ERP

Enterprise Resource Planning

(ERP, „Planung [des Einsatzes/der Verwendung] der Unternehmensressourcen“) bezeichnet die unternehmerische Aufgabe, die in einem Unternehmen vorhandenen Ressourcen (Kapital, Betriebsmittel oder Personal) möglichst effizient für den betrieblichen Ablauf einzusetzen und somit die Steuerung von Geschäftsprozessen zu optimieren.

Ein ERP-System ist eine komplexe Anwendungssoftware zur Unterstützung der Ressourcenplanung eines gesamten Unternehmens.

ERP-Systeme unterscheiden sich hauptsächlich in

• der fachlichen Ausrichtung (Zielbranche),
• der Skalierbarkeit auf unterschiedliche Unternehmensgrößen (Anzahl benötigter Benutzer oder Unternehmensstandorte),
• dem angebotenen Funktionsumfang
• und den zum Einsatz kommenden Technologien (Datenbanken, Programmiersprachen, Schichtenarchitekturen, unterstützten Betriebssystemen, etc.).

Es lässt sich der Trend beobachten, dass immer mehr Anbieter auf webbasierte Produkte setzen. Hierbei wird beispielsweise die System-Oberfläche in einem Browser-Fenster dargestellt. Dies bietet unter anderem die Möglichkeit, auch unternehmensexterne Zugriffe auf das eigene System zu realisieren, ohne eine grafische Benutzeroberfläche installieren zu müssen. Somit können etwa Lieferanten oder Kunden direkt in die Geschäftsprozesse einbezogen werden, um z. B. Bestellungen aufzugeben, Lieferungen zu terminieren, etc. Diese Möglichkeiten bedeuten einen wesentlichen Zeit- und damit Kostenvorteil.

Der Ansatz, über die Unternehmensgrenzen hinaus zu sehen und zu agieren, ist der Grundgedanke von ERP-II-Systemen. Er macht auch den Kern Serviceorientierter Architekturen aus.

Grundsätzlich bestimmt der Bedarf die zur Verfügung stehenden ERP-Anbieter. Ein Großunternehmen muss über eine ERP-Lösung auch seine Konzernstrukturen abbilden können, gegebenenfalls Tochterunternehmen direkt anbinden (Mandantenfähigkeit) und benötigt eine Vielzahl von komplexen, betriebswirtschaftlichen Funktionen. Trotz der Anwendung von Standardsoftware verursachen Beratung und Parametrisierung (Customizing) größere Einführungskosten. Im Gegensatz dazu ist beim Einsatz einer solchen Lösung, beispielsweise SAP ERP oder Oracle E-Business Suite, bei einem kleinen oder mittelständischen Unternehmen (KMU) im Einführungsprojekt ein kompaktes Vorgehensmodell zu wählen und die Parametrisierung auf die wesentlichen Anforderungen einzuschränken. Neben komplexen, stark integrierten und für viele Branchen anpassbaren, universellen ERP-Systemen stehen einem KMU auch branchenspezifische ERP-Systeme mit reduzierter Komplexität und Funktionalität zur Verfügung.

Funktionsbereiche einer ERP-Software

ERP-Systeme sollten weitgehend alle Geschäftsprozesse abbilden. Eine durchgehende Integration und eine Abkehr von Insellösungen führen zu einem dezentralisierten System, in dem Ressourcen unternehmensweit verwaltet werden können.

Typische Funktionsbereiche einer ERP-Software sind

• Materialwirtschaft (Beschaffung, Lagerhaltung, Disposition, Bewertung),
• Produktion,
• Finanz- und Rechnungswesen,
• Controlling,
• Personalwirtschaft,
• Forschung und Entwicklung,
• Verkauf und Marketing,
• Stammdatenverwaltung.

