InfoPath Forms Services in SharePoint 2013

Die InfoPath Forms Services in SharePoint 2013 ermöglichen es Ihnen und Ihrem Unternehmen InfoPath Formulare zu erstellen und diese über SharePoint 2013 zugänglich zu machen. Formulare können ohne weitere Tools im Browser geöffnet und ausgefüllt werden. Mit InfoPath in Verbindung mit SharePoint-Listen können komplexe Prozesse ohne Code abgebildet und auf die Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten werden.

Im folgenden Beispiel erläutere ich, wie Sie das Formular einer vorhandenen SharePoint-Liste mit Hilfe von InfoPath 2013 bearbeiten können.

• Öffnen Sie zunächst die SharePoint-Liste für die Sie das Formular anpassen möchten.
• Aktivieren Sie im Reiter „Liste“ die Schaltfläche „Formular anpassen“.

Das Formular wird in InfoPath geöffnet. Sie haben nun neben verschiedenen Formatierungsoptionen auch die Möglichkeit neue Felder für das Formular zu erstellen, welche in SharePoint als Listenspalten angelegt werden. Im rechten Bereich sehen Sie die vorhandenen Felder. Diese können per Drag & Drop hinzugefügt oder innerhalb des Formulars verschoben werden. Über den Hyperlink „Feld hinzufügen“ lassen sich neue Felder erstellen.

Im Reiter „Einfügen“ haben Sie die Möglichkeit Tabellen, Bilder und Onlinegrafiken einzufügen. So kann beispielsweise das Unternehmenslogo im Header einer Tabelle platziert werden.

Der Seitenentwurf und somit das Design kann im Reiter „Seitenentwurf“ angepasst werden. Hier stehen einige Layout Vorlagen zur Verfügung. Außerdem können hier weitere Formular-Ansichten erstellt werden, welche sich manuell oder über automatisch ausgeführte Regeln aufrufen lassen.

Im Bereich „Daten“ finden Sie Optionen zum Herstellen von externen Datenverbindungen. So können Sie beispielsweise Daten aus anderen SharePoint-Listen oder Datenbanken im Formular anzeigen lassen.

Mit Hilfe von Formular-Regeln lassen sich Regeln definieren, die bei bestimmten Bedingungen automatisch ausgeführt werden. So können beispielsweise bestimmte Felder einen vordefinierten Wert erhalten, wenn ein anderes Feld einen bestimmten Wert erhält. Am Beispiel einer Aufgabenliste könnte man eine Regel so definieren, dass sobald das Feld „% abgeschlossen“ den Wert „100“ hat, das Feld „Vorgangstatus“ den Wert „abgeschlossen“ erhält. Außerdem sind bedingte Formatierungen und Formular-Ansichtsänderungen über Regeln definierbar. Die Regelverwaltung finden Sie unter dem Reiter „Start“ -> „Regeln verwalten“.

Zum Veröffentlichen des Formulars betätigen Sie STRG + UMSCHALT + Q gleichzeitig.