MS Project Server, Project Online Blog

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In diesem Blog zeige ich Ihnen, wie einfach die Erstellung von Reports auf Ihrer Project Online Umgebung sein kann. Hierzu bedienen wir uns der integrierten OData-Schnittstelle, mittels derer wir Zugriff auf alle Daten unserer Project Online Instanz erhalten. Dabei spielt es keine Rolle, ob wir die Reports in Excel generieren oder Power BI verwenden. In meinem Beispiel zeige ich Ihnen, wie wir mit Microsoft Excel neue Reports erstellen können.

Zunächst öffnen wir Excel (in meinem Fall Excel 2016) und erstellen eine neue, leere Arbeitsmappe. Dort wählen wir im Menüband die Registerkarte Daten und anschließend in der Gruppe „Daten abrufen und transformieren“ den Punkt „Daten abrufen -> Aus anderen Quellen -> Aus OData-Datenfeed“.

 

Zunächst öffnen wir Excel (in meinem Fall Excel 2016)

 

In der nun geöffneten Dialogbox geben wir die Adresse unserer PWA ein, deren Daten wir extrahieren wollen und erweitern diese um den Zusatz „/_api/ProjectData“. In meinem Fall lautet die korrekte Bezeichnung der Adresse folglich: https://grobmanschwarz.sharepoint.com/sites/pwademo/_api/ProjectData.

 

 

Nach der Bestätigung mit „OK“ gelangen wir erneut zu einem Dialogmenü, über welches wir uns nun auf der angegebenen PWA anmelden. Im Fall von Project Online verwenden wir die Anmeldung über unser „Organisationskonto“ und wählen dort den Punkt „Anmelden“. Anschließend öffnet sich ein Anmeldefenster, auf dem wir die Anmeldeinformationen unseres Office365-Kontos angeben und bestätigen. Zuletzt wählen wir dann den Punkt „Verbinden“, um die Datenverbindung zur PWA herzustellen.

 

OData-Feed

 

Nachdem wir eine Verbindung zur Datenbasis unserer PWA hergestellt haben, können wir im nun geöffneten Fenster die unterschiedlichen Tabellen auswählen, welche wir in unseren Berichten verwenden wollen. In meinem Fall öffne ich die Tabelle „Zuweisungen“, da ich einen Report über die zugewiesene sowie die bereits erledigte Arbeit erstellen möchte. An dieser Stelle könnten wir auch mehrere Tabellen importieren, um Reports zu erstellen, die sich mehrerer Datenquellen (Tabellen) bedienen. Anschließend bestätigen wir mit „Laden“, was dazu führt, dass die in der Tabelle enthaltenen Daten geladen werden.

 

Zuweisungen

 

Dieser Vorgang kann je nach Art der gewählten Tabellen unterschiedlich viel Zeit in Anspruch nehmen. Insbesondere bei zeitphasenbasierten Daten, müssen unter Umständen enorm viele Informationen geladen werden, was die Ladezeit entsprechend beeinflusst. Den aktuellen Status des Datenimports können wir jederzeit im Fenster „Abfragen und Verbindungen“ im rechten Bildschirmbereich herauslesen.

 

Abfragen und Verbindungen

 

Um nun auf Basis der importierten Daten einen Report zu generieren, fügen wir über die Registerkarte „Einfügen“ in der Gruppe „Diagramme“ ein Pivot-Diagramm (PivotChart) in unsere Arbeitsmappe ein.

 

Einfügen

 

In der Eingabemaske „PivotChart erstellen“ wählen wir die Option „Das Datenmodell dieser Arbeitsmappe verwenden“ und unser aktuelles „Vorhandenes Datenblatt“ aus und bestätigen erneut mit „OK“.

