Portfolioanalyse in MS Project Server 2010 - Ressourcenanalyse

 

Nachdem die Vorauswahl eines Projektportfolios auf Basis der Kostenanalyse innerhalb der Portfolioanalyse erfolgt ist, kann dieses Projektportfolio nun durch die Ressourcenanalyse weiter eingegrenzt werden. In der Ressourcenanalyse wird ebenfalls anhand von Priorisierungen sowie der Ressourcenverfügbarkeit und des Ressourcenbedarfs das aus der Kostenanalyse vorselektierte Projektportfolio neu bewertet.

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Der Vergleich von Ressourcenbedarf und Ressourcenverfügbarkeit erfolgt durch Definition von Ressourcenrollen (Ressourcenkategorien) und Zuordnung von Ressourcen zu diesen Rollen. Wie bei der Kostenanalyse können auch in der Ressourcenanalyse verschiedene Portfoliozusammensetzungen und Szenaren simuliert werden, d.h. bei Verfügbarkeitsproblemen kann z.B. das Verschieben von Projekten simuliert werden. Die zukünftige Verfügbarkeit von externen Ressourcen kann bei der Berechnung des Ressourcenbedarfs in der Ressourcenanlayse ebenfalls abgebildet werden. Nach Auswahl eines sinnvollen Projektportfolios können im Project Center entsprechende Felder angezeigt werden, die den jeweiligen Projektleiter über das Ergebnis der Portfolioanalyse informieren, so dass eine Steuerung auf Basis der neuen Portfoliodaten erfolgen kann.

 

Auch bei der Ressourcenanalyse in Project Server 2010 greift die zu Anfang in der Portfolioanalyse definierte Priorisierungsstruktur auf Basis der strategischen Geschäftsziele. Zusätzlich erfolgt die Ressourcenanalyse auf Basis von Rollen (Ressourcenkategorien), denen alle Ressourcen zugeordnet werden. Da für die Grobplanung nicht jede einzelne Ressource ausschlaggebend ist, werden in der Ressourcenanalyse nur die Rollen analysiert. Aus diesem Grund sollten alle Ressourcen über ein Auswahlfeld einer Kategorie zugeordnet werden. Dies kann über ein benutzerdefiniertes Feld auf Ressourcenebene wie z.B. „Skill“ erfolgen, d.h. im Ressourcencenter des Project Server 2010 muss jede Ressource einem bestimmten Skill zugeordnet werden.

 

 

 

 

Für die Ressourcenanaylse im Rahmen der Portfolioanalyse ist es wichtig, dass für alle Projekte bereits eine Ressourcenplanung besteht. Dies kann entweder für jedes Projekt über die Funktion „Ressourcenplan“ in der PWA als Grobplanung zeitphasenbasiert erfolgen, oder über die direkte Ressourcenplanung in den Projektplänen selbst.

Zusätzlich kann mit generischen Ressourcen, die in der Portfolioanalyse automatisch berücksichtigt werden, geplant werden. Hierbei gibt es pro Skillgruppe eine generische Ressource, welche selbst keine Verfügbarkeit hat. Bei der Auswertung in der Portfolioanalyse werden die Verfügbarkeiten aller Ressourcen mit dem gleichen Skill exklusive die generische Ressource kumuliert verwendet.

 

Soll nun auf Basis der Kostenanalyse eine Ressourcenanalyse in Project Server durchgeführt werden, muss nach der Kostenanalyse die entsprechende Portfolioanalyse ausgewählt werden und in den Eigenschaften der Haken unter dem Punkt "Ressourcenplanung mit Zeitphasen" gesetzt werden. Natürlich kann auch bei der ersten Erstellung einer Kostenanalyse dieser Haken gleich gesetzt werden und die Ressourcenanalyse sofort im Anschluss erfolgen. Der Wert im  Feld "primäre Kosteneinschränkung" soll weiterhin das in der Kostenanalyse verwendete benutzerdefinierte Feld (im Beispiel "Budgetschätzung") sein.

