In diesem Beitrag werden Sie alle nötigen, grundlegenden Informationen zu der Software “Microsoft Project” erfahren. Im ersten Abschnitt des Beitrages erhalten Sie objektiv relevante Informationen und im zweiten Abschnitt wird nochmals genauer auf die einzelnen Verbesserungen der Versionen von Microsoft Project der Jahre 2010, 2013 und 2016 eingegangen, sodass Sie neben den grundsätzlichen Informationen ebenso erkennen können, auf was bei den Softwareaktualisierungen bei Microsoft Project über die Jahre hinweg Wert gelegt wurde.

Die Einzelplatznutzung versus der Datenbankanbindung in Microsoft Project

Microsoft Project Es gibt grundsätzlich zwei Varianten von Microsoft Project. Zum Einen die “Microsoft Project Standard” Version für die Einzelplatznutzung und zum Anderen jene Version, die für die Anbindung an den Microsoft-Project Server gedacht ist, genannt “Microsoft Project Professional”. Wenn Sie die Professional Version nutzen, dann ermöglicht Ihnen dies eben die Anbindung an den Server und somit ebenfalls eine Verknüpfung mit einer Unmenge von EPM-Anforderungen (Enterprise-Projektmanagement-Anforderungen). Dies impliziert zugleich die EPM-Anforderungen wie das Anforderungsmanagement, das Management von Portfolios, das Multiprojektmanagement, die Erfassung von Zeiten, die zentrale Planung von Ressourcen, das Risikomanagement, das Managen von Dokumenten, die Zugriffsverwaltung, das Reporting oder aber auch der simple Zugriff mit Hilfe eines Webclients. Diesbezüglich nutzt der Server die Microsoft-SQL-Datenbank für die Haltung ihrer Daten.

Integration

MS ProjectIntegrationDa die Software “Microsoft Project” ein Bestandteil der gesamten “Microsoft-Office”-Reihe ist, lässt sich Project als server- wie auch als clientseitig mit anderen Programmen von Drittanbietern in differente IT-Systeme verknüpfen. Falls Sie “Microsoft Project” für den Einsatz mit einem Server beabsichtigen, so ist zusätzlich noch zwingend der “Microsoft SQL Server” sowie “Microsot SharePoint Services” von Nöten, denn nur dann ermöglichen Sie den Einsatz des “Project Web Access”.

Innerhalb von “Microsoft Project Client” ist es Ihnen möglich, ihre gesamten Projekte dezentral zu verwalten. Falls Sie eine zentrale Verwaltung ihrer Projekte beanspruchen, bedarf es eben “Microsoft Project Server” oder aber auch eine andere Plattform zur Integration. Sie sollten beachten, dass die zentrale Verwaltung von ihren Projekten einiges an Vorteilen verspricht, wie zum Beispiel dass Abhängigkeiten sowie die Auswertung von mehreren Projekten zugleich zur Verfügung stehen, oder aber auch dass das gesamte Projektteam zugleich mit eingebunden werden kann. Diese zentrale Verwaltung macht somit die Verteilung von relevanten Informationen simpler, sodass es, wenn Sie mehrere Projekte verwalten müssen und ihr Unternehmen eine bestimmte Größe erreicht hat, die zentrale Verwaltung mit “Microsoft Project Server” eine nutzbringende Investition wäre.

Das Arbeiten mit Microsoft Project

“Microsoft Project” arbeitet grundsätzlich mit der Netzplantechnik. Aufgrund dessen sind sämtliche Vorgänge innerhalb von Microsoft Project flexible Begriffe, denn zum Beispiel kann ein Vorgang lediglich eine einzelne Aufgabe aus einem gesamten Arbeitspaket bezeichnen oder aber sogar eine gesamtes Projekt. Wie ihre Aufgaben geordnet werden hängt somit ganz von deren Ebene, bzw.

deren Bedeutung ab.

>> In 10 Schritten zu einem guten Projektplan mit MS Project

Das Managen von Terminen innerhalb von Microsoft Project

Nachdem Sie die einzelnen Vorgänge ihres/ihrer Projektes/Projekte definiert haben, liefert ihnen “Microsoft Project” Termine und dies ist dann zugleich als Ergebnis der Planung von ihren Terminen innerhalb dieser Software anzusehen. Als mögliche Termine lassen sich Endtermine sowie Starttermine definieren. Darüber hinaus ist es möglich, zum Beispiel die Stichtage, Feiertage, Pufferzeiten zu definieren sodass “Microsoft Project” mit diesen Terminen arbeiten kann. Des weiteren ist es auch möglich, dass Sie spezielle Berechnungen von Terminen nachgehen, zum Beispiel jene der letztmöglichen Deadline, den Zeitreserven oder aber auch den Verschiebungen von Terminen durch Verzögerungen und wie sich diese Verzögerungen zum Beispiel auf geplante Meilensteine ausüben.