Vorhandenes Datenblatt

 

Nachdem ein neues PivotChart in unser Arbeitsblatt eingefügt wurde, können wir mit der eigentlichen Erstellung des Reports beginnen. Hierfür wählen wir den noch leeren Report aus, indem wir ihn anklicken, woraufhin sich ein seitliches Menü mit der Bezeichnung „PivotChart-Felder“ öffnet. Über dieses Menü können wir nun die benötigten Felder per Drag & Drop-Funktion auf die entsprechenden Bereiche ziehen. Ich habe mich in diesem konkreten Beispiel dazu entschieden, die Projektnamen als Achsen sowie die zugewiesene Arbeit sowie Ist-Arbeit als angezeigte Werte zu verwenden. Nach dem Hinzufügen der entsprechenden Felder zu den einzelnen Bereichen, sollte unser Diagramm automatisch mit den entsprechenden Informationen befüllt werden. In meinem Beispiel erhalte ich somit eine Graphik aus gruppierten Säulen, welche für jedes unserer Projekte die Summe der Arbeit und Ist-Arbeit anzeigt.

 

PivotChart

Wir könnten nun nachträglich noch Änderungen am Layout des Reports vornehmen und beispielsweise einen anderen Diagrammtyp oder ein anderes Farbschema verwenden, aber auch Achsenbezeichnungen anpassen. Ich möchte meiner Graphik noch einen entsprechenden Titel vergeben. Hierzu wählen wir die Graphik aus und klicken auf das am rechten Rand angezeigte Plus-Symbol und wählen den Punkt „Diagrammtitel“. Anschließend wird ein Textfeld in unser Diagramm eingefügt, dass wir frei formatieren können. Ich gebe dem Diagramm den Titel „Arbeit und Ist-Arbeit pro Projekt“. Zuletzt entferne ich noch die Schaltflächen zur Projektfilterung sowie für die Wert-Summen über den Punkt „Feldschaltflächen“ in der Registerkarte „Analysieren“, um der Auswertung ein schlichteres Aussehen zu geben.

Diagrammtitel

 

Als Endergebnis erhalten wir eine erste Auswertung über die Daten unserer Project Online Umgebung in unserem Arbeitsblatt, welches wir beliebig um weitere Auswertungen erweitern können:

Arbeit und Ist-Arbeit pro Proket

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Oft ist es sinnvoll oder sogar unvermeidbar innerhalb eines Projektes alle möglichen Abweichungen zu unterschiedlichen Planungsständen auszuwerten. Die einzelnen Planungsstände werden unter verschiedenen Basisplänen (0-10) im Projektplan abgespeichert.

Doch wie lassen sich die Sollwerte aus verschiedenen Basisplänen mit aktuellen IST-Werten gegenüberstellen?

In der Standard Ansicht Überwachung von MS Project wird der Vergleich nur mit dem Basisplan 0 durchgeführt.

Den Vergleich der einzelnen Werte aus allen Basisplänen können Sie mittels einer eigenen neuen Ansicht durchführen. Erstellen Sie dazu einfach eine neue Ansicht, wo Sie alle gewünschten Felder aus den Basisplänen einblenden. Die entsprechenden Feldnamen beginnen in der Regel mit einem „geplant…“ Es handelt sich dabei um Standard Felder auf Vorgangsebene, die in jedem Projektplan zur Verfügung stehen.

Weitere Informationen zur Erstellung von Ansichten finden Sie in unserem Project Blog.

Es folgt ein Beispiel für eine Ansicht mit „geplante Dauer (0-10)“ und einer entsprechenden Erweiterung im Gantt Diagramm:

Eigene Überwachung Ansicht mit Darstellung von geplante Dauer (0-10)

Abbildung 1- Eigene Überwachung Ansicht mit Darstellung von „geplante Dauer (0-10)

Wie Sie in der Abbildung 1 erkennen, macht ein optischer Vergleich von Vorgängen im Gantt Diagramm (Ansicht Überwachung) wenig Sinn. Dort stehen leider nicht so viele Zeilen für einzelne Balken zur Verfügung. Im oberen Beispiel überlappen sich sogar die Balken, die Darstellung ist zu unübersichtlich.

