Microsoft Office365 Blog

Microsoft Flow und Logic Apps

Mit Microsoft Flow und Logic Apps haben Sie die Möglichkeit, Aufgaben und Prozesse in verschiedenen Anwendungen und Diensten zu automatisieren.

Microsoft Flow

Microsoft Flow ist ein Cloudbasierter-Dienst der sich im Browser über die Benutzeroberfläche des Office 356 bedienen und verwalten lässt.

Mitarbeiter haben mit Flow die Möglichkeit, ihr eigenes Workflow zu erstellen und können somit zwei verschiedene Dienste miteinander verbinden z.B.:

  • Dropbox mit OneDrive
  • Facebook mit Excel
  • Twitter mit Excel
  • Outlook mit OneDrive
  • SharePoint mit Outlook
  • Vieles Mehr

Das Gute am Microsoft Flow ist, dass Sie keine großen IT-Kenntnisse benötigen um sich ein Flow einzurichten, denn Microsoft Flow ist perfekt gemacht für:

  • Office User
  • Business User

Alles was Sie benötigen ist ein Office 365 Account.

Logic Apps

Logic Apps ist ein Azure-Dienst, der sich im Browser über Azure-Portal (Visual Designer) oder im Visual Studio bedienen und verwalten lässt.

Mit Logic Apps können Unternehmen ihre eigenen spezifischen Workflows einrichten, weshalb Logic Apps im Verhältnis zu Microsoft Flow mehr Möglichkeiten anbietet z.B.: Integration in Visual Studio und dadurch komplexere Workflows, die sich für das Unternehmen gestalten lassen.

Somit werden die Logic Apps nur für IT-Experten und/oder Entwickler Empfohlen.

Microsoft Flow in Relation zu Logic Apps

Wie oben schon beschrieben können beide Produkte das gleiche, doch letzten Endes gibt es trotzdem Unterschiede zwischen den beiden Programmen.

  • Microsoft Flow baut auf Logic Apps auf
  • Beide besitzen Unterschiedliche Zielgruppen
  • Logic Apps bietet mehr Möglichkeiten zur Automatisierung von Aufgaben und Prozessen an

Über Yammer

Yammer ist ein Social-Media für Unternehmen, welches dazu dient, sich untereinander für die jeweiligen Projekte auszutauschen als auch für normale Unterhaltungen. Es bietet eine optimale Lösung für Ihre Teams sich untereinander schnell und produktiv auszutauschen durch Gruppenzuteilung. Des Weiteren bietet Yammer den Vorteil mit Office Online, dass alle Gruppenteilnehmer ein Dokument zusammen bearbeiten können und man somit immer im Überblick hat, wer was geändert hat. Wenn Sie z. B. SharePoint, Delve usw. nutzen, können Sie die Inhalte in Yammer teilen und diskutieren.

Wie Sie Yammer auf dem IPhone nutzen

Als Erstes downloaden Sie Yammer im App-Store und führen das Programm anschließend aus. Melden Sie sich mit Ihrem Yammer-Account an (wenn Sie bereits einen besitzen) oder registrieren Sie sich.

YammerStep1

Sobald Sie sich angemeldet haben, befinden Sie sich auf der Startseite. Dort können Sie die Gruppen einsehen, für die Sie die Berechtigung besitzen (1). Klicken Sie hierfür auf die Gruppe oder erstellen Sie eine neue Gruppe. Dazu klicken Sie auf „Gruppe erstellen“ (2).

YammerStep1

Anschließend öffnet sich eine Bearbeitungsmaske, in der Sie der Gruppe einen Namen (1) sowie eine Beschreibung (2) geben können. Sie haben ferner die Möglichkeit für diese Gruppe ein Foto (3) zu hinterlegen sowie die Gruppe öffentlich zu machen (4). Das heißt, jeder im Unternehmen kann dieser Gruppe beitreten. Die andere Option wäre die Gruppe als privat (4) zu markieren, dann müssen Sie jeden Beitritt vorab genehmigen. Es besteht auch die Möglichkeit Mitglieder aus anderen Unternehmen hinzuzufügen (5). Um die Gruppe und alle Eingaben abschließend zu speichern, klicken Sie auf „Erstellen“ (6).

YammerStep1

Anschließend können Sie Mitglieder hinzufügen.

