Kapazitätsplanung innerhalb des Projektmanagements betrachtet

Sollte sich ihre Firma ebenfalls stets in einer Phase der Transformation befinden, so werden auch Sie das Problem innerhalb der Kategorie der Ressourcen kennen.

Eine der wichtigsten Komponenten für den Erfolg einer Firma besteht darin vorausschauend benötigte Kapazitäten im Bereich der Mitarbeiter zu besorgen oder aber gar auszubilden. Wenn dies geschieht und zwar mit Rücksicht auf die strategische Zukunft der Firma, dann kann man von einer vielversprechenden Firmengrundlage sprechen. Als ein Teil dieses Prozesses wird die Kapazitätsplanung innerhalb des Projektmanagements betrachtet.

Konträr zu einer taktisch geführten Planung der Ressourcen zwischen dem Projekt und der Linie, handelt es sich bei der strategischen Planung der Ressourcen und Kapazitäten um die nun folgenden Punkte:

- eine vorausschauende Bereitstellung von Mitarbeitern mit den für das Projekt notwendigen Skills - Umsetzung von strategisch relevanten Punkten des Projektes mit den dafür geeigneten Mitarbeitern.

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Der Vorteil und die Risiken einer strategischen Planung von Ressourcen

Die strategische Planung von Ressourcen hat einige Punkte, die verdeutlichen, welchen Nutzen diese Form der Ressourcenplanung mit sich bringt. Diese Punkte lauten:

• Sicherstellung der Ressourcen für die relevanten Projekte, statt eine Sicherung der Ressourcen für irrelevante Projekte
• Stete Übersicht über die Gesamtauslastung aller sich im Einsatz befindenden Ressourcen
• das Wissen, welche Ressourcen für neue Projekte zur Verfügung stehen
• Rechtzeitige Reaktion auf Engpässe der Ressourcen
• Vermeidung von Konflikten innerhalb der Ressourcen, da sie stets einen Überblick behalten

Sollten Sie sich gegen eine strategische Planung der Ressourcen entscheiden, besteht die Gefahr einer nicht ausreichenden Planung der Ressourcen und dies kann zu Problemen führen, zum Beispiel:

• ein nicht fristgerechter Abschluss eines Projektes aufgrund einer unzureichenden Ausstattung mit Ressourcen
• Steigerung der Kosten für das Projekt, da unzureichende Ressourcen eingesetzt werden
• keine Nutzung von Geschäftschancen, da die benötigten Skills nicht beschafft werden konnten
• Erhöhung des Aufwandes bezüglich Koordination von Lösungen aufgrund von Konflikten innerhalb von Ressourcen

All dies kann zu einer Unzufriedenheit des Kunden führen und somit ebenfalls dazu, dass Sie in Zukunft nicht mehr beauftragt werden könnten.

Hier nun werden sie innerhalb von nur 4 Schritten lernen, wie sie eine erfolgreiche Planung von Ressourcen innerhalb des Projektmanagements erreichen!

Erster Schritt: Etablierung der zwingend erforderlichen Prozesse mithilfe der passenden Personen

Eine strategisch ausgerichtete Organisation der Kapazitäten ist bedingt durch die folgenden Elemente:

• Unternehmensdynamik
• Branche
• Projektanzahl
• Ressourcenanzahl
• Dauer der Projekte

Es kommt oft vor, dass Firmen diesen Prozess bis zu vier Mal innerhalb eines Jahres vollziehen. Firmen, welche ihre Dienstleistung, vollziehen dieses Prozess oftmals gar monatlich. Im Gegensatz dazu müssen Firmen, welche sich primär mit Großprojekten beschäftigt, diesen Prozess nur bezogen auf einen aktuellen Anlass vollziehen.