>> Termine in Microsoft Project 2013

Das Managen ihrer Ressourcen eines Projektes mit Microsoft Project

“Microsoft Project” ist nicht lediglich von Relevanz wenn es sich um das Organisieren ihrer Termine handelt, sondern eben auch wenn Sie ihrer Ressourcen für ihre Projekte verwalten wollen. Diesbezüglich hinterfragt “Microsoft Project” die entstehenden Kosten eines oder mehrerer ihrer Projekte sowie darüber hinaus ebenso die Auslastung ihrer Ressourcen im Ganzen.

Innerhalb von “Microsoft Project” wird eine Unterteilung ihrer Ressourcen in die Kategorien “Arbeit”, “Material” sowie “Kosten” vorgenommen.

  • Arbeitsressourcen = bezeichnet in der Regel jene Mitarbeiter an einem Projekt und diese Form der Ressourcen ergeben sich durch eine Zuordnung von Ressourcen zu ihren entsprechenden Vorgängen der zu erbringenden Leistungen und somit ebenfalls zu den zu kalkulierenden Kosten
  • Materialressourcen = bezeichnet die Zuweisung einzelner Vorgänge zu dem ihren jeweiligen Verbrauch
  • Kostenressourcen = bezeichnet die Zuweisung von einzelnen Kosten zu den einzelnen Vorgängen und aus der Kombination aller Vorgänge mit ihren jeweiligen Kostenzuweisungen erhält der Leiter des Projektes stets einen Überblick über die Kosten und darüber, welche Kosten zum jeweiligen Zeitpunkt entstehen

Die Überwachung von Projekten innerhalb von Microsoft Project

Wenn sie die Phase der Planung eines ihrer Projekte abgeschlossen haben, dann erstellt “Microsoft Project” einen Basisplan. Innerhalb dieses Basisplanes erfolgt dann stets ein aktueller Soll-Ist-Vergleich. Mit Hilfe dessen ist es dem Leiter des Projektes zum Beispiel möglich stets den Grad der Fertigstellung mit der simplen Eingabe der bisher verbrauchten Zeiten innerhalb von “Microsoft Project” zu überwachen. Das Ziel dessen ist es, dass der Leiter eines Projektes stets aktuell über potentiell entstandene Abweichungen und die daraus folgenden Konsequenzen informiert ist, sodass auch wenn Abweichungen auftreten, dass Projektziel erreicht werden kann und dies ist eben nur möglich, wenn schnell auf Probleme reagiert werden kann.

Bezogen auf die Überwachung in Form der Dokumentation und Präsentation bietet “Microsoft Project” eine Unzahl an visueller Darstellung, zum Beispiel Gantt-Charts, Netzplan sowie auch einfache Darstellungen in Form eines Kalenders. Darüber hinaus ist es möglich, dass Sie ihre visuellen Darstellungen der Berichte durch einen Export ebenso mit anderen Microsoft Programmen, wie zum Beispiel “Excel” nutzen können. Dies wird relevant, wenn sie eine Software suchen, um zum Beispiel ihrer Ergebnisse in einer Präsentation ihren Teammitgliedern zeigen wollen.

>> Microsfot Project Schulung

Die verschiedenen Editionen/Versionen von Microsoft Project

“Microsoft Project” ist wie schon gesagt, in der Standard und in der Professional Variante verfügbar. Bezogen darauf sind beide Versionen in 32- oder aber 64-Bit-Option erhältlich. “Microsoft Project Professional” impliziert sämtliche Funktionen der Standard Version doch eben darüber hinaus auch die Möglichkeit der Verbindung mit einem Server zur besseren Zusammenarbeit mit sämtlichen Mitgliedern des Projektteams.

>> Microsoft Project Testversion

Microsoft Project 2010

MS Project 2010Eine der Neuerungen von der Version 2010 besteht darin, dass eine Fluent-Benutzeroberfläche integriert ist, welche ebenfalls unter dem Namen “Multifunktionsleiste” geläufig ist. Darüber hinaus stehen sechs weitere Neuerungen heraus.

Interoperabilität

Der Project Server ist in der Lage, dass Daten eines Projektes in einer zentralen SQL-basierten Datenbank gespeichert werden können und dies hat den Vorteil, dass souveräne Projekte auf einem gemeinsamen Pool von Ressourcen eingepflegt ist, sodass wenn man wenn man auf diesen Pool zugreift, zugleich auf mehrere Projekte zugreifen kann. Darüber hinaus gestattet der Webzugriff den autorisierten Benutzern den Zugriff auf eine Project Server-Datenbank, welche eine Zeittabelle der Arbeitszeiten, eine visuelle Analyse von Ressourcen sowie Tools der Verwaltung beinhaltet.

