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In dem nun folgenden Beitrag werden Ihnen fünf Microsoft-Tools vorgestellt, die jeweils auf verschiedene Arten der Organisation von spezifischen, komplexen Tasks ausgerichtet sind. Es handelt sich dabei nicht mehr lediglich um einfache To-Do-Listen, sondern darum, wie Sie es schaffen ihre verschiedenen Arbeiten innerhalb ihres Alltags im Unternehmen zu organisieren. Die fünft Tools, welche Ihnen nun vorgestellt werden, sind:

  • “Outlook” sowie “Wunderlist” (diese beiden Tools sind für einfache Arbeiten sehr gut
    anzuwenden)
  • SharePoint” Team Sites/Tasks (dieses Tool findet häufig Verwendung, um bei anhaltenden
    Sitzungen des Teams neue Tasks zu erfassen, zu koordinieren und diese an die Verantwortlichen
    weiter zu leiten/zu verteilen)
  • “Office 365 Planner” (dieses Tool wird zur Organisation von Arbeiten verwendet, für welche es
    übergeordnete Vorhaben und ein breit organisiertes Vorgehen gibt, sodass innerhalb dieses Tools
    auch Statusverfolgungen und Benachrichtigungen angezeigt werden)
  • Microsoft Project Server” (dieses Tool ist für das Organisieren von Arbeiten in komplexen
    Projekten gedacht, da Sie mit Hilfe dieses Tools prozessgesteuerte Arbeiten managen und
    zugleich noch offene Aspekte sowie Projektrisiken stets im Auge behalten können

Erfahren Sie nun im weiteren Verlauf dieses Beitrages näheres zu all diesen Tools, zum Beispiel was die einzelnen Tools können, wo ihre Funktionsausstattung nicht mehr ausreicht um ihre Bedürfnisse zu befriedigen und wo eben auch die einzelnen Tools ineinandergreifen.

Die Software von Microsoft bezüglich des Managements von Arbeiten

Da es nun einmal üblich ist, dass man nicht alles in seinem Gedächtnis verstauen kann, ist der Sinn von einer Organisation von verschiedenen Arbeiten selbstredend. Es geht darum, dass eben nichts in Vergessenheit gerät sowie alle Arbeiten erledigt werden. Diese Prämisse findet Gültigkeit innerhalb des Einkaufens im Supermarkt mit Hilfe einer Einkaufsliste sowie für intensive, Team übergreifende Tasks und Projekte innerhalb einer Firma. Darüber hinaus hat die Organisation von verschiedenen Arbeit ebenso einen weiteren wichtigen Aspekt zu berücksichtigen. Es geht nicht nur darum, dass Tasks verwaltet werden, sondern dass diese Organisation ebenso anwenderfreundlich ist, da eben mit Hilfe dessen das Arbeiten/ Verwalten/Organisieren einfacher und nicht noch komplizierter werden soll. Aufgrund dessen gibt es eben nicht nur ein Tool für sämtliche Arbeiten, sondern spezifische Tools für spezifische Arbeiten sowie für spezifische Planung von Arbeiten. Diese verschiedenen Tools zeichnen sich dadurch aus, dass sie so einfach wie möglich doch zugleich so komplex wie nötig programmiert sind, sodass sie perfekt für die jeweils anfallenden Arbeit zugeschnitten ist.

Die vier grundlegenden Typen von Arbeiten

Es gibt grundsätzlich und allgemein gesprochen vier Arten von Arbeiten. Diese sind:

  1. Jene Tasks, welche sich spontan innerhalb des täglichen Geschäfts ereignen und welche zumeist
    nur Sie selbst betreffen. Man bezeichnet diese Art der Arbeit auch als Ad-hoc-Task
  2. Jene Tasks, die mehrere Personen betreffen, sodass ein Konsens durch Abstimmung geschafft
    werden muss. Man bezeichnet diese Arbeiten als koordinierte Tasks
  3. Jene Tasks, die sich durch eine komplexe Struktur auszeichnen, welche bestimmt ist durch
    übergeordnete Vorhaben oder aber durch Initiativen, sodass ein standardisiertes Vorgehen
    innerhalb der Arbeit von Nöten ist. Man bezeichnet diese Arbeiten als die organisierten Tasks
  4. Jene Tasks, welche ein Teil eines operativen Managements von Projekten ist und zugleich im
    dazu gehörigen Prozess der Planung verankert ist. Man bezeichnet diese Arbeit als
    prozessgesteuerte Tasks

Nun werden Sie erfahren, was genau die vier verschiedenen Typen von Arbeiten unterscheidet und welche die jeweils passende Software für die jeweils passende Arbeit ist.