Die beteiligten Personen eines strategisch ausgerichteten Planungsprozesses sind zumeist die folgenden Parteien:

• Unternehmensführung
• Team- sowie Abteilungsleiter, welche die benötigten Informationen bezüglich der Ressourcen bereitstellen
• Projektleiter, welche die aktuell laufenden Projekte zum Stichtag aktualisieren
• PMO, welches die neue Arbeit aufbereitet sowie den Gesamtprozess koordiniert

Es ist von weitreichender Bedeutung, dass zum Stichtag sämtliche Daten vollständig und stets aktuell bereitliegen. Um dies zu erreichen müssen alle beteiligten Personen gut und organisiert zusammen arbeiten. Es ist deshalb zu empfehlen, dass sie ein dementsprechendes PMO mit ausreichenden Kompetenzen haben. Das PMO selbst kümmert sich um die folgenden Punkte:

• Definierung der Prozesse
• Ausbildung sämtlicher beteiligter Personen
• Kontrolle und Pushen der beteiligten Personen, sodass sämtliche Fristen eingehalten werden

Es kommt ebenfalls vor, dass das PMO die Projektleiter und Teamleiter bei der Durchführung der Projekte unterstützt. Aus diesem Grund ist es enorm wichtig, dass sie für eine erfolgreiche strategische Planung der Kapazitäten ein kompetentes Team der PMO haben.

Sie sollten darüber hinaus stets dafür werben, dass sich alle Beteiligten des Projektes stets taktvoll abstimmen. Mithilfe dessen motivieren sie jeden Beteiligten zu einer aktiven Mitarbeit. Außerdem ist es erforderlich, dass Sie nicht lediglich die Vorbereitung, sondern ebenfalls die Durchführung der Meetings bzgl. Planung und Entscheidung genau definieren. Diesbezüglich ist es zwingend erforderlich, dass Sie in nur wenigen Stunden sämtliche, relevanten Entscheidungen bzgl. des Starts des Projektes sowie der Verfügbarkeit der Ressourcen planen und eben dies gelingt nur, wenn Sie eine klare Agenda sowie eine stringente Kommunikation an den Tag legen.

Zweiter Schritt: Vollständigkeit sowie Aktualität der Projektdaten

Zu Beginn müssen Sie sämtliche Projekte samt den relevanten Informationen dessen in einer zentralen Datenbank erfassen. Bezüglich dessen sind folgende Angaben von Nöten:

- Name
- Leiter des Projektes
- Sponsor
- Anfang
- Ende
- Ampeln für den Status
- Ressourcenanforderung.

Bezogen auf aktuell laufende Projekte ist allen voran der realistisch eingestufte restliche Aufwand, basierend auf der aktuellen Lage interessant.

Bezüglich neuer Projekte sind Minimalanforderungen bezogen auf die Planung der Ressourcen zu erfüllen. Entscheidend dabei ist es, sämtliche benötigten Skills auf Monate, bzw. Quartale zu planen, bzw. zu organisieren. Wichtig dabei ist es, dass nicht lediglich die Gesamtarbeit ohne eine zeitliche Verteilung zu betrachten und genau an diesem Punkt wird die Arbeit aufwendig. Sie sollten diesbezüglich mit einer möglichst groben doch aber vollständigen Planung beginnen um dadurch ihr geeignetes Optimum an Genauigkeit zu entdecken. Sollten Sie eine detaillierte Planung anstreben, da dies als eine bessere Grundlage erscheint, sollten Sie stets im Auge behalten, dass Sie diesen detaillierten Aufwand auch in Zukunft erbringen müssen. Sie sollten deshalb das für Sie passende Optimum an Präzision entdecken, sodass sie stets das Wichtigste sicherstellen, nämlich vollständig zu planen.

Sollten mehr Vorschläge vorhanden sein, als dass die Firma allem nachgehen kann, müssen Vorschläge nach Priorität organisiert werden und eben so ist es möglich über die unterschiedlichen Starts von neuen Projekten zu entscheiden.