Die Erweiterung diese Balkenarten sieht in dem oben gezeigten Beispiel folgendermaßen aus:

Anpassung der Balkenarten in MS Project

Abbildung 2- Anpassung der Balkenarten in MS Project

Ein Vergleich der Meilensteine ist dagegen optisch etwas übersichtlicher (in diesem Fall eine Ansicht mit „geplanter Anfang (0-10)“):

Eigene Ansicht mit der Darstellung von geplanter Anfang (0-10)

Abbildung 3- Eigene Ansicht mit der Darstellung von "geplanter Anfang (0-10)"

Dementsprechend sieht die Erweiterung der Balkenarten wie folgt aus:

Erweiterung der Balkenarten für eine Überwachungs Ansicht der Meilensteine

Abbildung 4- Erweiterung der Balkenarten für eine Überwachungs Ansicht der Meilensteine

Die oberen beiden Beispiele zeigen deutlich, dass die Überwachungen in Ansichten mit Gantt Diagramm, nicht immer übersichtlich sind und Sie lieber sparsam mit der Einblendung von Grafiken sein sollten.

Wir empfehlen die optischen Darstellungen auf Meilensteine zu reduzieren, dafür aber die Spalten im Projektplan entsprechend zu erweitern, um die Überwachung der einzelnen Vorgänge besser im Überblick zu behalten.

Die Ansicht für Projektpläne können Sie zusätzlich mit standard - benutzerdefinierten Feldern direkt in MS Project erweitern.

Es folgt ein Beispiel für eine Abweichung zwischen den Feldern „Anfang“ und „geplanter Anfang2“. Diese wird mit der Formel „DateDiff()“ berechnet.

Benutzerdefiniertes Feld vom Typ Zahl mit einer Formel DateDiff()

Abbildung 5- Benutzerdefiniertes Feld vom Typ "Zahl" mit einer Formel "DateDiff()"

Wenn Sie nach der Erstellung des Feldes mit Rechtsklick auf die Spaltenüberschrift den Datentyp von „Zahl“ auf „Dauer“ ändern, erscheint die Anzeige „in Tagen“

Formatänderung auf Dauer - Die Einheit Tage erscheint neben dem Wert

Abbildung 6 - Formatänderung auf Dauer - Die Einheit "Tage" erscheint neben dem Wert

Für die Erstellung von Formeln stehen Ihnen zahlreiche Funktionen zur Verfügung. Die eine oder andere kennen Sie vielleicht bereits aus anderen MS Office Produkten.

Verfügbare Formeln für Berechnungen mit Datum / Zeit

Abbildung 7- Verfügbare Formeln für Berechnungen mit "Datum / Zeit"

Die hier beschriebenen Funktionalitäten stehen Ihnen in den MS Project Versionen ab 2010 zur Verfügung.

Weitere Informationen zu den Ansichten in MS Project finden Sie unter

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In der Maske Team Zusammenstellen von MS Project und Project Online gibt es eine Funktion, die Ihnen dabei hilft, die Ressourcen effizienter auszuwählen.

Nehmen wir an, Sie haben in Ihrem Projektplan eine generische Ressource oder eine namentliche Ressource, die Sie möglichst schnell im Projektplan ersetzen müssen. Oder Sie benötigen weitere Ressourcen mit gleichen Fähigkeiten.

Zum Suchen von Enterprise-Ressourcen, die mit den Fertigkeiten und anderen Attributen einer der vorhandenen Ressource des Teams übereinstimmen, wählen Sie die (bereits im Projektteam vorhandene) Ressource, die übereinstimmen soll, unter Projektressource aus und klicken dann auf Zuordnen. Dadurch werden die Enterprise Ressourcen vorgefiltert – Sie haben nur noch die Ressourcen zur Auswahl, die mit der ausgewählten Projektressource übereinstimmen.

Die Kriterien für die Übereinstimmung der Ressourcen können Sie in den PWA-Settings (Einstellungen der Project Web Application) als Project Server Administrator bestimmen.

Definieren Sie dafür benutzerdefinierte Enterprise Felder für die Entität Ressource und wählen unter Benutzerdefinierte Attribute die Nachschlagetabelle aus. Falls Sie ein ganz neues Feld erstellen, müssen Sie eine entsprechende Nachschlagetabelle zuerst anlegen.

