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Die Form des agil agierenden Projektmanagements impliziert, dass innerhalb des Managements von Projekten rasch auf Veränderungen reagieren kann. Dieser nun folgende Beitrag wird Sie darüber informieren was genau der Termini “Agiles Projektmanagement” impliziert, was diese Form der Organisation von Projekten funktioniert und eben ob es lediglich für die Entwicklung von Software geeignet ist oder aber auch auf andere Bereiche angewendet werden kann.

Auch schon in den 1990er Jahren ist man zu der Auffassung gekommen, dass die steifen sowie unflexiblen Prozesse der Entwicklung von Software unzureichend sind. Der Anspruch war schon damals jener, dass diese Prozesse weit mehr flexibler gestaltet werden sollten, bzw. müssen. Das Resultat dieser Unzufriedenheit war die Entwicklung von Prozessen wie Scrum und dennoch hat es bis zum Jahr 2001 gedauert, bis es möglich war, alle ähnlich agierenden Entwicklungsströme zu vereinen. Im Jahr 2001 trafen sich letztlich die führenden Personen dieser Branche um Werte und Prinzipien bzgl. einer effizienteren Software-Entwicklung festzulegen und aufgrund dessen entstand der Termini “agil” in diesem Zusammenhang. Zu Beginn arbeitete das Konzept des Agil-Seins aus der Software-Entwicklung heraus doch im Laufe der Zeit hat sich eben daraus das agile Projektmanagement entwickelt, da sich eben nicht lediglich Software-Projekte agil organisieren sowie planen lassen.

Das Manifest des agilen Managements von Projekten

Der Termini “Agiles Projektmanagement” stellt grundsätzlich die Rollen, die Prozesse und die Pläne des jeweiligen Projektes innerhalb der traditionellen, bzw. klassischen Herangehensweise in Frage. Es agiert wie ein Paradigmenwechsel, welches eben z.B. einen Wert darauf legt Stakeholder während des gesamten Projektes einzubeziehen sowie diesen kontinuierlich Resultate vorzulegen. Das agile Management von Projekten ist offen für Veränderungen, da eben nur so die besten Resultate hervorkommen. Sollten Sie der Auffassung sein, dass das agile Management für ihre Ansprüche perfekt ist, so sollten Sie sich bei ihrem Management an den Punkten des “Agilen Manifestes” aus dem Jahr 2001 orientieren. Dieses beinhaltet die nun folgenden Punkte:

Menschen sowie Interaktionen sind primär, Prozesse und Werkzeuge sind sekundär =

Innerhalb des klassischen Projektmanagements sind die Beteiligten an dem Projekt oftmals innerhalb ihres Handlungsspielraumes eng geschnürt. Aus diesem Grund müssen die Projektbeteiligten in den Fokus gerichtet werden, sodass jeder einzelne sein volles Potential hervorbringen und in das Projekt einbringen kann.

Zusammenwirken mit den Kunden ist primär, die Vertragsverhandlungen sind sekundär =

Innerhalb dieses Punktes sind die Stakeholder von Relevanz. Statt sich stets in langanhaltende sowie kostenintensive Verhandlungen mit diesen zu verlieren, sollte lieber früh mit der Arbeit begonnen werden. Die stets anfallenden Änderungen der Stakeholder werden kontinuierlich aktualisiert und eingefügt, sodass der Verlauf des Projektes nicht durch immer wieder auftretende Vertragsverhandlungen gestoppt und unterbrochen werden müssen.

Funktionsfähige Software ist primär, umfassende Dokumentation ist sekundär =

Jener Punkt des Manifest fokussiert sich rein auf die Entwicklung von Software. Diesbezüglich kommt es darauf an, dass es weit mehr von Relevanz ist, dass kontinuierlich funktionstüchtige Ergebnisse hervorgebracht werden, als dass diese in Berichten/Dokumentationen festgehalten werden. Dies ist das Ziel des agilen Projektmanagements in dieser Abteilung.