Bezüglich des Setzens von Prioritäten gibt es unterschiedlichste Verfahren und eben diese sind je nach Anzahl der Projekte und der Anzahl der Projektentscheider, mehr oder weniger geeignet. Durch das simple Einteilen bzgl. Wichtigkeit sowie Dringlichkeit laut Eisenhower lassen sich zügig gute Ergebnisse erzielen. Die simpelste Art ist es, die Liste von neuen Projekten schlichtweg durch die Projektentscheider nach Prioritäten ordnen zu lassen. Aus diesem Grund wird empfohlen, schlichtweg die Gewichtung und die Dringlichkeit von Projekten von den Entscheidern durchführen zu lassen. Sollten mehrere Entscheider und mehrere Projekte vorhanden sein, ist es zu empfehlen, dass strategische Treiber eingesetzt werden. Diese werden dann entscheiden, was priorisiert wird und was eine höhere Gewichtung besitzt, sodass das System darauf aufbauend eine Priorisierung vornehmen kann. Wichtig bleibt es, dass den wichtigsten Projekten der meiste Aufwand zukommt. Darüber hinaus sollten sie die unwichtigen Probleme identifizieren, sodass diese vielleicht gar abgebrochen werden können, sodass wieder mehr Mittel zur Verfügung stehen für neue und zugleich wichtigere Projekte. Außerdem ist ebenfalls die Abhängigkeit von Projekten untereinander zu beachten, denn manchmal kommt es vor, dass das eine Projekt erst gestartet werden kann, wenn ein anderes Projekt abgeschlossen ist.

Bei all dieser Organisation stößt man mit Excel-Tabellen schnell an seine Grenzen. Dies ist jedoch kein Grund zur sorge, da professionelle Tools sehr gute Unterstützung leisten.

Dritter Schritt: Die Bestimmung der wahrhaft zur Verfügung stehenden Kapazitäten

Da es wenig Sinn ergibt, wenn man jede Person einzeln analysiert, obwohl dies zu empfehlen wäre doch einfach zu zeitaufwändig ist, ist es zu empfehlen eine übersichtliche Detaillierung der Personen durch eine Zusammenfassung der Skills einzurichten. In einigen Firmen werden gar ganze Teams nach spezifischen Skills ausgebildet, denn so kann eine gesamte Planung unter Umständen auch auf der Ebene der Teams erfolgen. Außerdem sollte der Grad der Detaillierung bei den Skills stets mit dem verwendeten Aufwand in Relation stehen. Auch bei dieser Planung gilt: so grob wie möglich, doch zugleich so detailliert wie nötig.

Darüber hinaus müssen Sie ebenfalls stets mit der wahrhaften Verfügbarkeit der Projekte selbst rechnen. Diesbezüglich gibt es zwei Varianten:

- Das Abziehen der Grundlasten und Linientätigkeiten innerhalb der Gesamtkapazität oder
- Gegenüberstellung der vollen Kapazität von Grundlasten und Projekten

Bei der Entscheidung, welche der beiden Varianten anzuwenden ist, spielt es immer eine Rolle, was für Tools verwendet werden und was der Entscheider für einen “Geschmack” hat. Wichtig dabei ist, dass wenn die Planung präzisiert werden soll, die Grundlasten, bzw. Linientätigkeiten berücksichtigt werden. Um dies einfacher zu gestalten ist es möglich, kann man diese Planung über das gesamte Jahr ansetzen, doch besser ist es, wenn die Planung der Teamleiter monatlich greifen.

Vierter Schritt: Die Zusammenführung von Kapazitäten und Anforderungen

In diesem vierten Schritt geht es nun darum, die Kapazitäten der vorhandenen Skills und auch die Anforderungen der Projektwelt zusammenzufügen, in dem untersucht wird, ob diese zusammenpassen.

Diesbezüglich ist es wichtig, dass sämtliche Skills sowie deren Auslastung in einer angemessenen Art und Weise auf einer Seite überblickt werden können, da eben zumeist unterschiedliche Skills zusammen an einem Projekt arbeiten. Aufgrund dessen müssen stets die Auswirkungen auf alle Skills bei jeder Änderung sofort ersichtlich werden. Ressourcendiagrammen sind bei dieser Phase ein wichtiges Element, da diese Form des Diagramms mehrere Skills zusammen auf einem Bildschirm zeigt. Diesbezüglich ist es erforderlich, dass Sie die neuen Projekte entsprechend ihrer Priorität und ihrer Restverfügbarkeit in das Portfolio integrieren. Bezüglich dessen können Sie so vorgehen wie bei dem Befüllen eines Glases mit Steinen sowie Sand: zuerst werden die größten Steine hineingetan, danach die kleineren und zu guter Letzt der Sand. Danach wird das Glas geschüttelt, sodass auch jede noch so kleine Lücke ausgefüllt ist.

