SharePoint: Aktivieren und Konfigurieren von eindeutigen Dokument IDs

Die SharePoint Dokument IDs helfen Ihnen dabei Ihre Dokumente zu verwalten, indem sie einen einfachen Weg zum Nachverfolgen von Dokumenten, unabhängig vom Namen oder Speicherort, zur Verfügung stellen. Nach dem Aktivieren der Dokument IDs erhält jedes Dokument in Ihrer Websitesammlung eine eindeutige ID. Diese ID ist außerdem Bestandteil einer eindeutigen URL, welche unabhängig vom Speicherort oder Namen der Dokumente ist und somit immer gleich bleibt.

    Um den Dokument ID Dienst zu aktivieren, führen Sie bitte folgende Schritte aus:

    1. Melden Sie sich als Websitesammlungsadministrator an.

    2. Öffnen Sie die Websiteeinstellungen der obersten Ebene.

    3. Navigieren Sie im Bereich „Websitesammlungsverwaltung“ zum Navigationspunkt „Websitesammlungsfeatures“.

    4. Klicken Sie bei Dokument-ID-Dienst auf „Aktivieren“ und warten Sie bis der Hinweis „Aktiv“ erscheint.

Alle neu hochgeladenen Dokumente erhalten nun automatisch eine Dokument ID. Bereits vorhandene Dokumente erhalten die Dokument ID, nachdem ein entsprechender Timer Job durchgelaufen ist. Dieser wird in der Regel nachts durchgeführt, weshalb es bis zum nächsten Tag dauern kann, bis die vorhandenen Dokumente eine ID erhalten haben.

Die Dokument IDs können übrigens auch mit einem benutzerdefinierten Präfix ausgestattet werden. Nach der Aktivierung der Dokument IDs erscheint im Bereich „Websitesammlungsverwaltung“ ein neuer Navigationslink mit dem Namen „Dokument-ID-Einstellungen“. Hier können Sie die Einstellungen für ein benutzerdefiniertes Präfix festlegen.