Administrative Zeiten in MS Project Server 2013

Über Arbeitszeittabellen ist es möglich sogenannte administrative Zeilen zu pflegen. Diese Funktion ermöglicht es, Zeiten außerhalb der vorgangsspezifisch aufgewendeten Zeit über den MS Project Server zurückzumelden. Hierbei kann ausgewählt werden, ob es sich um genehmigungspflichtige Zeiten handelt und ob diese Zeiten die Kapatzität der Ressource verringern oder die Auslastung erhöhen. In der Ressourcenauswertung sind diese Zeiten unter den Projekten ebenfalls als administrative Zeit gekennzeichnet. Die Zeiten können in der Arbeitszeittabelle stundengenau eingetragen werden.

Um die Einstellungen für die administrativen Zeiten zu pfegen wird in MS Project Serfver 2013 auf die Serversettings geklickt und unter der Rubrik Time and Task Management die Administrative Tasks ausgewählt.

In den entsprechenden Zeilen können nun die Eigenschaften der administrativen Zeiten eingestellt werden. Unter anderem kann hier der Working Type eingestellt werden. Die Einstellung "Working" sorgt dafür das bei einer Buchung von Zeiten auf diese Zeile sich die Auslastung der Ressource dementsprechend erhöht. Die Einstellung "non working" bringt eine Verringerung der Kapazität der Ressource in der gepflegten Zeit. Mit der Funktion "Approve" kann eine administrative Zeile als genehmigungspflichtig markiert werden. Dies bedeutet, dass bei einer Buchung von Zeit auf diese Zeile, der für die Ressource eingestellte Arbeitszeittabellenmanager im Genehmigungscenter eine administrative Zeile zur Genehmigung erhält. Ohne Genehmigung werden diese Zeiten in der Ressourcenauslastung nicht berücksichtigt.

Um die Anzeige der administrativen Zeiten in der Arbeitszeittabelle anzupassen können in diesen Einstellung direkt die Spalten der administrativen Zeilen bearbeitet und angepasst werden.

Gegebenenfalls können die administrativen Zeilen ausgeblendet werden um Eintragungen in diesen Zeilen für einen bestimmten Zeitraum zu verhindern.

Neu in MS Project Server 21013 ist die Möglichkeit mehrere Zeilen einer Kategorie zu erstellen. Ist diese Funktion angewählt kann über die Arbeitszeittabelle eine administrative Zeile hinzugefügt werden und mit einer Beschreibung versehen werden. So können von einer Kategorie mehrere adminstrative Zeilen angezeigt und differenziert Zeiten zurückgemeldet werden.

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Manuel Müller

Consultant