MS Project 2016

Innerhalb dieses Beitrages werden Sie allgemeine Informationen zu MS Project erfahren, um darauf aufbauend zu zeigen, welche Änderungen in der im März 2016 erschienen neuen Version von MS Project vorhanden sind.

Microsfot project ist prinzipiell gesprochen eine Software, bzw. ein Tool zum Planen, zum Steuern, zum Organisieren und zum Kontrollieren von Projekten.

Es gibt grundlegend zwei Versionen von MS Project. Zum Einen die Einzelplatzversion namens “Microsoft Project Standard” und zum Anderen jene Version, welche für die Verknüpfung mit dem MS Project Server benutzt wird. Diese zweite Version trägt die Bezeichnung “MS Project Professional”. Diesen Unterschied kann man somit ebenfalls so formulieren, dass es eine Version gibt für die Einzelplatznutzung und eine Version für eine Anbindung an eine Datenbank. Jedes Unternehmen, jeder Projektmanager, jede Privatperson muss selbst entscheiden, welche Version für seine/ihre Nutzung am sinnvollsten ist.

 

Microsoft Project 2016

Microsoft Office Blog

Sollte man sich für die Version “MS Project Professional” entschieden haben, dann haben Sie, wie schon erwähnt, eine Anbindung an den MS Project Server und sind darüber hinaus auch einer Unmenge von Enterprise-Projektmanagement-Anforderungen eingegangen. Zu diesen EPM-Anforderungen gehören unter Anderem das Anforderungsmanagement, das Management von Portfolios, das Management von mehreren Projekten (Multiprojektmanagement), die Erfassung von speziellen zeitlichen Anforderungen, die zentrale Planung der verfügbaren Ressourcen, das Management von spezifischen Risiken, das Management ihrer Dokumente, die Zugriffsverwaltung, oder aber auch das Reporting. Diesbezüglich verwendet der Project-Server die Microsoft-SQL-Datenbank für die zentrale Haltung ihrer Daten.

 

Integration von Microsoft Project

Microsoft Project

Grundlegend muss gesagt werden, dass das Tool “MS Project" ein Teil der gesamten Microsoft Office Familie ist. Aufgrund dessen kann diese Software server- wie clientseitig mit weiteren Software Paketen von Drittanbietern in andere IT-Programme integriert werden (z.B. ERP-Software wie SAP PS oder aber auch Groupware wie zum Beispiel Lotus Domino oder aber auch Exchange). Falls MS Project eben mit einem Server verwendet werden soll, so ist es jedoch zwingend notwendig, dass Microsoft SQL Server sowie der Windows SharePoint Service vorhanden ist, denn nur mit diesen beiden weiteren Softwares ist es möglich, dass der Project Web Access ermöglicht wird.

 

Innerhalb von der Software “MS Project Client” werden ihre jeweiligen Projekte nur dezentral verwaltet und somit benötigen Sie noch die Software “MS Project Server” falls Sie eine zentrale Verwaltung all ihrer Projekte anstreben. Die Vorteile einer zentralen Verwaltung ihrer Projekte sind, dass Ihnen immer zugleich die jeweiligen Abhängigkeiten sowie die Auswertung von mehreren ihrer Projekte zur Verfügung stehen. Darüber hinaus ist ein weiterer Vorteil jener, dass Sie mit einer zentralen Verwaltung ihre Projektteams sofort mit einbeziehen können. Mithilfe dessen erreichen Sie also eine Situation, in der die Verteilung von Informationen bzgl. ihrer Projekte wie die Rückmeldung und wie auch Fortschrittsmeldungen sofort an jede beteiligte Person weitergeleitet werden können. Die Einbindung ihrer Teams von den jeweiligen Projekten erfolgt dann mit einem normalen Web-Access oder aber auch mit anderen Werkzeugen.

 

Das Arbeiten mit Microsoft Project

Microsoft Project

Wenn Sie MS Project nutzen wollen, dann ist die Verwendung der Netzplantechnik eine zwingende Voraussetzung.