Regieren auf Veränderungen ist primär, beständiges Beharren an einem Plan sekundär =

Es ist schlichtweg nicht möglich, dass der Verlauf eines Projektes stichhaltig vorhergesagt werden kann. Es ergeben sich stets Veränderungen, zum Beispiel aufgrund von neuen Anforderungen, spezifischen Wünschen oder aber auch durch die Meinungen der Stakeholder. Innerhalb dessen ist deutlich geworden, dass das klassische Management von Projekten Defizite hat. Innerhalb dessen wird nämlich nur zu Beginn alles Nötige, z.B. die Anforderungen geklärt und in der Folge werden diese abgearbeitet. Statt das Ziel im Ganzen zu hinterfragen, werden innerhalb des klassischen Projektmanagements die Meilensteine verschoben. Solch ein Vorgehen kann dazu führen, dass Ergebnisse hervorgebracht werden, mit denen die Stakeholder nicht einverstanden sind. Im Gegensatz dazu agiert das agile Management stets auf Veränderungen und konfiguriert daran gemessen stets den Plan des Projektes.

Diese hier angesprochenen Werte beinhalten stets zwei Seiten. Das agile Management betrachtet dabei die eine Seite, welche auch als “linke Seite” betitelt wird, als weit mehr relevant als die rechte Seite. Zum Beispiel ist innerhalb des agilen Projektmanagements die funktionierende Software weit relevanter als eine Dokumentation. Dabei gilt es jedoch auch, dass stets die rechte Seite nicht allzu weit in den Hintergrund rückt, denn eine funktionierende Software hat nur ihren Nutzen, wenn die Anwender auch in der Lage sind diese zu benutzen und somit nicht stets nachfragen muss. Was nützt es außerdem, wenn sie zwar stets weiter entwickeln, doch diese Entwicklung nicht mehr nachvollziehen können? Letztlich geht es um die rechte Mitte, um eine Ausgeglichenheit zwischen der linken und der rechten Seite, wobei innerhalb des agilen Projektmanagements die linke Seite stets als erstes betrachtet werden muss, bevor man sich der rechten Seite widmet. Nur so kann man ein agiles Management zur vollen Zufriedenheit umsetzen.

Agile Prinzipien

Da das Manifest alleine noch nicht zu einer Umsetzung ausreicht und somit kein praktischer Leitfaden ist, wurden ebenfalls im Jahr 2001 die “agilen Prinzipien” des agilen Projektmanagements aufgestellt. Diese Prinzipien fokussieren sich primär auf die Entwicklung von Software. Die agilen Prinzipien lauten:

  • Zufriedenheit des Kunden mit Hilfe einer frühen sowie steten Auslieferung funktionaler und wertvoller Software besitzt höchste Priorität
  • Nutzung eines Wettbewerbsvorteiles ebenso durch späte Veränderungen in der Entwicklung
  • Lieferung von funktionaler Software in beständigen, kurzen Zeitspannen von jeweils wenigen Wochen oder Monaten
  • Stete Kommunikation zwischen Fachexperten und den Entwicklern während der Dauer des Projektes
  • Herstellung eines angemessenen Umfeldes zum Arbeiten der Mitglieder des Projektes, sodass diese ihre Aufgaben motiviert umsetzen können
  • regelmäßiger und persönlicher Austausch der Mitglieder des Projektes durch persönliche Gespräche
  • primäres Maß des Fortschrittes ist die Funktionsfähigkeit der Software
  • stete Einhaltung des Arbeitstempos von sämtlichen Teilen des Projektes (Auftraggeber, Entwickler, Anwender)
  • Erhöhung der Agilität durch einen steten Fokus auf technische Exzellenz sowie gutes Design
  • Schlichtheit, bzw. Einfachheit ist zwingend erforderlich
  • Selbstorganisation des Teams, da somit die besten Ergebnisse hervorgebracht werden
  • um die eigene Effizienz zu steigern, tauschen sich die Teams in regelmäßigen Abständen aus um über ihr Verhalten sowie ihre Arbeit zu reflektieren