Gegebenenfalls, dass Sie eine Überkapazität an bestimmten Skills haben, stellen Sie Aufgaben für den Vertrieb, bzw. das Produktmanagement. Eine weitere Lösung dieses Problems ist, dass Sie Potential zu einer Umschulung erkennen. Es ist jedoch wahrscheinlicher, dass eine Überbelastung von Ressourchen, bzw. Skills vorhanden sein wird. In solch einem Fall gibt es einige einfache sowie logische Möglichkeiten, um dieses Problem zu beheben, zum Beispiel:

- fehlende Kapazitäten mithilfe von internen oder externen Ressourcen komplettieren
- eine Änderung der Projektpriorität
- Projekte in die Zukunft schieben, sodass diese in die nötige Ressourcen Situation passen

Sämtliche drei vorgestellten Optionen brauchen jedoch zwingend eine optimale Datenbasis. Dabei ist zu beachten, dass diese Datenbasis stets auf den persönlichen Einschätzungen ausgerichtet und zugleich den politischen Bewegungen ausgesetzt ist.

Sie werden innerhalb der Kommunikation bzgl. der Teamauslastung stets auf eine Schwierigkeit treffen, nämlich dass Sie kommunizieren müssen, dass nichts mehr aufgenommen werden kann, da die Kapazitäten voll ausgelastet sind.

Die Ansammlung von zuverlässigen Daten dient als die Basis für ein erfolgreiches Management der Kapazitäten

Bei allen Prozessen, unabhängig davon ob es sich um externe Ressourcen oder um die Verschiebung von Projekten handelt, muss man stets beachten dass es dabei um die Entscheidung von Menschen handelt und eben diese Entscheidungen sollten stets auf der Grundlage der bestmöglichen Daten getroffen werden. Aus diesem Grund ist es angebracht eine spezifisch geeignete Software mit spezifischen Tools zu verwenden, da eben ohne eine für Sie passende Unterstützung durch das passende Tool für die strategische Ressourcenplanung schwer möglich sein wird.

Zusammenfassung:

Sie haben in diesem Beitrag vier elementare Schritte bezüglich einer erfolgreichen strategischen Planung von Kapazitäten kennengelernt. Diese lauten:

- Die Etablierung aller elementaren Prozesse mit den entsprechenden Personen
(Unternehmensführung, Teamleiter, Abteilungsleiter, Projektleiter, PMO)
- Die Wichtigkeit für vollständige sowie aktualisierte Projektdaten sowie das Priorisieren der Projekte
- Die Bestimmung der tatsächlich vorhandenen Kapazitäten auf der Ebene der Skills durch das Bestimmen der Grundlasten durch ein regelmäßiges Treffen der Teamleiter
- Das Zusammenführen von Anforderungen und Kapazitäten inklusive der Identifizierung der Unter- und Überlasten

Darüber hinaus erfuhren Sie in diesem Beitrag, dass es zwei weitere Elemente gibt, die zu einer erfolgreichen Planung der Kapazitäten im Projektmanagement beitragen können. Diese sind:

- Ein funktionierendes vom Management eingesetztes PMO
- Eine für Ihre Bedürfnisse ausgelegtes Software Tool für ihre Datenbasis

Zusammenfassend kann man die folgenden Punkte als die Wichtigsten betiteln:

• das Einsetzen eines kompetenten PMO
• Identifikation der beteiligten Personen und Rollen
• das Werben des Nutzens des strategischen Managements der Ressourcen
• das Warnen vor dem Risiko auf eine Planung der Kapazitäten zu verzichten
• Sicherstellung eines Abstimmungsprozesses
• Aktualisierung aller laufenden und zukünftigen Projekte
• das Achten auf die verschiedenen Abhängigkeiten zwischen Projekten
• die komplette Planung des Projektes durch die Teamleiter