Die jeweiligen Abläufe innerhalb von MS Project sind sehr flexible Begriffe, denn ein Ablauf kann z.B. eine einzelne Aufgabe innerhalb eines Arbeitspaketes sein, es kann eine gesamte Zusammenfassung eines jeweiligen Projektes sein oder aber auch ein ganz eigenes, separates Projekt selbst sein. Es hängt ganz an der Ebene, bzw. an der Bedeutung eines jeweiligen Ablaufes und ob eben jene Abläufe als Sammelvorgänge aufgelistet werden können. Diesbezüglich können Meilensteiine als elementare Punkte der Kontrolle eines Projektes verwendet werden. Meilensteine bezeichnen prinzipiell Vorgänge ohne eine zeitliche Abweichung. Dies bedeutet anders ausgedrückt, dass Meilensteine Punkte sind, die schon in der Planung festgelegte Termine bezeichnen, zu denen spezifische Teilziele erreicht werden sollen.

 

Das Managen von Terminen mit Microsoft Project

Microsoft Project

Microsoft Project ermöglicht eine Planung von Terminen auf der Grundlage von definierten Vorgängen. Diese definierten Vorgänge können ganz unterschiedlicher Art sein, z.B. der Endtermin oder aber auch der Starttermin. Darüber hinaus ist es auch möglich bestimmte Stichtage, Termin- und/oder Ressourceneinschränkungen, Feiertage oder aber auch Pufferzeiten als Termine zu definieren. Unabhängig davon, sind noch weitere, spezielle Berechnungen von Terminen mit MS Project möglich, z.B.

 

  • wann das Projekt im spätesten Falle fertig sein muss

  • wie viele Reserven von Zeit sind veranschlagt/vorhanden?

  • die Verschiebung von Terminen durch Verzögerungen und ob diese Verzögerungen weitere Auswirkungen auf andere Aufgaben, Meilensteine oder aber auf den Gesamtplan hat

 

Das Managen von Ressourcen mit Microsoft Project

Microsoft Project

Nebst dem eben beschriebenen Managen von Terminen bietet MS Project auch die Möglichkeit die jeweiligen Ressourcen für das jeweilige Projekt zu organisieren.

Bezüglich dessen wird zum Einen das Augenmerk auf die anfallenden Kosten eines jeweiligen

Projektes  geworfen  und  zum Anderen  wird  stets  die  Frage  nach  der  Gesamtauslastung  eines

Projektes gestellt.

 

Innerhalb der Software “MS Project" werden die Ressourcen unterschiedlich eingeteilt und zwar in “Arbeit”, “Material” oder aber auch in “Kosten”. Die Ressourcen des Gebietes der “Arbeit” offenbaren mithilfe der Zuordnung von speziellen Vorgängen die zu erbringenden Leistungen und somit ebenfalls die aufzuwendenden Kosten des Projektes. Mit Hilfe der Kategorie der “Material-Ressourcen” ist es möglich die jeweils separaten Abläufe ihrem jeweiligen Verbrauch zuordnen zu lassen und anhand der Kategorie der “Kosten-Ressourcen” ist es möglich, dass man den einzelnen Abläufen innerhalb von Projekten die Einzelkosten zuweisen kann.

 

Die Gesamtdarstellung der einzelnen Ressourcen ermöglicht dem Leiter eines Projektes einen Überblick über die jeweiligen Kosten der jeweiligen Kategorie zu der jeweiligen Zeit und darüber hinaus wird dem Leiter des Projektes ermöglicht die Belastung der Mitarbeiter des Projektes im Auge zu behalten.

 

Die Überwachung von Projekten mithilfe von Microsoft Project

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Wenn Sie die Phase der Planung abgeschlossen haben, dann wird innerhalb von MS Project ein Basisplan abgespeichert und dieser Plan dient im weiteren Verlauf des jeweiligen Projektes als Grundlage für

 

den Soll-Ist-Vergleich. Mithilfe dessen ist es z.B. für den Manager des Projektes möglich, den Grad der Fertigstellung lediglich anhand der Eingabe der verbrachten Zeiten innerhalb von MS Project zu überprüfen. Es wird deutlich, dass das Ziel darin besteht, dass der Leiter des Projektes einen Gesamtüberblick über sämtliche Abweichungen und die daraus entstehenden Folgen auf das Ziel des Projektes erhält.