Ihre erstellte Gruppe wird nun auf der Startseite angezeigt. Um die Gruppe zu öffnen klicken Sie auf Ihre erstellte Gruppe. Wenn Sie etwas in der Gruppe posten möchten, gehe Sie wie folgt vor:

YammerStep1

Klicken Sie rechts oben auf das Note Icon und schreiben sie Ihre Gruppennachricht. Die Nachricht kann aus Texten, Bildern (1-2) und Anhängen (3) bestehen. Über den Button „Posten“ können Sie Ihre Nachricht versenden (4).

YammerStep1

Um neue Mitglieder in die Gruppe einzuladen gehen Sie in die Gruppe und klicken anschließend auf das Gruppenbild. Danach klicken Sie auf die 3 Punkte in der oberen Leiste und fügen Sie die Mitglieder hinzu. Über diese Funktionen können Sie die Gruppe auch bearbeiten oder die Gruppe verlassen.

YammerStep1

Fazit

Yammer ist ein gutes Social-Media für Unternehmen, um mit anderen Teams in Kontakt zu bleiben. Leider hat die App momentan weniger Funktionen als im Browser, dennoch funktioniert Sie einwandfrei und erfüllt Ihren Zweck.

Mit der App Outlook Groups können Sie Unterwegs von Ihrem Office 365-Geschäfts-, Schul- oder Unikonto aktiv mit Ihrem Team arbeiten. Die App bietet Ihnen die Möglichkeit an aktuellen Unterhaltungen teilzunehmen, Termine planen, Fotos, Notizen und Anlagen zu teilen und zusammen an Dateien zu arbeiten.

Outlook Groups auf dem IPhone nutzen

Als erstes downloaden Sie Outlook Groups im App-Store und führen das Programm anschließend aus. Melden Sie sich mit Ihrem Office 365-Geschäfts-, Schul- oder Unikonto an.

Groups1

Sobald Sie sich angemeldet habe, befinden Sie sich auf der Startseite. Von dort aus sehen Sie nun alle Gruppen in denen Sie schon drin sind. Um eine neue Gruppe zu erstellen tippen Sie oben rechts auf das +,

Groups1

anschließend öffnet sich eine Bearbeitungsmaske, in der Sie die Gruppe benennen (1) und Ihr eine Beschreibung (2) geben können. Des Weiteren können Sie die Gruppe auf öffentlich (3) (d.h. jeder im Unternehmen kann die Gruppe beitreten) oder Privat (Sie müssen die User einladen) stellen und tippen Sie dann auf Sichern (4). Fügen Sie nun Mitglieder in Ihre Gruppe hinzu. (Ihre erstellte Gruppe wird nun auf der Startseite angezeigt.)

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Um ein Beitrag zu erstellen, öffnen Sie die Gruppe und tippen anschließend, oben rechts auf das Note Icon. (Es bietet sich auch die Möglichkeiten an direkt Dateien (1) hochzuladen, Ereignisse (2) zu erstellen oder von OneNote (3) Notizen hinzuzufügen.)

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Verfassen Sie nun Ihre Nachricht, die kann aus: Text, Bilder (1-2) und Dateien (3) bestehen und senden Sie Ihre Nachricht ab.

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Um weitere Mitglieder die Gruppe einzuladen tippen Sie in die Gruppe auf die 3 Punkte neben dem Note Icon (In Ihrer Gruppe). Anschließend auf Mitglieder anzeigen und fügen Sie dann die gewünschten Mitglieder hinzu.

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Fazit

Die App macht, dass was Sie verspricht. Das austauschen in den jeweiligen Gruppen funktioniert mit der App wunderbar und bequem Unterwegs aus. Die App lässt sich dazu auch noch einfach bedienen.

Office 365 Planner

Der Office 365 Planner ist ein neues Tool von Microsoft, welches Projektverantwortlichen eine einfache Verteilung von Aufgaben ermöglicht. Der Office 365 Planner wurde in die Online-Umgebung eingebunden, sodass alle gespeicherten Inhalte auf dem neuesten Stand sind und somit von allen Projektmitgliedern abgerufen werden können. Des Weiteren bietet der Planner die Möglichkeit, Notizen zu den jeweiligen Aufgaben zu erstellen, Dateien auszutauschen und Gespräche mit den Projektteilnehmern zu führen. Dies dient wiederum einer besseren projektinternen Kommunikation.

Wie nutze ich den Planner?

Um ein neuen Plan zu erstellen klicken Sie auf „Neuer Plan“.

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Anschließend befüllen Sie die Eingabemaske.

Step1

Unter dem Board können Sie eine neue Aufgabe erstellen. Dazu klicken Sie auf das Plus-Symbol, geben die relevanten Informationen ein und wählen anschließend „Aufgabe hinzufügen“.