1. Ad-hoc-Tasks

Diese Form der Tasks treten zumeist sehr schnell und spontan auf. In der Zeit vor der ersten “Digitalisierung” hätte man bezogen auf diese Arbeit eine Notiz mit einem Stift in ein Notizbuch oder aber einen Taschenkalender geschrieben.

Grundsätzlich lassen sich Ad-hoc-Tasks in einer simplen und schlichten Form in eine To-do-Liste schreiben und organisieren. Stellen Sie sich zum Beispiel eine Liste bezogen auf das Reisen vor. Sie machen sich eine To-do-Liste die besagt, dass Sie noch Sonnencreme einkaufen müssen, dass Sie noch vor der Abreise ihre Blumen gießen müssen oder aber auch, dass Sie noch ein Taxi bestellen müssen, welches Sie zum Flughafen bringt.

Arbeiten, die in den Bereich der Ad-hoc-Tasks fallen, bedürfen keine speziell ausgerichtete Datensicherung. Aufgrund dessen ist es Ihnen möglich, ihre Ad-hoc-Tasks ohne spezifische Sicherung auf all ihren Endgeräten ohne bestimmte Schutzmaßnahmen zu verwalten und zu organisieren.

Jedoch muss beachtet werden, dass diese Form der Arbeiten andere Anforderungen an Sie stellen. Zum Beispiel soll wahrscheinlich Ihre To-Do-Liste nicht nur online einzusehen sein, sondern auch im Offline-Modus betrachtet werden können und darüber hinaus soll diese Liste wahrscheinlich auch stets automatisch auf all ihren Endgeräten aktualisiert, bzw. synchronisiert werden. Vielleicht möchten Sie auch, dass ihre Aufgabenbearbeitung auch stets von anderen Personen eingesehen werden kann, zum Beispiel von einer Freundin, die ebenfalls mit Ihnen in den Urlaub fährt und somit eben auch erfahren will, dass Sie sich schon um das Taxi zum Flughafen gekümmert haben.

Es gibt zwei generelle Tools für das Management von Arbeiten der Kategorie der Ad-hoc-Tasks: Outlook und Wunderlist

Das wohl gängige und klassische Tool für das Management von Ad-hoc-Tasks ist Outlook. Diese Software ist schon innerhalb ihres Office 365 Pakets enthalten und ebenso auf ihrem Endgerät als installierte Software online sowie offline verfügbar. Dies gilt nicht lediglich für ihren PC, sondern ebenso für ihr Smartphone sowie andere Endgeräte wie Tablets.

Innerhalb von Outlook ist es Ihnen möglich, ihre Arbeiten vollends unkompliziert sowie direkt einzugeben. Darüber hinaus können Sie Stichtage festsetzen, welche Sie automatisch an dem jeweils betreffenden Stichtag an die festgesetzte Arbeit erinnern.

Neben Outlook gibt es eben die schon angesprochene Alternative namens “Wunderlist”. Dieses Tool ist ebenfalls von Microsoft und wurde im Jahr 2015 von einem Start-Up-Unternehmen aus Berlin übernommen. Zur Zeit wird fleißig an der Integration von Wunderlist in Office 365 und Projekt Online gearbeitet.

Wunderlist ist ein Tool, welches auf die Cloud basiert ist, welche Ihnen kostenlos zur Verfügung steht. Es ist möglich, dieses Werkzeug als App herunterzuladen oder ebenfalls im Browser zu nutzen.

Sollten Sie Wunderlist auf verschiedenen Endgeräten benutzen, so wird der Status ihrer Arbeiten automatisch aktualisiert.

Ein besonderes Merkmal an diesem Tool ist, dass es sehr attraktiv designed ist. Es gibt eine attraktiv aufgebaute Oberfläche, welche das Management ihrer Arbeiten leicht und zugleich angenehm macht. Ebenfalls praktisch ist es, dass Sie als potentieller Wunderlist Nutzer die Möglichkeit haben, ihre Kontakte dazu “aufzufordern” ebenfalls Wunderlust zu nutzen um dadurch eine bessere gegenseitige Organisation ihrer Tasks zu ermöglichen.

