Neben der Versionierung in Bibliotheken bietet SharePoint 2013 eine übergeordnete Überwachungsmöglichkeit. So kann für die gesamte Website eine Überwachung konfiguriert werden, welche regelmäßig Berichte zur Nutzung der Website und einzelner Dokumente erstellt. So ist es im Gegensatz zur Versionierung auch möglich auszuwerten, wer ein Dokument wann angesehen hat.
Damit die Berichte zur Überwachung aufgerufen werden können, ist es zunächst notwendig das Websitesammlungsfeature „Berichterstellung“ zu aktivieren, welches Sie in den Websiteeinstellungen der obersten Ebene im Bereich „Websitesammlungsfeatures“ finden. Navigieren Sie nach der Aktivierung des Features zurück zu den Websiteeinstellungen und öffnen Sie den Hyperlink „Überwachungseinstellungen für Websitesammlungen“. Definieren Sie hier welche Aktionen überwacht werden sollen.
Anschließend können Sie wieder zu den Websiteeinstellungen zurückkehren und den Hyperlink „Überwachungsprotokollberichte“ aufrufen. Hier finden Sie die verschiedenen Berichte im Excel-Format. Durch Klick auf den jeweiligen Bericht wird dieser erstellt und kann heruntergeladen werden. Beachten Sie, dass die Berichte jeweils zwei Arbeitsblätter enthalten. Im Arbeitsblatt „Überwachungsdaten“ wird angezeigt, wie viele Ereignisse in den verschiedenen Speicherorten stattgefunden haben. Im Arbeitsblatt „Berichtsdaten“ wird angezeigt, welcher Benutzer wann, welche Änderung vorgenommen hat.
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Johannes Koschinski Technical Consultant |