Vergleich zwischen klassischem- und agilem Management von Projekten

1. Klassisches Projektmanagement

Die Kernpunkte des klassischen Managements von Projekten lassen sich wie folgt darstellen:

  • der zu betreibende Umfang ist fix, doch sind die tatsächlich beanspruchte Zeit sowie der
    Aufwand variabel
  • linearer Prozess (Wasserfall-Modell) =
    - die Entwicklung des Projekts wird von Phase zu Phase betrachtet
    - der Prozess des Projektes ist fest
    - die Einflussnahme von Stakeholdern sinkt im weiteren Verlauf des Projektes
    - Feststellung der Anforderungen werden lediglich zu Beginn des Projektes erfasst
    - Lieferung und Bewertung der Projektergebnisse erfolgt am Ende des Projektes
    - einzige Verantwortung liegt beim Projektmanager, welcher eben das Projekt selbst managt
    sowie verwaltet
    - die Kommunikation aller Mitglieder des Projektes findet durch Dokumente und lange
    Meetings statt

2. Agiles Projektmanagement

  • der zu betreibende Aufwand sowie die Zeit sind fix, doch ist der Umfang variabel
  • iterativer Prozess =
    - Durchlauf sämtlicher Phasen des Projektes in einer Iteration
    - Projektprozess wird stets verbessert und angepasst
    - die Stakeholder sind stets in den Verlauf des Projektes eingebunden
    - Anforderungen an das Projekt werden stetig erfasst
    - die Ergebnisse des Projektes werden stetig geliefert und bewertet
    - die Verantwortung liegt beim gesamten Projektteam, da es sich selbst managt
    - die Kommunikation während des Projektes erfolgt regelmäßig in täglichen Meetings und aus
    diesem Grund sind wenig Dokumente notwendig

Vertreter des agilen Projektmanagements

Natürlich kann sich jeder selbst, basierend auf subjektiven Werten und Prinzipien seine eigene agile Herangehensweise erstellen, doch haben sich im Laufe der Zeit bereits Prozesse herausgebildet, welche ebenfalls zu nutzen möglich ist. Zu diesen agilen Prinzipien gehören zum Beispiel “Extreme Programming” (XP), “Feature Driven Development” (FDD), “Scrum” oder “Kanban”. Bezogen auf diese Beispiele bleibt zu sagen, dass “Scrum” und “Kanban” jene agilen Prinzipien sind, welche in der Arbeit in Unternehmen am weitesten verbreitet sind.

Scrum:

Der Prozess “Scrum” ist einer der am weitesten verbreitesten Prozesse bzgl. agiles Management, wobei auch gesagt werden muss, dass Scrum sich ebenfalls außerhalb der Software-Entwicklung eignet, da es allgemein geschrieben ist und sich somit nicht nur für agiles Management verwenden lässt. In Scrum Projekten es klar definierte Rollen. Diese sind das Entwicklungsteam, den Scrum Master und den Product Owner. Darüber hinaus werden stets und regelmäßig die Anforderungen des Projektes in einem Product Backlog festgehalten und ständig aktualisiert. Die Planung des Projektes findet im Release und in Sprints statt. Für diese beiden Bereiche gibt es diesbezüglich Release Backlogs sowie Sprint Backlogs. In Scrum werden die Zwischenergebnisse jeweils nach jedem Sprint vorgestellt und darüber hinaus finden die Treffen der Mitglieder des Projektes in den Daily Scrums, Sprint Reviews sowie in den Sprint Retrospektiven.