2. Koordinierten Tasks

Der zweite Typ von Tasks sind die koordinierten Tasks. Diese Form zeichnet sich durch eine Koordination innerhalb von verschiedenen Beteiligten aus. Darüber hinaus ist es üblich, dass koordinierte Tasks das Resultat ist, von Team- oder aber auch von Verkaufsmeetings. Innerhalb dessen werden Inhalte, Zuständigkeiten oder aber auch die Termine für zukünftige Arbeiten festgelegt und diese gilt es in der Folge zu koordinieren. Aufgrund dessen ist es zwingend erforderlich, dass solche Arbeiten einfach und ohne großem Aufwand organisiert werden können, sodass die Verantwortlichen schnell in Kenntnis gesetzt werden können und die Arbeiten verwalten können.


SharePoint Team Sites

Share Point Team Sites” dient als Tool für eben solche Arbeiten, die eine Koordination unerlässlich macht. Dieses Werkzeug erhalten sie als kostengünstiges Abonnement in ihrem Office 365 Pakte und wenn Sie dieses nutzen wollen, ist es notwendig, dass ein Administrator zu allererst eine SharePoint Team Site im Office 365 anlegt.

Die Verwendung von SharePoint Team Sites innerhalb des Browsers funktioniert über den jeweiligen Internet Browser. Wenn Sie innerhalb des Browser arbeiten, geben Sie zuerst dem Team einen Namen und daraufhin bestimmen Sie die Mitglieder. Natürlich stehen auch sämtliche Anwendungen als App zur Verfügung und wenn Sie die App nutzen wollen, dann aktivieren Sie die App Task für das Aufgabenmanagement. Praktisch betrachtet existiert zumeist schon eine Team Site, da diese in der Regel bei der jeder Neugründung eines Teams angelegt wird.

Wenn Sie dann in der Folge eine Teamsitzung haben und innerhalb dieser sich neue Arbeiten heraus entwickeln, dann ist es Ihnen möglich mit Hilfe der Task App diese neuen Arbeiten ihrem Inhalt nach zu beschreiben, der Task einen Stichtag zuzuordnen und diese dann einem Verantwortlichen zuzuordnen. Innerhalb der Browserdarstellung gibt es eine Zeitleiste, sodass dort zu sehen ist, was zu welcher Zeit zu erledigen ist.

Innerhalb dieses Tools ist es sehr schön, dass es die Möglichkeit der Individualisierung gibt, da jedes Mitglied des Teams die Ansicht des Managements der Arbeiten auf der Team Site personalisieren kann und das sorgt auch dafür, dass einem jeden nur die Arbeiten angezeigt werden, für die er zuständig ist.


Organisation der verschiedenen Tasks auf einen Blick

Innerhalb dieses Tools ist es auch nicht einmal nötig, dass die Beteiligten des Teams stets und ständig die Team Site besuchen um einen Überblick über ihre Arbeiten zu bekommen, denn SharePoint Team Sites schafft die Möglichkeit, dass sie all ihre Tasks von dort mit Outlook verknüpfen können. In der Folge zeigt ihnen dann ihr individuell gestaltetes Management von Arbeiten in Outlook nebst ihren Ad-hoc-Tasks ebenfalls all die Arbeiten an, die ihnen von ihrem Team zugeordnet worden sind. Aufgrund dessen ist es möglich, dass Sie online sowie offline stets einen Überblick über ihre sämtlichen Arbeiten behalten können.

3. Tools der Planung für komplexe Arbeiten

Es stellt sich die Frage, weshalb noch weiterreichende Tools für die Planung von Tasks nötig ist und die Antwort lautet, dass eben die Organisation von Arbeiten mit Hilfe von SharePoint Team Sites dennoch schnell an sein Limit stößt. Diese Grenzüberschreitung findet statt, wenn sich die behandelten Tasks nicht aus dem aktuellen Prozess oder den Treffen heraus ergeben, sondern wenn die Arbeiten entstehen wenn die Teile eines Projektes innerhalb der Firma sind. Außerdem wenn Arbeiten bzgl. eines grundsätzlichen Standard erfasst werden oder aber wenn Tasks stringent bearbeitet werden müssen. Anders formuliert bedeutet dies, dass zu Beginn stets eine Idee, ein Thema oder ein Plan steht, doch in der Folge müssen bei der Umsetzung stets unterschiedliche Tasks neu definiert und organisiert werden.