 

Benutzerdefinierte Attribute

Abbildung 1- Benutzerdefinierte Attribute für ein Ressourcenfeld

Das obere Beispiel zeigt eine Verknüpfung eines benutzerdefinierten Feldes mit einer Nachschlagetabelle „Skill“ (Fähigkeit).

 

Bitte beachten Sie den Flag „Dieses Feld für übereinstimmende generische Ressourcen verwenden“ – Aufgrund dieser Einstellung wird das Feld als ein Kriterium für eine Übereinstimmung bei der o.g. Zuordnungsfunktion bestimmt.

HINWEIS: Der Flag ist nur für Felder mit Nachschlagetabellen verfügbar.

Nachdem Sie die zu übereinstimmenden Kriterien, also die benutzerdefinierten Felder für Ressourcen angelegt haben, müssen Sie diese in den Stammdaten der Ressourcen pflegen.

Die Pflege der Ressourcen erfolgt im Ressourcen Center. Sie können die soeben erstellten Attribute auch in einer Ressourcen Center Ansicht einbauen um einen besseren Überblick über die Qualität der Ressourcen Stammdaten zu bekommen.

Ressourcen Center Ansicht


Abbildung 2- Benutzerdefinierte Ansicht im Ressourcen Center

Das obere Beispiel zeigt eine benutzerdefinierte Ansicht im Ressourcen Center mit eingeblendeten Attributen Ressourcenabteilung und Skill.

Nachdem Sie die Stammdaten gepflegt haben, stehen Ihnen die Kriterien für die Matching Funktion zur Verfügung.

Öffnen Sie dazu ein Projekt und klicken dort auf Team zusammenstellen. Diese Funktion steht Ihnen in MS Project sowie in der Project Web Application (PWA) des Project Servers zur Verfügung:

Team zusammenstellen


Abbildung 3- Team zusammenstellen in der Project Web Application

Team zusammenstellen in der Project Web Application


Abbildung 4- Team zusammenstellen in MS Project

Im Fenster Team zusammenstellen sehen Sie auf der rechten Seite die zum Projekt bereits zugeordneten Ressourcen. Auf der linken Seite befinden sich alle Ressourcen, auf die Sie gemäß Ihrer Berechtigung zugreifen können.

Team zusammenstellen


Abbildung 5 - Team zusammenstellen (Beispiel PWA)

Nehmen wir an, Sie haben in Ihrem Projektplan Vorgänge, die Sie einem Testmanager zuweisen müssen. Aktuell haben Sie eine entsprechende Ressource „Testuser 2“ in Ihrem Projektteam. Sie möchten nun das Team um weitere Testmanager erweitern. Markieren Sie dazu die bereits vorhandene Ressource auf der rechten Seite und klicken anschließend auf Zuordnung. Die linke Seite der verfügbaren Ressourcen wird entsprechend vorgefiltert. Diese Filterung erfolgt gemäß den übereinstimmenden Attributen der Ressourcen. Im oberen Beispiel haben alle Ressourcen im Attribut „Skill“ den Eintrag „Testmanager“.

Nun können Sie die weiteren gewünschten Testmanager auf der linken Seite auswählen und durch Klick auf Hinzufügen in das Projektteam aufnehmen.

Im Fenster Projektteam zusammenstellen von MS Project und PWA können Sie die Ressourcen ebenfalls ersetzen. Markieren Sie dazu die zu ersetzende Ressource auf der rechten Seite und eine passende verfügbare Ressource auf der linken Seite und klicken anschließend auf den Button Ersetzen. Diese Funktion eignet sich vor allem um die generischen Ressourcen, die Sie für Ihre grobe Planung verwendet haben, durch echte namentliche Ressourcen zu ersetzen.

Weitere Informationen zum Thema generische Ressourcen finden Sie in den folgenden Blogeinträgen:

Die hier beschriebenen Zuordnung Funktionen stehen in den MS Project Professional und Project Server ab Version 2010 zur Verfügung.

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