 

 

 

 

Ist der Haken "Ressourcenplanung mit Zeitphasen" gesetzt, stehen weitere Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung. Unter "Planen von Horizont und Granularität" wird der Zeitraum eingegeben, der in der Portfolioanalyse für die Ressourcenplanung berücksichtigt werden soll. Hierbei kann eingestellt werden, ob die Verfügbarkeit auf Monatsebene oder Quartalsebene geprüft wird. Werden Projekte ausgewertet, deren Planungshorizont wenige Monate beträgt, ist die hohe Granularität (Monatsebene) sowie ein Planungszeitraum von bis zu einem Jahr sinnvoll. Es ist zu beachten, dass Ressourcenkapazitätsdaten außerhalb des angegebenen Zeitraums in der Portfolioanalyse nicht berücksichtigt werden. Sollte ein Projekt über die Grenze des Zeitraums geplant sein, kann die Verschiebung des Projekts in der Portfolioanalyse nicht simuliert werden. Deshalb kann es sinnvoll sein, das Zeitintervall der Ressourcenanalyse größer zu wählen als es durch die Projekte vorgegeben ist.

Im Feld "benutzerdefiniertes Ressourcenrollenfeld" muss das benutzerdefinierte Feld ausgewählt werden, das die Ressourcen als Mitglieder einer bestimmten Gruppe kennzeichnet (im Beispiel das Feld „Skill“)

 

 

 

 

Im Bereich "Ressourcenfilterung" kann für die Portfolioanalyse eine Eingrenzung der berücksichtigten Ressourcen erfolgen. Wird der Haken "Ressourcen nach der ausgewählten Abteilung filtern" gesetzt, werden nur Ressourcen berücksichtigt, welche der Abteilung angehören, die wiederum weiter oben in den Eigenschaften der aktuellen Portfolioanalyse definiert sind. Der zweite Haken filtert Ressourcen nach einem bestimmten RSP-Wert. Die Nachschlagetabelle hierfür ist in den Servereinstellungen definiert. Hierbei muss beachtet werden, dass RSP-Werte möglicherweise über mehrere Abteilungen hinweg den gleichen Wert haben und durch sinnvolles Setzen dieser beiden Haken eine engere Auswahl vorgenommen werden kann.

 

 

 

 

In der Ressourcenanalyse in Project Server wird der Ressourcenbedarf für Projekte außerhalb der aktuellen Portfoilioanalyse ebenfalls berücksichtigt. Im Bereich „Auswirkungen der Ressourcenkapazität für Projekte außerhalb der Analyse“ wird eingestellt, wie sich die Buchungstypen „Zugesichert“ und „Vorgeschlagen“ der einzelnen Ressourcen auf die Portfolioanalyse auswirken.

 

 

 

 

Wird der erste Punkt „Nur zugesicherte Ressourcenzuordnungen wirken sich auf die Kapazität aus“ markiert, werden in der Ressourcenanalyse nur die Verfügbarkeiten von Ressourcen berücksichtigt, welche in der Teamplanung der einzelnen Projekte mit dem Buchungstyp „Zugesichert“ markiert sind. Wenn bei der Ressourcenplanung nur zugesicherte Ressourcen berücksichtigt werden sollen, wird diese Einstellung verwendet.

Es ist zu beachten, dass Ressourcen, die mit dem Buchungstyp „Vorgesehen“ in Projektplänen einzelnen Vorgängen zugeordnet sind, keine Benachrichtigung erhalten, dass sie auf einen Vorgang zugeordnet sind. Diese Vorgänge werden in den entsprechenden Ansichten der Ressourcen ebenfalls nicht angezeigt.

Wird der Buchungstyp einer Ressource von "Vorgesehen" auf "Zugesichert" geändert, so wird dies in der Ressourcenanalyse berücksichtigt, sofern die Daten der Projekte erneut in die Portfolioanalyse geladen werden.

 

 

 

Im Bereich "Anfangs- und Endtermine des Projekts" wird eingestellt, welche Projektanfangs- und Enddaten für die Ressourcenanalyse verwendet werden. Im Projektportfolio können Projekte enthalten sein, die noch keine Vorgänge enthalten, da es sich um Projektvorschläge handelt, von denen nur grobe Eckdaten bekannt sind. Welche Anfangs- und Enddaten von Project Server 2010 bei der Ressourcenanalyse verwendet werden, hängt in diesem Fall von den Daten im Bereich "Ressourcenplan" ab (erste Einstellung) oder aber von vorkonfigurierten benutzerdefinierten Feldern  (zweite Einstellung), welche durch entsprechende Workflows gesteuert werden.