Die Größe des Unternehmens bestimmt oft die Anforderungen an die oben aufgeführten Funktionsbereiche sowie das zur Verfügung stehende Investitionsvolumen für Hardware, Lizenzen und Implementierung. So genannte KMU benötigen zum Beispiel oft keine integrierten Controlling- und Rechnungswesen-Module. Zusätzlich stellen unterschiedliche Wirtschaftszweige teils sehr stark abweichende Anforderungen an ein ERP-System, somit bieten die meisten großen Anbieter Branchenlösungen an, deren Teilpakete speziell auf bestimmte Branchen zugeschnitten sind. Alternativ stehen die Lösungen der über 100 kleineren ERP/PPS-Anbieter im deutschsprachigen Raum zur Verfügung, die oft nicht voll integrativ, dafür aber in der Regel preislich deutlich niedriger anzusiedeln sind. Hinzu kommen derzeit auch immer mehr freie ERP-Systeme, die sich mit gewissen Einschränkungen insbesondere für kleinere Unternehmen und Neueinsteiger eignen.

Einführung einer ERP-Software

Die Einführung einer ERP-Software ist bei mittelständischen und größeren Unternehmen ein komplexes Projekt und lässt sich grob in zwei Phasen unterteilen.

Evaluation

Die bedarfsgerechte Auswahl einer ERP-Software hängt in hohem Maße von den individuellen Anforderungen des Unternehmens ab. Der Bekanntheitsgrad und die Marktpräsenz einer Software können dabei nur einen nebenrangigen Hinweis auf die individuelle Eignung liefern. Zunächst sollte eine individuelle Bedarfsermittlung erfolgen. Als Unterstützung dazu dienen einerseits Referenzprozesse (best practice), welche mit den eigenen Geschäftsabläufen verglichen werden. Andererseits können die funktionalen Anforderungen, welche sich aufgrund der modellierten Prozesse ergeben, mittels Standardfunktionskatalogen ergänzt werden. Dieses erste Teilprojekt wird häufig in Eigenregie der Unternehmen durchgeführt, manchmal jedoch unterstützt von Management- bzw. Unternehmensberatungen. Bereits hier werden wichtige Entscheidungen für die weitere Vorgehensweise getroffen. Zur Bedarfsermittlung bieten einige Unternehmensberatungen Methoden an, aus welchen Lastenhefte zur Softwareauswahl entstehen. Hierzu werden die Geschäftsprozesse des jeweiligen Unternehmens, welches die Software einführen möchte, aufgenommen und daraus abgeleitet, was die in Frage kommende Software leisten muss. Dieses Anforderungsprofil wird in ein Lastenheft überführt und als solches für die ERP-Anbieter veröffentlicht. Nach einer Sichtung des Marktes und Anfragen an Anbieter, die in der Regel die Angabe von lastenheftbezogenen Erfüllungsgraden der jeweiligen Software verlangen, werden geeignete Anbieter in eine Shortlist von nur noch wenigen (5-6) Anbietern aufgenommen. Neben den Anforderungen aus dem Lastenheft können weitere Kriterien in die Bewertung der Anbieter einfließen, wie z. B. die Leistungsfähigkeit oder wirtschaftliche Potenz des Anbieters/Systemhauses. Die so ausgewählten Anbieter werden eingeladen, ihr Produkt zu präsentieren. Die Präsentation sollte dabei einerseits einen Überblick über die Software bieten, andererseits aber auch auf die Anforderungen des Unternehmens eingehen und möglichst eine konkrete Aufgabenstellung beinhalten. Schließlich werden die Anbieter nach zuvor festgelegten Auswahlkriterien beurteilt und nach der Reihenfolge der Beurteilungsergebnisse ausgewählt. Zur Ausarbeitung eines Dienstleistungsvertrags kann es sinnvoll sein, auch den zweitplatzierten Anbieter zu berücksichtigen.