Kanban:

Der Prozess “Kanban” visualisiert den Arbeitsprozess mit Hilfe eines sogenannten Kanban Board. Auf dem Kanban Board werden die jeweiligen Anforderungen je nach ihrem spezifischen Zustand sortiert und organisiert. Diesbezüglich wandert eine Anforderung auf einem Post-It von dem jeweiligen Zustand zum nächsten Zustand, immer entlang des Kanban Board. Eines der primären Merkmale von Kanban sind die Obergrenzen innerhalb der Anforderungen innerhalb der spezifischen Zustände. Damit wird impliziert, dass zum Beispiel festgelegt wird, dass jeweils nur 4 Anforderungen zur gleichen Zeit bearbeitet werden können. Darüber hinaus findet man bei Kanban keine festgelegte Anzahl von Anforderungen innerhalb einer bestimmten Zeitspanne und eben darin unterscheidet sich Kanban auch von Scrum-Projekten, da dies dort der Fall ist (Sprint Backlog). Im Gegensatz dazu, holt sich das Team bei Kanban eigenständig neue Anforderungen auf das Kanban Board, sobald es freie Ressourcen besitzt.

Der Mittelpunkt von agilen Projekten ist der Umgang mit den jeweiligen Anforderungen sowie den stets auftretenden Veränderungen. Diese Anpassungsgabe ist die Basis und zugleich die zu erreichenden Ziele der Stakeholder 

Agile Techniken

Die Prozesse kennzeichnen lediglich den Rahmen für das agile Management von Projekten, doch
gilt es dieses auch agil umzusetzen. Diesbezüglich ist es möglich verschiedene agile Techniken
anzuwenden um den gewünschten Erfolg sicherzustellen. Zu diesen agilen Techniken zählen zum
Beispiel:

  • Use Cases = die Anforderung der jeweiligen Kunden
  • Personas = die Vorstellung der Perspektive der jeweiligen Kunden
  • Burn Up Chart = der dargestellte Stand des jeweiligen Projektes
  • Cumulative Flow Diagram = Key Performance Indicator
  • Earned Value Analyse = die Kontrolle des jeweiligen Fortschrittes sowie des Budgets = Key
    Performance Indicator

In welchen Situation ist das agile Management geeignet?

Das agile Vorgehen ist nicht zwingend für alle Projekte vollkommen geeignet, jedoch funktioniert es sehr gut bei den folgenden Arten von Projekten:

  • Projekte, bei denen nur ein ungefähres Bild der jeweiligen Anforderungen bestimmt werden kann
  • Projekten, bei denen stete Veränderungen bestimmend sind, auf welche eben dann das agile Management reagieren muss und eben auch reagieren kann
  • Projekte, bei denen ein komplexes Ziel verfolgt wird, da eben zum Beispiel kein genau zu bestimmendes Endziel bestimmbar ist
  • Projekte, bei denen schnell die Ergebnisse geliefert werden müssen

Anwendung des agilen Projektmanagements innerhalb der Software-Entwicklung Wenn Sie ein neues Projekt beginnen wollen, zum Beispiel die Entwicklung einer neuen Software, dann haben Sie wahrscheinlich ein paar allgemeine Schritte, bzw. Vorgehensweisen im Sinn, welche zwingend einzuhalten sind, zum Beispiel die Planung, das Konzept, die Entwicklung, die Testphase oder aber auch die Auslieferung des fertigen Produktes. Zu Beginn setzen Sie sich mit dem Kunden zusammen und sie überlegen zusammen, welchen Mehrwert das Produkt, in diesem Falle die Software, liefern soll und wie dieser Mehrwert am besten zu erreichen ist. Diesbezüglich stellen sie erst einmal Anforderungen auf und daraufhin erst entwerfen sie die Architektur und die Oberfläche der Software. Im Anschluss daran kümmern Sie sich um die jeweiligen Funktionen der Software. Der sich daran anschließende Schritt befasst sich mit der Testung, sodass Sie feststellen können, ob die Software tatsächlich den Anforderungen standhält, welche Sie im Vorfeld mit dem Kunden festgelegt haben. Sollten die Anforderungen erfüllt werden, liefern sie eine Version des Produktes.
All diese verschiedenen Schritte erfolgen jeweils hintereinander und somit können Sie immer erst die eine Phase beenden um daran anschließend mit der nächsten Phase beginnen zu können. Diese Art der Entwicklung ist eine Traumvorstellung, denn innerhalb der Realität geht es nicht so reibungslos, da eben der Kunde zumeist immer neue Anforderungen stellt, an welche er zu Beginn nicht gedacht hat. Die Folge dessen ist, dass Sie stets auf die neuen Wünsche und Anforderungen des Kunden reagieren müssen, sodass die Änderungen rasch eingearbeitet werden können. Oftmals ergibt sich während dieses gesamten Prozesses ein vollkommen anderes Produkt als jenes, welches zu Beginn besprochen worden ist. Sollten Sie sich in einem starren Prozess der Projektplanung und Umsetzung befinden, dann können sie diese raschen Veränderungen nur schwerlich verarbeiten, doch das agile Management von Projekten kann auf solche Änderungen reagieren!