 

Bezogen auf die Dokumentation sowie die Präsentation gibt es eine Unmenge an Möglichkeiten innerhalb von MS Project wie zum Beispiel Gantt-Charts, Netzplan, Kalender-Darstellungen sowie auch eine Unmenge an vorinstallierten Vorlagen für die Erstellung von Berichten, welche ebenfalls von den Usern selbst konfiguriert werden können.

 

MS Project Version 2016

Die erste Version von MS Project erschien im Jahr 1995 und hat im Jahr 2016 ihre bisher letzte Aktualisierung erfahren. In der folgenden Auflistung erhalten Sie einen Überblick über die bisher erschienen Versionen um im Anschluss daran auf die Neuerungen von MS Project 2016 im Speziellen einzugehen.

  • MS Project Version 95

  • MS Project Version 97

  • MS Project Version 98

  • MS Project Version 2000

  • MS Project Version 2002

  • MS Project Version 2003

  • MS Project Version 2007

  • MS Project Version 2010

  • MS Project Version 2013

  • MS Project Version 2016

 

Welche Neuerungen beinhaltet die Version MS Project Version 2016?

 

Innerhalb von MS Project Server 2016 gibt es Neuerungen, welche prinzipiell die folgenden Bereiche betrifft:

 

  • Ressourcenmanagement

  • Ansichten

  • Navigation

  • Web AddIns

 

Neuerungen innerhalb der Kategorie des Ressourcenmanagement

Microsoft Project

Das Managen von Ressourcen ist eines der Schwerpunktthemen der 2016er Version von MS Project Server. Innerhalb dessen handelt es sich um eine Neuerung bezogen auf die Abstimmung die Zusicherung von Ressourcen zwischen dem Leiter des Projektes und den Mitgliedern des Teams.

 

In der vorhergehenden Version von MS Project besaß der Teamleiter lediglich die Einsicht in den Ressourcenplan. MS Project Version 2016 ermöglicht mit Hilfe der Funktion “Resource Engagements” eine Kooperation zwischen dem Projektleiter und dem Teammitgliedern innerhalb der Ressourcenplanung.

 

Darüber hinaus ist der Ressourcenplan vom Project WebAccess in MS Project Professional verschoben worden und zusätzlich mit aktualisierten Funktionen ergänzt worden. Innerhalb dieser Neuerung der Ansicht kann der Leiter de Projektes jedwede Anfragen von Ressourcen sowie Zusicherungen von Ressourcen einsehen sowie bearbeiten.

 

Wenn Sie Project Online nutzen, dann ist es Ihnen möglich den Wechsel von dem “Ressourcenplan“ zu “Ressource Engagements” selbst vorzunehmen.

 

Es muss jedoch gesagt werden, dass die Anzeige der tatsächlichen Auslastung der Ressourcen vorerst fehlt. Somit fehlt eben auch den Teamleitern die Übersicht über die reale Auslastung der Ressourcen, da eben Abwesenheiten sowie Linientätigkeiten nicht planbar sind. Diese beiden Tätigkeiten muss der Teamleiter weiterhin innerhalb von Teamprojekten in MS Project Professional erledigen.

MS Project 2016

Innerhalb der Neuerung von MS Project Version 2016 kann der Teamleiter jedoch zu schon aktuellen Projekten neue Engagements anlegen ohne eine vorhergehenden Anfrage anzulegen, jedoch ist es nicht machbar, Reservierungen für zukünftige Projekte zu vergeben. Darüber hinaus ist es aber in MS Project 2016 machbar, dass Sie die Auslastung von Ressourcen sowie die Anfragen von Projekten in einer Ampel-Darstellung gemeinsam einsehen können, dass Sie Zusagen für Projekte mit hoher Priorität automatisch übernehmen können sowie dass Sie die Teamstruktur hierarchisch aufbauen können.

