MS Project Server 2013 – Regeln für Genehmigungen verwalten

Um Statusmanagern bzw. Arbeitszeittabellenmanagern den Verwaltungsaufwand von zu genehmigenden Statusupdates bzw. Arbeitszeittabellen etwas abzunehmen, steht in MS Project Server 2013 die Funktion „Regeln verwalten“ im Genehmigungscenter zur Verfügung.

Die Einstellungen die getroffen werden können sind hierbei:

Automatische Aktualisierungen: In diesem Abschnitt kann durch die Checkboxen „Diese Regel automatisch ausführen“ entschieden werden ob diese Regel vom System gestartet wird oder ob der Nutzer selber eine Entscheidung treffen kann indem er über die Buttons „Ausgewählte ausführen“ oder „Alle ausführen“   den Start dieser Regel initiiert.

Bei einer Genehmigung über Regeln kann festgelegt werden, ob der MS Project Server 2013 diese Genehmigung sofort veröffentlichen soll oder ob auch dies vom Benutzer manuell ausgeführt wird.

Der nächste Abschnitt „Anfragearten“ definiert, bei welchen Fällen eine Regel greifen soll. Zur Auswahl stehen hierbei:

-          Alle neuen Vorgangs- und Zuordnungsanfragen

-          Alle Vorgangsneuzuordnungen

-          Alle Zuordnungslöschanfragen

-          Vorgangsaktualisierungen

Bei Vorgangsaktualisierungen besteht noch einmal die Möglichkeit einer Unterscheidung. Zur Auswahl stehen „Alle Aktualisierungen“ oder ein Vergleich zwischen zwei Feldern bzw. zwischen einem Feld und einem exakten Wert.

Um die sogenannte „goldene Regel“ anzuwenden müssen für Vorgangsaktualisierungen zwei Felder miteinander verglichen werden. Mit der Auswahl „Wenn das aktualisierte Feld mit einem im veröffentlichten Projekt übereinstimmt.“ Können nun zwei Felder verglichen werden.

Bei der „goldenen Regel“ lautet die Formel hierfür:

Zugeordnete Arbeit = Zugeordnete Arbeit

Die letzten beiden Abschnitte „Projekte“ und „Ressourcen“ gibt an ob die oben definierte Regel dynamisch auf alle MEINE aktuellen und zukünftigen Projekte und Ressourcen angewendet wird oder eine manuelle Zuweisung von Ressourcen oder Projekten stattfinden muss.