Step1

Um die erstellte/vorhandene Aufgabe mit Notizen etc. zu befüllen, klicken Sie auf die Aufgabe und bearbeiten den Inhalt nach Ihrem Ermessen.

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Wenn Sie nun beispielsweise in den Planner verschiedene Themengebiete zur besseren und übersichtlicheren Strukturierung der einzelnen Aufgaben einbinden möchten, fügen Sie einfach neue Buckets hinzu. Dazu klicken Sie auf „Neuen Bucket hinzufügen“ und benennen diesen.

Step1

Anschließend können Sie für das jeweilige Themengebiet neue Aufgaben verteilen und Benutzer hinzufügen.

Was kann Diagramme

Unter der Kategorie Diagramme erhalten Sie eine visuelle Darstellung der Aufgaben zum aktuell geöffneten Projekt. Im folgenden Bild sehen Sie auf der linken Seite ein Kreisdiagramm, welches eine komplette Übersicht bietet. Rechts davon sehen Sie, wer welche und wie viele Aufgaben zu erledigen hat und weiterhin welche dieser Aufgaben bereits angefangen, erledigt oder nicht erledigt wurden.

Step1

Fazit

Momentan können Sie den Planner nicht mit Ihrem Outlook synchronisieren. Sie sind somit gezwungen den Browser geöffnet zu haben. Des Weiteren bietet der Planner wenig Konfigurationsmöglichkeiten im Vergleich zu SharePoint. Beispielsweise existiert keine Fortschrittsangabe in %-Abgeschlossen, keine Prioritäten, Einstufungen oder Erinnerungen. Dennoch bietet der Planner ein gutes Konzept für Projektarbeiten in kleineren Teams, da er sich schnell und einfach bedienen lässt und Aufgaben für verschiedene Mitglieder unkompliziert erstellt werden können.

Microsoft Teams

Mit Teams wird eine weitere Kommunikationsplattform für das Unternehmen in das Office 365 Paket hinzugefügt. Mit Teams bleiben sie mit ihren Arbeitskollegen oder Ihrem Team im Kontakt über die Chat-, Newfeeds- und Gruppen Elementen. Mit Teams besteht auch die Möglichkeit von Unterwegs aus im Kontakt zu bleiben durch die Teams-App.

Wie Sie Microsoft Teams nutzen

Als erstes loggen Sie sich in Ihrem Office 365 Portal ein und öffnen Teams.

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Anschließend klicken Sie auf Team erstellen

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und bearbeiten die Bearbeitungsmaske, in dem Sie das Team benennen und Ihr eine Beschreibung geben. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit das Team öffentlich (d.h. jeder im Unternehmen kann dem Team beitreten) oder Privat (Sie müssen die User einladen) zu stellen und tippen Sie dann auf Weiter.

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Fügen Sie anschließend Mitglieder in Ihre Gruppe hinzu.

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Unter Teams sehen Sie alle Teams in denen Sie beigetreten Sind bzw. besitzen. Verfassen Sie nun Ihre Nachrichten in den gewünschten Teams, die kann aus: Text, Dateien (1-2), Emojis (3) und GIF (4) bestehen und senden Sie Ihre Nachricht ab (5). Sie können aber auch auf vorhanden Unterhaltungen antworten. (6)

Hinweis: Sofortbesprechung wird momentan noch nicht von Team Online unterstützt (7).

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Durch das klicken auf die drei Punkte haben Sie die Möglichkeit:

  • Team anzeigen
  • Kanal hinzuzufügen
  • Mitglieder hinzufügen
  • Das Team verlassen
  • Team Bearbeiten
  • Team löschen
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Unter Chat (1) können Sie Private Nachrichten mit anderen Arbeitskollegen austauschen welches nicht Team/Gruppen relevant ist. Dazu klicken Sie entweder auf Chat und schreiben im An: die gewünschte Person rein und verfassen Sie Ihre Nachricht oder Sie können auch auf das Post-Icon klicken um Private Nachrichten abzuschicken. Unter Aktivität (2) werden alle Benachrichtigungen angezeigt von Teams als auch von Chatverläufe. Unter Termine (3) können Sie Ihre vorhandenen Termine ansehen,

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sowie neue Termine erstellen und diese in das gewünschte Team posten, damit jeder in dem Team sehen kann wann die z.B. Nächste Besprechung ist.