Multiple Timelines als neue Ansicht in MS Project Version 2016

Microsoft Project

In den vorherigen Versionen von MS Project gab es lediglich eine Zeitachse. Durch MS Project Version 2016 haben Sie die Möglichkeit mehrere Zeitachsen zu definieren, sodass Sie auf einer geringen Fläche einen gesamten Überblick über ihr Projekt erhalten. Dabei schafft es die 2016er Version, dass jede Zeitachse ihren jeweils eigenen Zeitbereich haben kann und mithilfe dessen erreicht die Version 2016 dass das Gesamtprojekt sowie weitere Ausschnitte innerhalb von nur einer Grafik dargestellt werden kann.

 

Die Funktion “Tell me what you want to do” in Microsoft Project 2016

Microsoft Project

Innerhalb dieser Neuerung von MS Project Version 2016 erhalten Sie in allen neuen Office-Programmen mithilfe einer Eingabe von Begriffen eine Liste mit dementsprechend lautenden Befehlen. Mithilfe dieser neuen Funktion von MS Project Version 2016 erreichen Sie schnell die von Ihnen gewünschte Funktion sodass Sie diese schnell ausführen können.

 

WebAddIns innerhalb von MS Project Version 2016

Microsoft Project

Diese neue Funktion von der Version 2016 ist hauptsächlich für Entwickler relevant. Diese neue Funktion ermöglicht es, dass WebAddIns erstellt werden können, sodass die Standardfelder in Project Professional nicht lediglich gelesen, sondern auch geschrieben werden können.

 

Reporting innerhalb von MS Project Version 2016

Microsoft Project

Mit der Funktion PowerBI kann innerhalb der 2016er Version nun direkt auf jene Daten von MS Project Server zugegriffen werden. Es muss diesbezüglich nicht einmal mehr Microsoft Excel verwendet werden.

 

 

Technik, Verfügbarkeit sowie Support von MS Project 2016

Microsoft Project

Die Softwareaktualisierung aus dem Jahr 2016 von MS Project Server ist zugleich ein wahrhafter Service von SharePoint 2016. Dies ist allerdings nur möglich, wenn eine dementsprechende Lizenz aktiv wurde und dann ist darüber hinaus auch keine weitere Installation mehr von Nöten.

 

In der Folge ist dann die Datenbank von MS Project Server 2016 mit jener von SharePoint verknüpft. Dies hat den Vorteil, dass ein weitaus geringer Aufwand bei der Sicherung von der Wiederherstellung von Daten von Nöten ist.

Des weiteren hält die Version 2016 einige Verbesserungen innerhalb der Performance bei der Abfrage von Daten bereit. Diese Neuerung soll eine geringere Downloadzeit bei größeren Datenmengen ermöglich. Diesbezüglich spricht man von einer bis zu 80% geringeren Downloadzeit.

 

Aktualisierung von SharePoint 2016 und MS Project Server 2016

Microsoft Project

Die Aktualisierung auf die Version 2016 von SharePoint ist nur möglich, wenn vorab die Version 2013 installiert ist. Dies bedeutet, dass Nutzer, welche z.B. die Version 2010 von SharePoint und MS Project nutzen, erst ein Upgrade auf die Version 2013 unternehmen müssen.

 

Support von alten Versionen Microsoft Project

Microsoft Project

Sollten Sie auf die 2016er Version von MS Project umsteigen wollen, müssen Sie ebenfalls an den Support ihrer alten Version denken. Diesbezüglich endete der Support für MS Project Server 2010 am 13.10.2015 und der Support für Project Server 2013 endet am 10.04.2018. Sollten Sie MS Project Version 2010 benutzten, dann gilt das gleiche wie bei Share Point, nämlich, dass Sie erst auf die Version 2013 aktualisieren müssen um dann den Umstieg auf die Version 2016 vollziehen zu können. Der Download der 2016er Version ist auf der offiziellen Microsoft Website möglich.

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