Benutzergesteuerte Terminierung

Diese Neuerung von Microsoft Project 2010 ermöglicht flexible Varianten für die Entwicklung sowie die Verwaltung ihrer Projekte

Zeitleiste

Diese Neuerung bezieht sich auf eine Zeitachse, welche es dem Nutzer ermöglicht eine umfassende, visuelle Darstellung bezogen auf den Projektzeitplan im Visio-Stil zu erstellen. Darüber hinaus kann diese Visualisierung ebenfalls kopiert und zum Beispiel in PowerPoint oder Excel benutzt werden.

Listensynchronisierung mit SharePoint 2010

Diese Neuerung umfasst eine Synchronisation der Aktualisierung des Status für SharePoint Foundation- sowie Project Professional-Projektaufgaben.

Inaktive Aufgaben

Diese Funktion ermöglich Ihnen eine Form des Experimentieren mit ihren Plänen für Projekte und der Durchführung einer Was-wäre-wenn-Analyse

Die Ansicht “Teamplaner”

Diese neue Form der Ansicht in Microsoft Project 2010 offenbart Ressourcen sowie Arbeit im Verlauf eines Projektes und dies hat den Vorteil, dass schnell und einfach Probleme erkannt werden können, sodass diese schnell gelöst werden können.

Microsoft Project 2013

MS Project 2010Die 2013er Version von Microsoft Project umfasst drei wesentliche Neuerungen. Diese beziehen sich auf den Bereich der Abschnitte von Berichten, außerdem auf eine verbesserte Integration mit anderen Produkten von Microsoft sowie auf die Visualisierung von Elementen der Benutzeroberfläche.

Berichte

Innerhalb dieser Neuerung werden Berichtsabschnitt der Multifunktionsleiste bezogen auf schon installierte Berichte hinzugefügt. Darüber hinaus beinhaltet Microsoft Project 2013 grafische Berichte, mit Hilfe dessen Sie in der Lage sind, grafische Berichte zu erstellen sowie Cliparts zu integrieren, ohne dass Sie dafür ein separates Programm öffnen, bzw. benutzten müssen.

Beispielsweise zeigen Burndown-Berichte Kategorien wie “geplante Arbeit”, “erledigte Arbeit” sowie “verbleibende Arbeit” als Linien in einem Diagramm. Des weiteren bietet Microsoft Project 2013 die Möglichkeit des Vergleichens von Projekten.

Trace-Taskpfade

Mit Hilfe dieser Funktion ist es Ihnen gestattet die Verknüpfungskette für beliebige Aufgaben zu markieren. Wenn sie diesbezüglich auf spezielle Aufgaben klicken, werden Ihnen sämtliche Vorgängeraufgaben in einer einzigen Farbe dargestellt sodass Sie diese Aufgaben von den Nachfolgeaufgaben, welche in einer anderen Farbe dargestellt werden, unterschieden werden können.

Teilen

Innerhalb von der Version 2013 hat eine Verbesserung des Bereiches der “Freigabe- und Kommunikationsfunktion” ergeben. Sollten Sie zum Beispiel Lunc installiert haben, dann ist es Ihnen nun möglich, schlichtweg über einen Namen auszuwählen und direkt einen Video-Chat zu starten, eine E-Mail zu schreiben oder aber einen Anruf zu tätigen. Dies bedeutet, dass Sie ihre Inhalte in eine Ihnen beliebige Microsoft Office-Suite kopieren sowie einfügen können. Darüber hinaus ist es ermöglicht worden, dass Sie ihre Inhalte mit SharePoint oder aber auch mit SkyDrive synchronisieren können, ohne diese Programme selbst zu öffnen.

Microsoft Project 2016

MS Project 2016

Die Version 2016 von Microsoft Project fokussiert sich bei den Verbesserungen auf die Bereiche Zeitleiste und Ressourcenvereinbarungen.

Zeitleiste

Diese Neuerung von Microsoft Project gestattet dem Nutzer das Anpassen von Ansichten mit Hilfe von mehreren Zeitleisten sowie auf den Benutzer definierte Bereiche des Datums innerhalb einer einzigen Ansicht.

Ressourcenvereinbarungen

Diese neue Funktion schafft neue Möglichkeiten für die Koordination der Planung von Ressourcen zwischen dem Manager des Projektes und dem Manager der Ressourcen

Aktualisierung von Microsoft Project

Es bleibt Ihnen selbst überlassen, ob Sie ihre Version von Microsoft Project stets aktualisieren möchten. Falls Sie dies tun, so ist Ihnen dies auf der Website von Microsoft möglich. Beachten Sie allerdings, dass Sie zum Beispiel nur von der Microsoft Project 2013 auf Microsoft Project 2016 aktualisieren können. Sollten Sie also zur Zeit noch die 2010er Version nutzen, bedarf es erst ein Update auf die 2013er Version bevor Sie Microsoft Project 2016 installieren können.

>> Microsoft Project Online
>> Was ist neu in MS Project Server 2016?

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