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Fazit

Wie schon gesagt hat Microsoft mit Teams eine weitere Möglichkeit in die Office 365 Welt hinzugefügt um mit Ihrem Team auszutauschen. Ich muss dazusagen, dass diese Plattform für mich einen noch besseren eintrug hinterlassen hat als z.B. Outlook Groups. Und bringt wie alle kommunikationsplattformen von Microsoft, gute Möglichkeiten mit sich.

Was ist Sway?

Mit Microsoft Sway wurde eine zweite Plattform zum Erstellen von Präsentationen in Office-Familie miteingebunden: PowerPoint und Sway.

Sway ist eine Web-App und bietet Ihnen die Möglichkeit toll aussehende, interaktive Berichte, Präsentationen und persönliche Geschichten auf einer benutzerfreundlichen Oberfläche zu erstellen und zu teilen. Sway kann über Office 365 oder iOS oder Windows 10 angesehen und bearbeitet werden.

Wie Sie Sway nutzen unter Office 365

Als erstes melden Sie sich in Ihren Office 365 an und klicken dann in der Startseite auf Sway.

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In den nächsten 2 Fenstern wird Ihnen Sway genau erklärt: Was Sway ist, Was man damit macht usw. 

Sobald Sie von Microsoft über Sway eingeschult wurden, Starten wir eine neue Präsentation. Dazu klicken Sie auf „Neu erstellen“. 

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In der nächsten Ansicht sehen wir unsere erste Folie (1) Links davon die Karten (2) bei den Sie weitere Folien erstellen können (Im Menü Karten (3)). Z.B Text-Folie, Audio-Folie, Raster-Folie usw. Die Sie individuell gestalten können.

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Um eine neue Folie hinzuzufügen klicken Sie mit der linken Maustaste auf Ihre gewünschte Folie und halten Sie die Taste gedrückt und ziehen Sie diese unter der ersten Folie. 

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Unter Einfügen (1) sind Sie in der Lage, Bilder in Ihre Präsentation hinzuzufügen, sei es In dem Titel als Titelbegleiter oder nur das Bild als Hintergrund. Sway zeigt Ihnen Vorgeschlagene Bilder (2) an je nach Ihrem Titel und Inhalt der Folien. Sie können aber auch Bilder von: 

  • OneDrive (3)
  • aus Bing (4)
  • Ihrem Gerät (5)
  • Suchfunktion von Sway (6)

entnehmen. (Sollten Sie Bilder von Sway nehmen, Ziehen Sie diese in Ihr Titel (Als Titelbegleiter) oder unter die Folie.)

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Im Menü Design (1) sind Sie in der Lage, das Design Ihrer Präsentation zu gestalten so wie spezifische Anpassungen durchzuführen (2). 

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Im Menü Layout (1), können Sie Ihr Layout anpassen, entweder eine von: 

  • Oben nach Unten scrollende Präsentation (2)
  • von links nach rechts Präsentation (3)
  • klassisch: Folie zu Folie Präsentation (4)
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Der letzte Punkt wäre von Bilder, Texte etc. die Darstellung anzupassen. Um den Fokus von Bildern zu ändern klicken Sie in der Vorschau auf das Bild (welches Sie ändern möchten) und anschließend auf Fokuspunkte.

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Nun können Sie den Fokus des Bildes ändern bzw. das Bild als Ganzes darstellen. Des Weiteren bietet es auch an die Folien anders darzustellen, ob einzeln oder nebeneinander dazu klicken Sie auf die Folie/Text/Bild und anschließend auf Hervorhebung und wählen zwischen:

  • Dezent
  • Mittel
  • Intensiv

Ihre Wunschdarstellung aus.

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Fazit

Wieso bringt Microsoft eine zweite Präsentationsplattform auf den Markt, wenn es schon PowerPoint gibt?

Die Frage haben wir uns auch gestellt und mussten feststellen, dass Sway die klassische Darstellung von PowerPoint (Folienorientiert) durch eine Art dynamische Internetseite oder digitales Magazin ersetzt. Das wiederum macht einen besseren Eindruck als die klassische PowerPoint Darstellung. Sway bietet auch eine einfache Funktion zum Bearbeiten und Erstellen von Folien/Präsentationen, ist aber in Hinsicht der Möglichkeiten zum Aufbau eine Präsentation nicht ganz so gut ausgestattet wie PowerPoint, trotzdem lässt es sich gute – sehr gute Präsentationen vorzubereiten.

Ihr Ansprechpartner:
Sebastian Vorgel

+49 89 943 843 2-0 
service@grobmanschwarz.de

Grobman & Schwarz_Ihr Ansprechpartner für alle Fragen Rund um Office365
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