 

 

 

 

Für die Ressourcenanalyse in der Portfolioanalyse müssen für alle Projekte, die im ausgewählten Portfolio enthalten sind, Ressourcen verplant sein. Sollten im ausgewählten Portfolio Projektpläne enthalten sein, in denen keine Ressourcen auf Vorgänge verplant sind, wird bei der Projektpriorisierung eine Fehlermeldung ausgegeben. Haben zu viele Projekte keine Ressourcenanfordeungen, kann die Portfolioanalyse an dieser Stelle nicht weitergeführt werden.

 

 

 

 

Über die Schaltfläche unten rechts "Weiter: Ressourcen analysieren" oder über den gleichnamigen Button im Menüband wird die Ressourcenanalyse für das ausgewählte Projektportfolio durchgeführt. Der Befehl "Anforderungsdetails" im Menüband zeigt für das ausgewählte Projektportfolio die gesamte Ressourcenverfügbarkeit sowie den gesamten Ressourcenbedarf für jedes einzelne Projekt in einer Übersicht an. Die Auswertung erfolgt auf Basis der Rollen, d.h. auf Basis des benutzerdefinierten Feldes, welches die Ressourcen einer Gruppe bzw. einem Skill zuordnet. Die rot hinterlegten Felder zeigen an, dass der Ressourcenbedarf die Ressourcenverfügbarkeit überschreitet. Wenn ein entsprechender Filter im Menüband eingestellt wird, können nur die Rollen angezeigt werden, bei denen ein Engpass vorherrscht. Die Einheiten in der Ansicht "Anforderungsdetails" beziehen sich auf die Kapazität der Ressourcen (MAK = Mitarbeiterkapazität = FTE). Die Einheiten können über die Optionen auch auf Kosten umgestellt werden, hierfür sollten allerdings für alle Ressourcen genaue und aktuelle Kostendaten auf dem Project Server hinterlegt sein.

 

 

 

 

Der Bericht "Defizit und Überschuss" über die Schaltfläche "Berichte" im Menüband gibt die genauen Defizite der einzelnen Ressourcengruppen an. Im Beispiel liegen die höchsten Defizite bei den Gruppen "Entwickler" und "Projektleiter".

 

 

 

 

Um Überlastungen auszugleichen. gibt es innerhalb der Portfolioanalyse die Möglichkeit, Projektverschiebungen zu simulieren. Hierzu wird unter "Gantt-Diagramm" in der Spalte "Neuer Anfang" ein anderer Monat als Startdatum des entsprechenden Projektes ausgewählt. Es ist zu beachten, dass die Verschiebung eines Projekts nicht über den Planungshorizont der Ressourcenanalyse hinaus erfolgen kann. Mit der Schaltfläche "Neu Berechnen" wird durch den geänderten Anfangstermin eines oder mehrerer Projekte ein neues Projektportfolio errechnet und gegebenenfalls Projekte hinein- oder heraus verschoben. In der Ressourcenanalyse in Project Server 2010 können - wie auch in der Kostenanalyse - die neu errechneten Szenarien gespeichert und anschließend mit dem ersten errechneten Szenario verglichen werden.

 

Wie zuvor bei der Kostenanalyse gilt auch in der Ressourcenanalyse in Project Server, dass Änderungen der Einschränkungen innerhalb der Ressourcenanalyse nur für die aktuelle Analyse gültig sind. Damit die neuen Daten der Projektplanung in die Datenbank für einzelne Projekte übernommen werden, müssen beispielsweise die neuen Starttermine der Projekte direkt im Projektplan über die PWA oder den MS Project Client geändert werden.

 

 

 

 

Neben der Möglichkeit, Projektverschiebungen zu simulieren, gibt es die Option, die Einstellung von zusätzlichen Ressourcen zu simulieren. Im Diagramm "Metrik" kann die gewünschte Anzahl zusätzlicher Ressourcen eingestellt werden. Allerdings wird die benötigte Rolle nicht vom Anwender ausgewählt, sondern Project Server 2010 wählt die benötigte Ressourcengruppe je nach Bedarf und Priorität der Projekte.

 

 

 

 

Über "Berichte" im Menüband erhält man eine Übersicht über alle zusätzlich eingestellten Ressourcen sowie die benötigten Zeiträume.