Umsetzungsphase

Die eigentliche Softwareeinführung unterliegt in der Regel ebenfalls der Projekthoheit des Anwenderunternehmens, wird jedoch in der Praxis oft vom Anbieterunternehmen oder einem Dienstleistungspartner des Anbieters geleitet, da hier oftmals entsprechend hohe Praxiserfahrung vorliegt. In einem ersten Schritt werden alle Geschäftsprozesse des Unternehmens analysiert. Dann wird entschieden, ob der Prozess wie gehabt beibehalten oder verändert werden soll. Erst wenn alle Geschäftsprozesse samt ihrer Schnittstellen innerhalb des Unternehmens oder zu Lieferanten und Kunden modelliert sind, werden diese Geschäftsprozesse in der ERP-Software abgebildet. Anschließend werden alle benötigten Daten (Stammdaten) im System erfasst oder ggf. von einem bereits vorhandenen System, welches abgelöst werden soll, übernommen. Nach mehreren Simulationen der Geschäftsprozesse sowie einer Testphase startet dann der Echtbetrieb der ERP-Lösung.

Literatur

• Schatz, Anja; Sauer; Marcus; Egri, Peter – Fraunhofer IPA; MTA Sztaki: Open Source ERP -Reasonable tools for manufacturing SMEs. 2011. Kostenloses PDF
• Becker, Jörg; Vering, Oliver; Winkelmann, Axel: Softwareauswahl und -einführung in Industrie und Handel. Vorgehen bei und Erfahrungen mit ERP- und Warenwirtschaftssystemen. Springer-Verlag, Berlin, Heidelberg, New York 2007, ISBN 978-3-540-47424-1.
• Fandel, G., Gubitz, K.-M: ERP-Systeme für Industrie-, Handels- und Dienstleistungsunternehmen, ERP-Marktstudie, 1. Aufl. 2008. ISBN 3-9805756-2-4
• Gronau, Norbert: Enterprise Resource Planning - Architektur, Funktionen und Management von ERP-Systemen. 2., erweiterte Auflage 2010. ISBN 978-3-486-59050-0
• Nielsen, Lars: Vorgehensmodell zur ERP-Einführung in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU). Ein Modell aus der Perspektive eines Softwarehauses. Grin Verlag, Norderstedt 2008, ISBN 978-3-638-94778-7
• M. Siegenthaler: ERP für KMU. Praxisleitfaden: Richtig evaluieren und einführen. Fachverlag, Rheinfelden 2005, ISBN 3-905413-71-X
• Jean-Baptiste Waldner: Principles of Computer-Integrated Manufacturing. 1. Auflage. John Wiley & Sons, 1992. ISBN 0-471-93450-X.
• Winkelmann, Axel; Knackstedt, Ralf; Vering, Oliver: Anpassung und Entwicklung von Warenwirtschaftssystemen - eine explorative Untersuchung. Handelstudie Nr. 3. Hrsg.: Becker, Jörg. Münster 2007. Studie zum Download (PDF)
• Joachim Berlak: Methodik zur strukturierten Auswahl von Auftragsabwicklungssystemen. Utz-Verlag, München 2003, ISBN 3-8316-0258-1.

Quellen und Einzelnachweise

1. Worldwide ERP Applications 2006 Vendor Shares: Top Vendors in Small Medium-Sized and Large Customer Segments.
2. Quelle: Gartner (Juni 2009): ERP Software Revenue, Worldwide, 2006-2008, zitiert in Unternehmenspräsentation Sage Software GmbH. Abgerufen am 29. Mai 2011.
3. Quelle: Gartner, zitiert in 2007: Im Markt für ERP-, CRM- und SCM-Lösungen ist der Mittelstand der Antreiber. In: Computerwoche. 28. September 2007, abgerufen am 19. Dezember 2008.
4. Der deutsche ERP-Markt bleibt zersplittert. In: Computerwoche. 12. August 2009, abgerufen am 7. Juli 2010.
5. Aktenzeichen IV B 2 – S 2172 – 37/05 vor. Veröffentlicht in Der Betrieb 2005, S. 2604–2606

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