch für die Organisation der Termine: Prinzipiell ist bezogen auf die Erstellung des Ressourcenplanes stets die Leitung des Projektes zuständig. Diese beschafft von den Administratoren des Arbeitspaketes die erforderlichen Informationen, sodass diese Informationen von der Leitung des Projektes selbst oder mit der Hilfe eines Projektbüros bekräftigt werden können. Prinzipiell stehen die Verantwortlichen des Arbeitspakets ebenfalls in der Situation, dass sie sich auch mit den Organisatoren der Linien abstimmen müssen, denn in heiklen Situationen wird auch die Hilfe der Linienorganisatoren und die Hilfe der Projektleitung in Anspruch genommen werden müssen.