 

 

 

 

Standardmäßig ist für die Planung zusätzlicher Ressourcen in den Optionen der Wert "Typ: intern" ausgewählt. Dies bedeutet, dass Ressourcen für den Zeitraum des gesamten Projektes zur Verfügung gestellt werden, unabhängig davon, in welcher Zeitperiode des Projekts der Bedarf entsteht. Wird diese Option auf "Typ: extern" geändert und die Ressourcenanalyse neu berechnet, so wird die Einstellung externer Ressourcen nur für exakt den Zeitraum simuliert, in dem die Ressourcenengpässe entstehen. Dies ist erneut im "Eingestellte Ressourcen-Bericht" ersichtlich, wo nun auf Monatsbasis die Einstellung von zusätzlichen Rollen angezeigt wird.

 

 

 

 

Eine dritte Möglichkeit, das Projektportfolio in der Ressourcenanalyse zu beeinflussen, ist die direkte Bearbeitung der Ressourcenplanung in den Projekten über die PWA oder den Project Client. In der Ressourcenanalyse können dann über das Menüband – Optionen – „Erneut laden“ aktuelle Ressourcendaten aus den Projekten erneut in die Analyse geladen werden.

 

Um alle gespeicherten Szenarien der Portfolioanalyse zu vergleichen und eine endgültige Entscheidung über die Zusammensetzung des Projektportfolios in MS Project Server zu treffen, werden über die Schaltfläche "Vergleichen" alle Projektauswahlszenarien betrachtet. Im Diagramm können die strategischen Werte der Projektportfolios verglichen und die Auswirkung der Hinzunahme von zusätzlichen Ressourcen auf den strategischen Wert analysiert werden. Im Beispiel sind in Szenario4 genügend Ressourcen zusätzlich eingestellt, um auf Monatsbasis alle Überlastungen auszugleichen.

 

 

 

 

Nach der Entscheidung für ein optimales Projektportfolio werden wie zuvor in der Kostenanalyse über die Schaltfläche "Commit ausführen" die Werte für das ausgewählte Portfolio in die Datenbank geschrieben. Es handelt sich hierbei um die Felder "Zugesicherte Portfolioauswahlentscheidung (Termine)", "Zugesicherter Portfolioauswahlentscheidungstermin (Termine)", "Zugesicherter geplanter Anfangstermin" sowie "Zugesicherter geplanter Endtermin". Wird der Commit in der Ressourcenanalyse ausgeführt, werden gleichzeitig auch die Felder für die Kostenanalyse mit entsprechenden Werten gefüllt.

 

 

 

 

Da die  neuen Projektdaten aus der Portfolioanalyse in separate Felder geschrieben werden, müssen die Daten vom Projektverantwortlichen manuell in die entsprechenden Projektpläne übernommen werden.

 

Bei Änderung der Projektdaten auf Basis der Ergebnisse der Portfolioanalyse muss ebenfalls beachtet werden, dass zwischen den einzelnen Projekten Abhängigkeiten bestehen können. Verschiebungen einzelner Projekte können demzufolge auch Verschiebungen anderer Projekte auslösen. Gleichzeitig gibt es Projekte, die nur realisiert werden, wenn gleichzeitig andere Projekte umgesetzt werden oder Projekte, die definitiv nicht realisiert werden, wenn ein bestimmtes anderes Projekt in die Auswahl kommt. Um dies zu berücksichtigen, können in der Portfolioanalyse in Project Server die Projektabhängigkeiten gepflegt und in den Auswahlszenarien dementsprechend berücksichtigt werden.

 

Insgesamt sollten die Ergebnisse der Ressourcenanaylse immer kritisch hinterfragt werden, da - anders als bei der Kostenanalyse und bedingt durch einen einfacheren Berechnungsalgorithmus - der Ressourcenbedarf des Projekts mit der höchsten Priorisierung bei der Berechnung immer bevorzugt behandelt wird (nach Berücksichtigung der Abhängigkeiten und der Ausschlüsse). Dies kann dazu führen, dass große Projekte mit einer hohen Priorität die gesamten Ressourcen verbrauchen und damit für andere Projekte nicht mehr verfügbar sind, obwohl durch die Kombination von Projekten mit geringerer Priorität und geringerem Ressourcenbedarf ein höherer strategischer Wert erzielt werden kann.