Im MS Project Server 2010 müssen zur Durchführung der Portfolioanalyse (Kostenanalyse und Ressourcenanalyse) zuerst die strategischen Unternehmensziele über die Faktorbibliothek definiert werden. Hierzu wird im Menü unter "Strategie" auf "Faktorbibliothek" geklickt und mit "Neu" ein Faktor hinzugefügt.

 

 

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Der Faktor erhält den Namen, der in den Geschäftszielen definiert wurde, und kann einer Abteilung zugeordnet werden (zur Definition von Abteilungen werden in den Servereinstellungen des MS Project Server die benutzerdefinierten Felder bearbeitet).

 

 

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Wird für den Faktor eine Abteilung ausgewählt, so steht der Faktor zur Bewertung nur bei Projektvorschlägen zur Verfügung, die ebenfalls dieser Abteilung zugeordnet sind (über das Feld "Abteilung" in den Projektdetails).

 

Um in Projekten bzw. Projektvorschlägen eine Bewertung der Faktoren vornehmen zu können, müssen Projektauswirkungsanweisungen erstellt werden, d.h. es werden Bewertungskriterien für das definierte Geschäftsziel erstellt und in vorgegebene Kategorien eingetragen (Keine, Niedrig, Mittel, Stark, Extrem).

 

 

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Nachdem der Faktor gespeichert ist, können in der Portfolioanalyse in MS Project Server weitere Geschäftsziele als Faktoren definiert werden, welche anschließend in einer Liste in der Faktorbibliothek erscheinen. Wird ein Faktor angeklickt, können Details geändert und der Faktor beispielsweise deaktiviert werden, falls er bei zukünftigen Projektvorschlägen nicht in die Auswertung einfließen oder einer anderen Abteilung zugeordnet werden soll.

 

 

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Wird nun ein neuer Projektvorschlag erstellt, kann über den Menüpunkt "Strategische Auswirkungen" in der Portfolioanalyse die Bewertung des Projekts hinsichtlich der definierten Geschäftsziele (Faktoren aus der Faktorbibliothek) vorgenommen werden. Wie bereits erwähnt, stehen hier entweder alle Faktoren (wenn keine Abteilungen in den Faktoren oder in den Projektdetails definiert sind), oder nur bestimmte Faktoren zur Auswahl (wenn für das Projekt eine Abteilung festgelegt wurde und für diese Abteilung nur bestimmte Faktoren definiert sind). Bei der Projektbewertung im Rahmen der Kostenanalyse können später die Faktoren für alle Abteilungen oder für spezifische Abteilungen miteinander kombiniert werden.

 

 

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Für die spätere Projektbewertung ist es nun wichtig, die Faktoren wechselseitig zu priorisieren. Dies bedeutet, dass jeder Faktor gegen alle weiteren Faktoren als wichtiger oder weniger wichtig bewertet wird. Dies erfolgt ebenfalls unter "Strategie" in der "Faktorpriorisierung" des Project Server. Hier können mit Klick auf "Neu" verschiedene Priorisierungen - auch für bestimmte Abteilungen - erstellt werden.

 

 

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Im Folgenden können Faktoren für diese Priorisierung einzeln ausgewählt und hinzugefügt werden. Wird in der Priorisierung eine Abteilung festgelegt, so wird die Liste der verfügbaren Faktoren um die Faktoren, die nur für diese Abteilung definiert sind, erweitert.

 

 

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Nachdem die gewünschten Faktoren zur Priorisierung hinzugefügt wurden, kann über die Schaltfläche unten rechts zur Erstellung der einzelnen Priorisierungen gewechselt werden.

 

 

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Nun wird jeder Faktor gegen jeden anderen Faktor priorisiert, d.h. die Wichtigkeit jedes Faktors gegenüber allen anderen Faktoren festgelegt. Die Bewertung wird in der mittleren Spalte der Ansicht vorgenommen. Über die Schaltfläche "Nächster Faktor" (unten rechts) wird der nächste Faktor bewertet.

 

 

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Nach Bewertung des letzten Faktors wird über die Schaltfläche "Priorisierung prüfen" eine prozentuale Priorität errechnet.

 

 

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Der errechnete Konsistenzfaktor zeigt an, ob die Bewertungen der Faktoren gegeneinander logisch erfolgt sind. Beispielsweise ist im Beispiel die Qualitätserhöhung IT-Support viel wichtiger als Kundenzufriedenheit sowie die Umsatzsteigerung viel wichtiger als die Kostensenkung. Somit ergibt sich logisch, dass die Qualitätserhöhung IT-Support viel wichtiger als Kostensenkung sein muss. Wird dies in der Priorisierung vernachlässigt, liegt der Konsistenzfaktor im roten Bereich und die Bewertungen sind erneut auf ihre Konsistenz hin zu prüfen.

 

 

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Über das Menüband in der Portfolioanalyse des Project Server können jederzeit die Eigenschaften der aktuellen Priorisierung neu definiert sowie die Priorisierungen erneut überprüft und geändert werden.

 

 

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Als weitere Basis zur Durchführung einer Kostenanalyse im Project Server können im Rahmen des Anforderungsmanagements Budgetschätzungen in den Vorschlagsprojekten erfolgen bzw. benutzerdefinierte Kostenfelder gepflegt werden. Je nach Vorgehensweise gibt es beispielsweise auf Projektebene ein Feld "Budgetschätzung", welches bei Neuanlage des Projekts über die "Projektdetails" gefüllt wird.

 

 

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Damit sind alle Voraussetzungen für eine aussagekräftige Kosten- und Ressourcenanalyse im Rahmen der Portfolioanalyse vorhanden: Die Geschäftsziele wurden anhand der Geschäftsstrategie definiert und als Faktoren im MS Projcet Server eingepflegt. Diese Faktoren wurden gegeneinander priorisiert. Darüber hinaus sind für jeden Projektvorschlag Kostenschätzungen vorgenommen worden und im System enthalten.

 

 

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