Organisieren Sie ihre Tasks mit dem Office 365 Planner

Ebenfalls für diese Form der Arbeiten muss eine Benennung von Verantwortlichen stattfinden. Es ist ebenfalls elementar, dass der Stand der Bearbeitung stets aktualisiert, angezeigt und den beteiligten Personen mitgeteilt wird. Für eine solche Verbindungen von verschiedenen Anforderungen agiert der Browser-basierte Office 365 Planner hervorragend und ist somit die perfekte Software für diese Form der Arbeiten.

Dies ist der Fall, da dieser Planner sehr leicht verfügbar ist sowie einfach zu nutzen ist. Die Anwendung des Planner erfolgt als Cloud-Lösung und agiert innerhalb ihres Internet-Browser. Die nutzerfreundliche Oberfläche zeigt ihnen die derzeitigen Pläne als vorerst stilisierten Container. Dort wird ihnen sofort eine Grafik einen Überblick über den Status ihrer jeweils anstehenden Arbeit zeigen. Wenn Sie in den Container klicken, öffnet sich das jeweilige Vorhaben und dann können sie im Speziellen die Details und die Struktur der Task einsehen sowie bearbeiten.

Darüber hinaus können Sie mit diese App ebenfalls die Strukturen des agilen Projektmanagements realisieren, beispielsweise Kanban.

Innerhalb des Office 365 Planner erstellen Sie mit wenig Aufwand einzelne Vorhaben sowie neue Tasks, die sie ebenfalls mit Bildern und weiteren Infos näher bestimmen können. Darüber hinaus sind Sie in der Lage Verantwortlichkeiten zuzuweisen und Arbeitsteams zusammenzustellen. Sie haben die Möglichkeit ihre Vorhaben zu klassifizieren, da Ihnen insgesamt 6 Labels zur Verfügung stehen, sodass Sie die Möglichkeit haben, den Budgetplan oder aber externe Unterstützung deutlich hervorzuheben


Die neue Microsoft Planner Application für iPhone und Android macht das Planen nun noch simpler

Innerhalb des Managements für Arbeiten ist es elementar, dass man jederzeit und überall auf spontan entstehende Tasks zugreifen kann. Aufgrund dessen hat Microsoft reagiert und den Microsoft Office 356 Planner durch ein mobiles Programm für iPhone und Android erweitert. Mit Hilfe der Application ist es Ihnen möglich über und somit auch außerhalb des Büros immer auf dem laufenden zu bleiben und somit stets zu wissen, was noch zu erledigen ist oder aber notieren Sie ihre neuesten Ideen direkt aus dem Bett heraus.

So wie auch der Planner als Browser-Lösung, so ist auch das Programm einfach zu bedienen. Wenn Sie das Programm auf ihrem Smartphone installiert haben, dann benutzen Sie einfach ihr bereits bestehendes Konto von Microsoft um sich anzumelden und dann erhalten Sie direkt einen Zugriff auf ihre Projekte und Arbeiten. Die Application selbst steht der Browser Version in keinster Weise nach. Sie erhalten auch dort das gesamte Spektrum des Tools wie beispielsweise das Organisieren und die Zuweisung von Tasks, das Sharing von Dokumenten, das Besprechen von Arbeiten und das Informieren über die Fortschritte in Projekten.


Das Planen von Arbeiten innerhalb der 0365 Gruppe

Das Besondere des Planners ist, dass er sich sehr eng mit Outlook vernetzen lässt, sodass Sie als Anwender letztlich ein Management aus einer “Hand” erhalten.

Diese Vernetzung erfolgt wie folgt. Die Anlage eines neuen Projektes innerhalb des Browsers bildet zugleich eine 0365-Gruppe für alle am Projekt Beteiligten. Dies erleichtert die Zusammenarbeit der Mitglieder enorm. Das individuelle Outlook ermöglicht darüber hinaus, dass sich jedes Mitglied der Gruppe über seine subjektiven Tasks formieren kann und außerdem Dateien aus der Gruppe einsehen kann. Außerdem ist es möglich, dass Sie sich Nachrichten sowie Kalenderereignisse direkt aus der Gruppe an ihre eigenes Mail Konto schicken lassen können. Somit ist es nicht notwendig, dass Sie stets die Website des Planners im Browser aufrufen müssen.