Was genau ändert ein agiles Management?

Es sollte klar sein, dass es ebenso im agilen Management immer Planungsphasen gibt. Zum Beispiel wird im Scrum Prozess die Entwicklung sowie die Sprints bzgl. des festgelegten Enddatums der Lieferung geplant, sodass dieses eingehalten werden kann. Welche Anforderungen letztlich jedoch umgesetzt werden, ist stets von den aktuellen Zielen sowie Wünschen des Stakeholder abhängig. Darüber hinaus arbeitet man innerhalb des agilen Projektmanagements in iterativen Schritten und dennoch halten sie Kontakt und kommunizieren Sie mit allen Beteiligten des Projektes. Beispielsweise können Sie im ersten Sprint die Anforderungen festlegen, umsetzten und daraufhin auch testen. Zum Ende des Sprints erfolgt dann die Vorstellung der Zwischenergebnisse bei ihren Auftraggebern. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit sich Feedback einzuholen um daraufhin die potentiell neu umzusetzenden Anforderungen für den nächsten Sprint zu organisieren. Aufgrund dessen ist es möglich, dass Sie iterativ ein Endprodukt entwickeln, womit die jeweiligen Stakeholder auch zufrieden sind, da diese eben stets in den Entwicklungsprozess eingebunden worden waren. Jedoch weisen nicht alle Projekte die vorher festgelegten Merkmale auf, sodass ein agiles Management nicht umzusetzen ist oder aber ihr Unternehmen ist noch sehr klein und stark mit dem klassischen Management verbunden, sodass Sie nicht vollkommen ihre bisherigen Prozesse negieren können, bzw. wollen. In solch einem Fall bietet es sich an, eine Kombination aus klassischen Management und agilem Management anzuwenden. Diese Kombination wird häufig als “hybrides Projektmanagement” bezeichnet.

Das Ausleben des agilen Projektmanagements

Sollten Sie sich dazu entscheiden, agil innerhalb ihres Managements agieren zu wollen, dann sollten Sie Personas und Use Cases entwickeln, um mit Hilfe dessen Ziele und Wünsche ihrer jeweiligen Stakeholder stets festhalten und einholen zu können. Arbeiten Sie darüber hinaus mit einer Vielzahl von Anforderungen. Diese Anforderungen variieren stets je nach Größe des Projektes und kalkulieren Sie den tatsächlichen Geschäftswert und den zu erbringenden Aufwand um somit dies den Releases und den Sprints zuordnen zu können. Sollte es Veränderungen geben, sind sie dennoch in der Lage, diese Veränderungen zügig einzupflegen, sodass die Stakeholder stets mit aktuellen Ergebnissen konfrontiert werden können. Als Key Performance Indicator dienen Diagramme sowie Cumulative Flow Diagram und außerdem die Earned Value Analyse. Des weiteren arbeiten Sie eben zumeist mit mehreren Teams zusammen, sodass Sie diese alle organisieren müssen. Aufgrund dessen ist Transparenz ein wichtiges Element, sodass eben jedes Mitglied des Projektes genau weis, welche Anforderungen im jetzigen Augenblick umzusetzen sind und an welchem Punkt der Entwicklung man sich gerade befindet. Das agile Projektmanagement und somit das agile Arbeiten an Projekten erfordert ein passendes Tool, damit wirklich effektiv und agil gearbeitet werden kann.

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