Office 365 Planner

Office 365 Planner

Der Office 365 Planner ist ein neues Tool von Microsoft, welches Projektverantwortlichen eine einfache Verteilung von Aufgaben ermöglicht. Der Office 365 Planner wurde in die Online-Umgebung eingebunden, sodass alle gespeicherten Inhalte auf dem neuesten Stand sind und somit von allen Projektmitgliedern abgerufen werden können. Des Weiteren bietet der Planner die Möglichkeit, Notizen zu den jeweiligen Aufgaben zu erstellen, Dateien auszutauschen und Gespräche mit den Projektteilnehmern zu führen. Dies dient wiederum einer besseren projektinternen Kommunikation.

Wie nutze ich den Planner?

Um ein neuen Plan zu erstellen klicken Sie auf „Neuer Plan“.

Anschließend befüllen Sie die Eingabemaske.

Unter dem Board können Sie eine neue Aufgabe erstellen. Dazu klicken Sie auf das Plus-Symbol, geben die relevanten Informationen ein und wählen anschließend „Aufgabe hinzufügen“.

Um die erstellte/vorhandene Aufgabe mit Notizen etc. zu befüllen, klicken Sie auf die Aufgabe und bearbeiten den Inhalt nach Ihrem Ermessen.

Wenn Sie nun beispielsweise in den Planner verschiedene Themengebiete zur besseren und übersichtlicheren Strukturierung der einzelnen Aufgaben einbinden möchten, fügen Sie einfach neue Buckets hinzu. Dazu klicken Sie auf „Neuen Bucket hinzufügen“ und benennen diesen.

Anschließend können Sie für das jeweilige Themengebiet neue Aufgaben verteilen und Benutzer hinzufügen.

Was kann Diagramme

Unter der Kategorie Diagramme erhalten Sie eine visuelle Darstellung der Aufgaben zum aktuell geöffneten Projekt. Im folgenden Bild sehen Sie auf der linken Seite ein Kreisdiagramm, welches eine komplette Übersicht bietet. Rechts davon sehen Sie, wer welche und wie viele Aufgaben zu erledigen hat und weiterhin welche dieser Aufgaben bereits angefangen, erledigt oder nicht erledigt wurden.

Fazit

Momentan können Sie den Planner nicht mit Ihrem Outlook synchronisieren. Sie sind somit gezwungen den Browser geöffnet zu haben. Des Weiteren bietet der Planner wenig Konfigurationsmöglichkeiten im Vergleich zu SharePoint. Beispielsweise existiert keine Fortschrittsangabe in %-Abgeschlossen, keine Prioritäten, Einstufungen oder Erinnerungen. Dennoch bietet der Planner ein gutes Konzept für Projektarbeiten in kleineren Teams, da er sich schnell und einfach bedienen lässt und Aufgaben für verschiedene Mitglieder unkompliziert erstellt werden können.