Das Tool Outlook ist die Zentrale ihres gesamten Managements für Tasks

Aus dem bisher erläutertem wird deutlich, dass Outlook das Tool ist, welches die zentrale Einrichtung ist für ihr gesamtes Aufgabenmanagements. Outlook vereint Arbeiten aus drei verschiedenen Gruppen von Arbeiten (ad-hoc, koordiniert und organisiert). Diese drei Gruppen harmonieren alle mit Outlook und werden alle in Outlook sichtbar und werden auf allen Endgeräten online und offline einsehbar und bearbeitbar. Dies hat zur Folge, dass Outlook die beste Variante ist, um ihr Management von Aufgaben zu verwalten.

Tasks sind stets ein Teil der jeweiligen Prozesse in den Tools für das Projektmanagement Ebenso der Office 365 Planner erreicht irgendwann seine Grenzen und dies ist der Fall, wenn sie eine übergeordnete Organisation von mehren Plänen, bzw. Vorhaben benötigen. Die Steuerung dessen ist diesbezüglich in einen umfangreichen Projekt eingebunden. Das Tool, welches eine solche Leistungsfähigkeit hat ist der Microsoft Project Server oder aber der Microsoft Project Online Umgebung.

Über den jeweiligen Internet Browser oder aber mit der Microsoft Project Web Programm erlangen Sie den Zugriff auf ihre Projekte. Diesbezüglich ist zu sagen, dass der Microsoft Project Server Ihnen nicht nur als eine Cloud-Variante zur Verfügung stehet, sondern Sie können diesen auch in ihre eigene Infrastruktur einbauen. Aufgrund dessen gibt es auch verschiedene Typen der Lizensierung sodass Sie die jeweilige Variante für ihren Bedarf auswählen können. Es erfolgt eine automatische Verknüpfung ihrer Tasks und Termine Wenn Sie in der Folge ein neues Projekt anlegen, wird automatisch eine Project Side erstellt, welche Ihnen die Möglichkeit bietet einen Zugriff auf alle Anwendungen des Managements von Projekten zu erhalten.

Innerhalb dessen werden die Standarddokumente automatisch erstellt und Arbeitspakete werden ebenso definiert. Außerdem können Arbeiten detailreich geplant werden und zugleich den Verantwortlichen zugeteilt werden. Dies kann zugleich erfolgen mit der Angabe von Namen und Mail Adressen.

Innerhalb eines solchen Rahmens ist das Management von Arbeiten ein Teil der gesamten Koordination sowie Kommunikation des Projektes. Diesbezüglich ist es Ihnen möglich ebenfalls Arbeiten sehr simpel mit den Inhalten eines Projektes zu verbinden. Mit Hilfe dessen werden die jeweiligen Inhalte automatisch in der Beschreibung der Task sichtbar. Jeder Nutzer kann seine Aufgabenverwaltung personalisieren

Es bleibt zu klären, wie die einzelnen Beteiligten an einem Projekt stets den aktuellen Stand ihrer einzelnen Tasks gewährleisten können. Dies geschieht, in dem jeder Beteiligte eine individuelle Information erhält, sobald ein Beteiligter Zugriff auf den Microsoft Project Server hat. Diese Informationen sind jedoch nicht relevant für ein Projekt, sondern zugleich für alle, für den der Beteiligte ein Mitarbeiter ist. Somit ist es garantiert, dass jeder Beteiligte mit einem Blick auf seinen Bildschirm einen Überblick hat über offene Projektpunkte und Projektrisiken.

Zusammenfassung

Es wurde deutlich, dass nicht jeder Teil der Arbeit einer anderen Art der Arbeit gleicht. Damit jede Task anhand ihrer Individualität erfolgreich gemeistert werden kann, ist es sinnvoll die Arbeiten nach Typ und Umfang mit unterschiedlichen Tools zu bearbeiten. Diese Tools sind Outlook, Wunderlist, Sharepoint Team Sites, Office 365 Planner und Microsoft Project Server.

Bewertung: 5 / 5

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